La fonction Formulaire de Word permet d’élaborer facilement et efficacement une base de données. Ainsi, une association peut réaliser un formulaire d’inscription avec Word et l’envoyer par mail à ses adhérents. Ces formulaires remplis et renvoyés par mail permettront d’enrichir la base de données en récupérant automatiquement les informations.
Etape 1 – Créez le formulaire
Un formulaire est un document Word qui contient du texte libre mis en forme en fonction des besoins, et des champs dans lesquels les utilisateurs du formulaire saisiront leurs données. La caractéristique du formulaire est que, seuls les champs sont accessibles et que le texte libre ne risque pas d’être modifié.1 – Créez un nouveau document dans
Word
, puis tapez le texte fixe concernant le document à diffuser.2 – Pour permettre aux destinataires du document de saisir les informations dans le formulaire, insérez des champs destinés à recevoir des informations de différents types: texte, nombre, date, etc. Par exemple, pour saisir des informations de type texte comme un nom ou une adresse, affichez la barre d’outils Formulaire, puis cliquez.3 – Chaque champ inséré dans le formulaire peut être personnalisé. Pour cela, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris.Dans la fenêtre
Options de champ : texte
, renseignez, en fonction des champs, les zones
Longueur maximale et Mise en forme
. Nous vous conseillons de choisir l’option
Majuscules
dans cette dernière zone pour uniformiser, par exemple, la saisie des noms. Autre cas applicable de mise en forme, vous pouvez limiter à 5 caractères pour permettre la saisie des codes postaux.4 –Pour associer à ce champ un texte d’aide à la saisie destiné à l’utilisateur du formulaire, cliquez sur le bouton. Puis, si vous souhaitez que ce texte apparaisse sur la barre d’état, cliquez sur l’onglet
Barre d’état. Tapez le texte dans la zone blanche située sous cette option, puis validez cette fenêtre, et ensuite celle des options du champ.
Etape 2 – testez le formulaire
1 – Nous vous conseillons maintenant de tester le remplissage du formu-laire dès l’insertion du premier champ. Pour cela, verrouillez-le en cliquant sur le boutonA partir de ce moment, le texte libre n’est plus accessible.
Word
se positionne directement sur le premier champ pour effectuer la saisie. Tapez le texte correspondant. Pour passer au champ suivant, cliquez sur la touche
Tabulation
située à gauche de la lettre A. Pour accéder de nouveau à la création du formulaire, cliquez de nouveau sur le même bouton.
Etape 3 – insérez d’autres types de champs
1 – Pour éviter les erreurs de saisie par les utilisateurs, nous vous conseillons d’automatiser les calculs de zones. Par exemple, pour calculer le montant total d’une adhésion en fonction du nombre d’adhérents, créez un champ
Texte
. Accédez aux propriétés de ce champ, puis dans la zone
Type
, cliquez sur
Nombre
. Ensuite, cliquez, dans la zone
Format
, sur
0
. Pour utiliser ce champ dans le calcul du montant total de l’adhésion, il est impératif de lui donner un nom de signet. Pour cela, dans la zone
Paramètres de champ
, tapez un nom correspondant à ce champ. Par exemple
Nbr
à la place du nom proposé en standard, puis validez. Créez ensuite un champ
Texte
en choisissant un type
Calcul
dans les propriétés. Puis, dans la zone Expression qui s’affiche à droite, tapez la formule suivante: elle se décompose comme suit : le signe = précède obligatoirement toutes les formules, ensuite est saisi le nom du signet du champ Nombre d’adhérents, l’étoile est l’opérateur et 300 le montant de l’adhésion. Choisissez ensuite un format pour l’affichage du résultatSi vous ne souhaitez pas afficher de décimales, supprimez les deux zéros et la virgule dans le format standard proposé, y compris dans la partie entre parenthèses, qui est la partie négative de l’affichage du format. Vous mettez ainsi à jour automatiquement le calcul en fonction de ce qui sera tapé dans le champ Nbr2 – Pour faciliter le remplissage des formulaires, Word propose d’insérer des champs
Cases à cocher
. Celles-ci permettent à l’utilisateur de choisir parmi différentes options.Tapez le texte correspondant.3 –Pour limiter la saisie aux utilisateurs, insérez un champ
Liste déroulante
. Ce champ permet de sélectionner dans une liste l’information recherchée.Puis accédez aux propriétés de ce champ. Dans la zone
Elément de liste
, tapez, par exemple, Monsieur, puis cliquez sur le bouton.De la même façon, tapez Madame et Mademoiselle. Modifiez éventuellement l’ordre d’apparition dans la liste avec les touches haut et bas ainsi qu’un texte d’aide. Validez puis testez ce champ en verrouillant le formulaire.
