Solution : en utilisant le planificateur de réunions d’Outlook.
Convier des collègues à une réunion est souvent un casse?”tête. Lorsque M. Martin est disponible, c’est Mlle Dupont qui ne l’est pas, et inversement. L’idéal, pour convenir d’une plage horaire, serait de réunir physiquement tous les participants…La meilleure solution consiste à utiliser le planificateur de réunion d’Outlook, de Microsoft. Son fonctionnement est simple : l’organisateur de la réunion fixe la date et l’heure de celle?”ci. Puis il ajoute des participants en les sélectionnant dans son carnet d’adresses. Il s’agit de personnes reliées au même réseau local.
Une variante : les invités facultatifs
Pour chaque invité, un graphique affiche, sur le PC de l’organisateur, les créneaux correspondant aux rendez?”vous déjà pris. En comparant ces dernières, l’organisateur peut ainsi repérer une plage horaire libre pour tous les participants. Il lance donc les invitations en cliquant sur un bouton.Chaque personne reçoit alors un mail d’invitation, auquel sont associés les boutons [accepter], [provisoire] et [refuser], qui lui permettent de répondre. L’initiateur de la réunion peut, à tout moment, voir la liste des réponses données par les participants. Dès que ces derniers ont accepté l’invitation, celle?”ci est automatiquement notée dans leur agenda personnel d’Outlook.Cette technique offre la possibilité de définir des invités facultatifs, dont l’acceptation n’est pas indispensable pour la fixation définitive de la réunion. En revanche, cette solution présente deux contraintes : il faut, bien entendu, qu’Outlook soit installé sur chacun des postes des participants ; et elle est plus efficace si tout le monde se sert d’Outlook pour noter ses rendez?”vous personnels.
