Comment transmettre un carnet d’adresses sur un autre PC ?
Solution : en exportant vos données vers un fichier spécifique.
Vous souhaitez transférer sur un autre PC la liste de contacts créée avec votre logiciel de messagerie. Avec votre logiciel de messagerie, vous vous êtes constitué un catalogue de contacts professionnels ou privés. Vous souhaitez en faire profiter un tiers, par exemple un nouveau collaborateur de votre entreprise. La méthode est toujours la même : vous devez exporter la liste de contacts de votre carnet d’adresses vers un fichier dont le format est reconnu par le logiciel de messagerie de votre collègue.
Évitez les doublons
Une fois ce fichier sauvegardé sur disquette, vous ou votre collaborateur se chargera de l’importer dans le carnet d’adresses du second poste. Pour cela, mieux vaut éviter d’utiliser le format de fichiers standard de votre logiciel (d’extension .pst pour Outlook Express ou 2000, par exemple). En effet, vous ne pourriez pas faire une sélection parmi les coordonnées à transmettre. Vous seriez donc obligé de communiquer tout votre carnet d’adresses.Exportez plutôt votre liste de contacts vers un fichier facilement modifiable. Cela permet de supprimer les champs vides. C’est possible, en particulier, avec les fichiers d’extension .xls (au format d’Excel), que reconnaissent la plupart des logiciels de messagerie. Notez que, pour exporter des contacts vers un fichier Excel, il faut installer les filtres correspondants, à partir du CD-ROM d’Office 2000.Dernier point : activez toujours l’option de suppression des doublons. Si des noms de votre carnet d’adresses existent déjà dans celui de votre collaborateur, vous éviterez qu’ils y soient répétés. Mais sachez qu’un second tri des données, manuel, sera certainement nécessaire.
