Vous désirez synchroniser les Palm de l’entreprise sur un même fichier d’adresses. Les informations contenues dans votre Palm, par exemple le carnet d’adresses, proviennent soit de la saisie directe, soit de la synchronisation avec le logiciel de messagerie (
Outlook
,
Eudora
ou
Netscape
) de votre PC. Dans ce dernier cas, sachez qu’il est possible de récupérer des informations à partir de fichiers. Cette fonction importante permet entre autres à une entreprise de créer un fichier clients, qui sera mis à jour régulièrement.Chaque utilisateur de Palm de cette entreprise pourra ainsi récupérer les adresses de la clientèle, en plus de ses propres adresses, à chaque synchronisation HotSync. Pour que cela fonctionne, il faut que, sur le PC, le fichier d’adresses soit au format CSV
(Comma Separated Values), c’est-à-dire que les données de chaque ligne soient séparées par des virgules.Ce type de fichier est très facile à créer avec
Outlook Express
. Déroulez Fichier/Exporter/Carnet d’adresses. Sélectionnez Fichier texte (valeurs séparées par des virgules), cliquez sur [exporter]. Indiquez ensuite le nom et le chemin du fichier.Cela fait, lancez le logiciel
Palm Desktop
pour créer des liens avec ce fichier. Cliquez sur le menu HotSync/Lier les fichiers. Dans le champ Chemin d’accès du fichier, indiquez celui du fichier que vous venez de créer et donnez le nom de votre choix à la catégorie. Cliquez sur [suivant].Dans la liste des champs Palm, désactivez les options qui ne vous intéressent pas. Déplacez ensuite chacun des champs du Palm, par simple glisser-lâcher, afin de les mettre en correspondance avec les champs équivalents du fichier CSV auxquels vous voulez les lier. Placez ainsi Nom en face de Nom, Prénom en face de Prénom et ainsi de suite.Servez-vous des enregistrements existants, ils vous faciliteront la tâche. Les champs du fichier CSV n’ayant pas d’équivalents dans le Palm ne pourront pas être affichés. Validez par [ok]. Cliquez sur le bouton [fréquence de mise à jour] pour indiquer la périodicité de rafraîchissement, et cliquez enfin sur le bouton [terminé].Effectuez une synchronisation pour que les données soient rapatriées sur le Palm. Ce lien peut ensuite être supprimé si nécessaire. Dans ce cas, toutes les adresses que contenait le fichier sur le PC disparaîtront du Palm.
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