Consolider plusieurs feuilles de calcul

Afin de gérer un tableau Excel volumineux (les ventes d’une scierie, dans notre exemple), mieux vaut répartir les données sur plusieurs feuilles de calcul, chacune associée à un onglet. Pour consolider, c’est-à-dire récapituler, sur
une feuille annuelle, les données issues de ces feuilles de détail, vous devez utiliser une version étendue des formules traditionnelles d’Excel. Ainsi, une formule peut parfaitement effectuer le total, par exemple, des cellules B2 de plusieurs
feuilles de calcul.Ces formules sont nommées formules 3D, car les cellules qu’elles désignent sont repérées par trois dimensions : la ligne, la colonne et la feuille de calcul. Lors de la construction du tableau, veillez toujours à ce que chaque
feuille de détail ait la même structure que ses voisines. Ainsi, dans notre exemple, les détails de chaque région et de chaque type d’arbre occupent toujours les mêmes adresses de cellules. Enfin, ignorez la commande Consolidation d’Excel,
accessible via le menu Données. Peu pratique, elle ne crée pas de formules, mais des données statiques qu’il vous faudra mettre à jour chaque fois qu’une des données de détail aura changé.

Méthode

1. Créez et nommez les feuilles de détail

Dans l’exemple illustré ci-contre, vous allez créer cinq feuilles (cinq onglets) : une pour chacun des quatre trimestres, plus une qui recevra la consolidation, autrement dit le total des quatre trimestres. Si vous ne voyez
pas apparaître cinq onglets, déroulez Insertion, Feuille autant de fois que nécessaire. Nommez vos onglets Trim1, Trim2, Trim3, Trim4 et Total. Pour changer le nom d’un onglet, double-cliquez dessus, tapez le
nouveau nom et appuyez sur Entrée.

2. Saisissez les en-têtes et les formules de calcul

Vous devez, dans chacune des cinq feuilles, saisir les intitulés de lignes (les types d’arbres) et de colonnes (les régions) comme sur l’écran ci-contre. Pour vous éviter de taper ces informations sur chaque feuille, maintenez la
touche Ctrl et cliquez successivement sur les cinq onglets pour les sélectionner. Désormais, les données que vous saisirez dans une cellule seront inscrites dans les cellules situées à la même adresse sur les autres onglets. Une fois
que vous avez saisi les libellés, ajoutez les formules de somme (les cellules sur fond vert), permettant d’obtenir les cumuls à l’intérieur de chaque trimestre. Un zéro s’affichera dans ces formules, les nombres n’ayant pas encore été saisis.
Cliquez maintenant sur l’un des onglets pour désélectionner les autres.

3. Ajoutez les valeurs numériques

Saisissez maintenant, dans les quatre feuilles Trim1 à Trim4, les valeurs de ventes de vos différents arbres par régions. Ne saisissez aucun nombre dans l’onglet Total.

4. Affichez plusieurs onglets en même temps

Pour afficher simultanément les données de plusieurs trimestres, déroulez Fenêtre, Nouvelle fenêtre, puis Fenêtre, Réorganiser. Choisissez un mode de partage (Horizontal, Mosaïque…),
puis cliquez sur OK. Enfin, sélectionnez un onglet différent dans chaque fenêtre.

5. Effectuez la consolidation

Sélectionnez la feuille Total, puis la cellule B2. Recopiez la formule =SOMME(Trim1:Trim4!B2) et validez par Entrée. Cette formule spécifie à Excel de faire
le total des cellules B2 issues de tous les onglets de Trim1 à Trim4 inclus. Pour étendre la consolidation à tous les types d’arbres et toutes les régions, recopiez la cellule B2 sur le champ
B2:G6.

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Etienne Oehmichen