Etape 4 – diffusez le formulaire
La diffusion du formulaire s’effectue en tant que pièce jointe dans un message. Pour cela, verrouillez le formulaire avant l’envoi, puis cliquez sur le menu
Fichier
, sur Envoyer vers puis sur
Destinataire du message
(en tant que pièce jointe). Saisissez le nom du ou des destinataires dans la zone A, un libellé dans la zone
Objet
puis un texte d’accompagnement dans la zone blanche située en bas du message. Le formulaire y est inséré sous la forme d’une icône.
Etape 5 – récupérez les données dans un formulaire
1 – la réception du formulaire rempli par l’adhérent, effectuez un double clic sur l’icône symbolisant le formulaire dans le message. Il s’affiche dans Word.2 – Pour récupérer les données saisies dans ce formulaire sous forme d’un fichier texte, cliquez sur le menu Outils, puis sur Options. Dans la fenêtre des options, cliquez sur l’onglet Enregistrement puis cochez l’option. Validez.Attention ! Ne cochez pas cette option avant d’avoir envoyé le formulaire mais simplement au moment de l’enregistrement des données du formulaire reçu.3 – Pour enregistrer les données, cliquez sur le menu
Fichier
, puis sur
Enregistrer la copie sous…
L’extension .txt est proposée automatiquement par Word. Ouvrez le dossier dans lequel le fichier doit être rangé, puis nommez le fichier. Validez, puis répondez
Oui
au message suivant.4 – Ouvrez le fichier .txt qui vient dêtre créé.Les informations saisies dans le formulaire apparaissent dans le fichier, séparées par un point-virgule.
Etape 6 – stocker toutes les données dans un seul fichier
1 – La récupération des données de chaque formulaire va créer un fichier TXT différent. Nous vous conseillons de créer une macro, ce qui permettra de rassembler les informations reçues des différents formulaires dans un même fichier. Pour cela, utilisez le premier fichier de récupération pour récupérer toutes les autres données. Par exemple, utilisons le fichier
Adhesions.txt
. Il contient déjà un enregistrement.2 – Enregistrez les données reçues du dernier formulaire, puis ouvrez le fichier .txt correspondant.3 – Maintenant, créez une macro en cliquant sur le menu
Outils
, puis sur
Macro et Nouvelle Macro
.4 – Dans la fenêtre
Enregistrer une macro
, donnez un nom à la macro, par exemple
Adhésions
. Vérifiez que la zone
Enregistrer la macro dans
soit bien paramétrée.De cette façon, cette macro sera accessible à partir de tous les documents. Puis, pour attribuer un raccourci clavier à la macro.Placez le curseur dans la zone
Nouvelle touche de raccourci
, maintenez la touche
Ctrl
enfoncée puis appuyez sur la lettre D. Le raccourci
CTRL D
lancera désormais cette macro. Pour valider, cliquez sur le bouton
Attribuer
puis sur Fermer.5 – Attention ! A partir de ce moment, toutes les manipulations que vous allez faire seront enregistrées. Copiez les données du fichier
Adhesion dupond.txt
, puis ouvrez le fichier de réception
Adhesions.txt
. Placez ensuite le curseur à la fin des données déjà présentes dans ce fichier puis collez. Fermez ce fichier en enregistrant les modifications. De retour dans le fichier de départ.Procédez de la même façon pour regrouper les données des autres formulaires et vous constituer ainsi une base de données.
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