Créer et exploiter un formulaire

Quand on fait une enquête pour une entreprise ou une association, il est préférable de placer les questions dans un formulaire à remplir. L’idéal étant de le diffuser par mail comme pièce jointe. Word vous permet de créer ce type de
document. Si vous devez poser des questions, limitez les réponses en ajoutant des listes déroulantes. Vos destinataires pourront ainsi sélectionner une information dans une liste prédéfinie. Et, lorsque plusieurs choix s’offrent à eux, l’utilisation
de cases à cocher simplifie le remplissage du formulaire.

Constituer une base de données

Pour limiter les erreurs de saisie, vous disposez de diverses options, comme la taille d’un champ de caractères. Pensez aussi aux options de mise en page qui permettent d’uniformiser les données reçues. Dans ce cas, Word vous permet
de récupérer les informations saisies par les destinataires. En regroupant ces informations, vous pourrez ainsi constituer une base de données pour exploiter facilement les informations recueillies.

:

1. Insérez des champs de saisie

Créez un nouveau document dans Word. Déroulez Affichage, Barres d’outils et sélectionnez Formulaires. Pour recueillir les données des destinataires, tapez un texte qui précise l’information souhaitée
(nom, prénom, téléphone, etc.) et insérez un champ (une zone de saisie) en cliquant sur [ab] de la barre d’outils Formulaires.

2. Personnalisez les zones de saisie

Il est possible de limiter le nombre de caractères à taper et d’uniformiser la saisie en modifiant les propriétés du champ. Pour cela, faites un clic droit sur la zone grisée (le champ) et sélectionnez Propriétés.
Dans la fenêtre Options de champ : texte, renseignez les champs Longueur maximale et Mise en forme. Par exemple, spécifiez une longueur de 10 pour la saisie des numéros de
téléphone et choisissez l’option Majuscule et Première lettre des mots en maj. pour celle des noms et prénoms. Validez par OK.

3. Ajoutez des listes déroulantes

Le traitement de texte permet d’insérer un champ de type ‘ liste déroulante ‘. Pour y parvenir, tapez un petit texte explicatif, par exemple Quel est votre
niveau, puis cliquez sur l’icône Liste déroulante de formulaire. Pour saisir les différents éléments de la liste, accédez aux Propriétés du champ avec un clic droit. Dans la case Elément de
liste, tapez par exemple Débutant puis cliquez sur le bouton Ajouter. Répétez deux fois l’opération en ajoutant successivement Moyen, puis
Confirmé.

4. Protégez le formulaire

Les destinataires ne doivent pas pouvoir modifier la structure de votre formulaire. Vous devez donc le protéger à l’aide d’un mot de passe. Pour cela, déroulez Outils, Protéger le document. Cochez
Formulaire. Tapez votre mot de passe et cliquez sur OK. Word vous demandera de confirmer le mot de passe. Votre formulaire est prêt à être diffusé comme pièce jointe par courrier électronique.

5. Récupérez les données reçues

Pour chaque formulaire, vous pouvez recueillir uniquement les informations saisies sous la forme d’un fichier texte. Pour cela, ouvrez le formulaire reçu et déroulez Outils, Options, Enregistrement. Cochez l’option
Formulaires : enregistrer uniquement les données, puis cliquez sur OK. Déroulez Fichier, Enregistrer la copie sous… Lextension.txt est proposée par défaut. Choisissez un dossier où stocker le
fichier, renommez-le et cliquez sur le bouton Enregistrer puis sur Oui. En ouvrant le fichier.txt ainsi créé, vous obtiendrez les informations saisies dans le formulaire, séparées par un point-virgule, un format facilement
exploitable par des logiciels spécialisés, tel Access.