Avec Access, de Microsoft, vous devez créer une base de données pour la gestion de vos clients, à partir d’éléments d’une feuille de calcul. Par exemple Clients.xls, conçue avec Excel 95, 97, 2000 ou XP, de Microsoft. Depuis la version 95 d’Access, l’Assistant facilite à l’extrême l’importation d’une feuille de calcul d’Excel. Il convertit cette dernière, étape par étape, en une table Access.Avant toute chose, il vous faut préparer les données du tableau Excel. Les en-têtes des colonnes, Nom client et Téléphone par exemple, destinés à former les champs de mêmes intitulés de la Table Clients, doivent être situés sur la première ligne de la feuille de calcul. Pour les données numériques, évitez les cellules vides et, le cas échéant, remplacez-les par la valeur 0.
Créez une nouvelle base de données en accédant au menu Fichier/Nouvelle base de données d’Access. Validez par [ok]. Saisissez Clients dans le champ Nom de fichier, et validez par [créer].Déroulez le menu Fichier/Données externes/Importer. Une nouvelle fenêtre apparaît. Dans le champ Type de fichier, sélectionnez la ligne Microsoft Excel (*.xls), cliquez sur le fichier clients.xls, puis sur le bouton [importer]. Sélectionnez la feuille de calculs qui contient le tableau à importer, Feuil1 par exemple. Cliquez sur [suivant]. Cochez l’option [première ligne contient les en-têtes de colonne]. Validez par [ok] pour fermer cette fenêtre.Access détecte avec fiabilité le type de chacun des champs : Nom client et Téléphone sont respectivement des champs de type texte et numérique. Cliquez sur [suivant]. Choisissez l’option [dans une nouvelle table]. Après avoir validé par [suivant], en sélectionnant chacune des colonnes du tableau importé, le type de champ attribué ainsi que son nom apparaissent dans la zone Options des champs.Pour les champs sur lesquels vous êtes amenés à effectuer des tris, Nom client par exemple, effectuez une indexation afin d’en accélérer ultérieurement le traitement. A cet effet, cliquez sur la colonne Nom client, puis dans le champ Indexé. Sélectionnez alors la ligne Oui – Avec doublons, car plusieurs clients peuvent porter le même nom. Vous choisirez l’option Oui – Sans doublons pour les données uniques, telles qu’un numéro de client. Cliquez sur [suivant] puis cochez l’option [laisser Access ajouter une clé primaire]. Cliquez sur [suivant]. Dans le champ Importer vers la table, saisissez Table clients.
Validez enfin successivement par [terminer] et [ok].
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