Partager un fichier PDF par email ou envoyer un document en ligne pour des formalités administratives peut parfois virer au cauchemar. En effet, certains fichiers sont trop volumineux pour être attachés en pièce jointe ou chargés en ligne. De plus, certains destinataires n’ont pas toujours la possibilité de télécharger des documents hébergés sur des services comme WeTransfer à cause des limitations dans leur entreprise.
Les fichiers PDF trop volumineux sont, en grande majorité, issus de documents papier ayant été numérisés avec des paramètres inadaptés. Si la qualité d’une numérisation pour une image se doit d’être élevée (300 dpi, ou ppp, pour pixels par pouce), elle n’a aucun intérêt pour les documents ne comprenant aucun texte. Plus la qualité de la numérisation est élevée, plus le poids du document est important.
Pour ne plus être pris au dépourvu, vous pouvez toujours suivre certaines règles ou passer par l’utilisation d’outils tiers pour réduire la taille de vos fichiers PDF.
1. Choisir la bonne qualité avant de numériser
Si vous devez numériser un document de plusieurs pages pour l’envoyer par email ou charger sur un site imposant une taille limitée, commencez par bien configurer votre scanner avant la numérisation.
Pour ce faire, rendez-vous dans les paramètres de votre scanner (ou paramètres de numérisation) et choisissez une qualité qui ne dépasse pas 150 dpi (ou ppp).
Cette valeur moyenne est suffisante pour des documents ne comportant que du texte. Si la taille du fichier PDF généré est toujours trop élevée, numérisez le document à nouveau tout en réduisant progressivement la qualité.
2. Compresser le fichier à l’aide d’un logiciel dédié
Il est possible de réduire la taille d’un PDF à l’aide d’un logiciel dédié. Free PDF Compressor est un utilitaire gratuit capable de réduire la taille de vos documents en un clic. L’interface est simpliste, mais le résultat est optimal.
- Télécharger Free PDF Compressor sur Telecharger.com (Gratuit)
Après avoir téléchargé et installé le programme, ouvrez-le, puis cliquez sur Browse pour sélectionner le fichier PDF dont vous souhaitez réduire la taille. Nativement, Free PDF Compressor sauvegarde le fichier compressé dans le même répertoire que le répertoire dont est issu le PDF en y ajoutant le suffixe “.compressed “.
Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser le nom du fichier compressé ainsi que son répertoire de sauvegarde en cliquant sur Save As.
Ensuite, choisissez la qualité de compression que vous souhaitez obtenir. Pour conserver une qualité suffisante à la fois pour un affichage sur écran et pour l’impression, sélectionnez « eBook – medium resolution, low quality, 150 dpi images ».
Ce paramètre est idéal si votre fichier PDF à réduire ne contient que du texte, il devrait limiter considérablement la taille du fichier.
3. Utiliser un service en ligne
La dernière possibilité pour réduire la taille d’un fichier PDF est utiliser un service en ligne. Accessibles depuis n’importe quel navigateur web, les services en ligne de compression de PDF sont généralement très faciles à utiliser. Un simple glisser-déposer suffit pour charger le document sur la plateforme qui compresse ensuite votre fichier en un clic.
Néanmoins, ces services pour réduire la taille d’un fichier PDF doivent être utilisé avec prudence. Le mieux est de se tourner vers une plateforme qui utilise un système de chiffrement pour protéger l’envoi de vos documents. Fort heurement, la plupart de ces outils indiquent ne pas accéder au contenu des fichiers et supprimer les fichiers de leurs serveurs après quelques heures.
C’est le cas de SmallPDF, un service en ligne qui indiquer supprimer les documents uploadés dans l’heure et s’appuie sur une connexion sécurisée pour l’envoi des fichiers. L’utilisation du service est gratuite deux fois par heure. Au-delà, il faut prendre une offre payante qui inclut un accès illimité à l’ensemble des outils.
- Télécharger SmallPDF sur Telecharger.com (Gratuit)
Pour l’utiliser, accédez à SmallPDF depuis votre navigateur web, puis glissez-déposez votre document dans la fenêtre dédiée. Le service charge le fichier PDF, puis le réduit en vous indiquant le taux de compression appliqué.
Pour terminer, cliquez sur Télécharger le fichier pour sauvegarder le fichier PDF compressé sur votre disque dur.
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