Quand vos messages archivés deviendront nombreux ?” surtout si vous possédez plusieurs boîtes aux lettres ?”, un classement sérieux s’imposera. Là encore, nous prendrons l’exemple d’Outlook Express 6, livré avec Windows XP. Ce logiciel permet en effet de créer autant de dossiers que l’on souhaite, même si leur utilisation n’est pas des plus simples. Vous pourrez même automatiser le classement des courriers arrivés, du moins dans une certaine mesure. D’autres fonctions méconnues des logiciels de messagerie, comme le tri automatique, vous rendront de grands services quand le nombre d’e-mails reçus deviendra vraiment important.
Créer des dossiers de classement
Outlook Express comporte déjà des dossiers : Boîte de réception, Boîte d’envoi, Eléments envoyés, Brouillons, Eléments supprimés. Mais vous pouvez en créer d’autres afin de classer vos courriers reçus. Dans le menu Edition, cliquez sur Dossier, puis sur Nouveau.L’arborescence qui apparaît affiche tous les dossiers, à la manière de Windows. Un dossier coché d’un + comporte des sous-dossiers. En cliquant sur ce + (qui devient ?”) vous déroulez ces derniers. Si vous souhaitez créer un dossier pour des courriers reçus, cliquez d’abord sur Boîte de réception. Ce nouveau réceptacle à courriers sera donc un sous-dossier de la boîte de réception. Remarquez que vous pouvez ainsi créer des sous-dossiers pour les éléments envoyés ou un dossier, archive par exemple, de même rang que le dossier Boîte de réception. Nommez-le dans le champ supérieur.
Utiliser ses dossiers
Après avoir créé ce dossier, vous devrez y transférer manuellement les courriers arrivés dans votre boîte de réception. Cliquez du bouton droit sur le message et vous ferez apparaître un menu contextuel dans lequel vous trouverez Déplacer vers un dossier et Copier vers un dossier…Choisissez l’une des deux formules, et l’arborescence des dossiers s’affichera. Il suffira alors de cliquer sur votre nouveau dossier.Une autre solution est d’afficher en permanence cette arborescence, à gauche des messages. Un simple glisser-déposer suffit alors à faire passer un message dans n’importe quel menu. Cliquez sur Affichage, puis sur Disposition et cochez la case Liste des dossiers. Même si cette liste est absente, vous pouvez à tout moment consulter le contenu d’un dossier. Dans le menu Affichage, cliquez sur Atteindre le dossier… ou tapez au clavier Ctrl Y, ce qui fera apparaître l’arborescence des dossiers, où vous n’aurez qu’à cliquer sur le dossier voulu.
Créer des raccourcis vers ses dossiers
Lutilisation des dossiers peut être beaucoup simplifiée grâce aux raccourcis, qui sont également intéressants pour les dossiers habituels d’Outlook. Ils apparaissent dans une fenêtre verticale, à gauche de la fenêtre. Si vous ne la voyez pas, déroulez le menu Affichage et choisissez Disposition… Une fenêtre s’affiche, avec des cases à cocher définissant les différents éléments affichés, Outlook Express pouvant se présenter sous plusieurs formes. Cochez sur Barre Outlook le nom de la barre des raccourcis. Cliquez sur Appliquer, elle apparaîtra immédiatement. En cliquant avec le bouton droit dans une zone libre de cette barre (en dehors d’un raccourci), vous déroulerez un menu contextuel avec une option Nouveau raccourci dans la barre Outlook. Elle affichera l’arborescence, et vous n’aurez qu’à cliquer sur un dossier pour qu’un raccourci soit ajouté dans cette barre Outlook.Remarquez que vous pouvez choisir des grandes ou des petites icônes, les premières limitant fortement le nombre de raccourcis visibles simultanément.Ces raccourcis apportent deux avantages : à la réception, il suffit d’un glisser-déposer pour y amener un courrier et, à tout moment, un simple clic sur l’un d’eux pour ouvrir le dossier.
Automatiser le classement
Grâce aux règles de filtrage (on devrait plutôt parler d’aiguillage), il est possible d’indiquer dans quels dossiers doivent être placés les courriers reçus, en fonction de l’expéditeur, du sujet ou du destinataire. Par exemple, si vous avez créé un dossier pour chaque membre de votre famille, les messages pourront parvenir à leurs destinataires respectifs. Sélectionnez successivement Outils, Règles de messages, puis Courrier… Une fenêtre à trois onglets s’ouvre, où la fiche Règles de courrier est déjà sélectionnée. Cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre qui apparaît comporte quatre grandes zones.Dans la partie Sélectionnez les conditions de votre règle, cochez la ou les conditions qui vous intéressent. L’opération se fait en plusieurs étapes, plutôt fastidieuses. Par exemple, si vous cochez la case Lorsque la ligne A: contient des personnes, le début de votre règle s’affichera en bas, dans la troisième zone, et vous devrez cliquer sur le lien bleu souligné, intitulé contient des personnes, puis, dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche, indiquer un à un le nom des personnes.Procédez de même pour la suite de la règle en cochant dans la deuxième zone l’action à effectuer, par exemple Le déplacer vers le dossier spécifié. Cette phrase s’ajoute dans la troisième zone, complétant votre règle, et vous devez cliquer sur Dossier spécifié pour préciser où seront aiguillés les courriers correspondant à cette règle. Il vous reste encore à la nommer dans la quatrième zone et à appuyer sur OK. La nouvelle règle apparaît désormais dans la liste des règles et sera immédiatement applicable.
Supprimer les courriers indésirables
Imaginez que dans votre véritable boîte aux lettres un robot ne vous donne que le courrier et se débarrasse des publicités dans la poubelle. Les règles de filtrage que nous venons de voir peuvent effectuer à peu près ce travail puisque, parmi les actions possibles, figure la fonction Supprimer.Ainsi, il est possible de supprimer les messages provenant de certaines adresses (personnes ou société) ou contenant certains mots dans l’objet (le titre du message) ou dans le corps du texte. Vous ne les verrez même pas : dès leur arrivée, ils seront expédiés dans le dossier Eléments supprimés.De même, vous pouvez plus simplement établir une liste d’expéditeurs bloqués, dont tous les courriers seront supprimés. Comme pour les règles, sélectionnez Outils et Règles de messages, puis choisissez Expéditeurs bloqués. Pour en ajouter un, il suffit de cliquer sur…Ajouter. Attention cependant à ces règles : elles sont aveuglément efficaces et risquent, en cas d’homonymie ou si votre règle de filtrage est mal conçue, de faire disparaître des courriers utiles !
Choisir un dossier pour sa boîte aux lettres
Les logiciels de messagerie stockent les messages dans des dossiers reclus au fin fond du disque dur et affublés de noms abscons. Notre conseil : déplacez vos boîtes aux lettres dans un dossier plus facilement accessible et repérable. Cela vous sera utile, par exemple en cas de transfert de vos dossiers dans un autre ordinateur.Commencez par créer ce dossier avec Windows, car Outlook Express ne le pourra pas. Sélectionnez Outils/Options, puis cliquez sur l’onglet Maintenance. Cliquez ensuite sur le bouton Dossier de stockage…Une petite fenêtre s’ouvre, où apparaît le nom actuel du dossier de votre boîte aux lettres. Cliquez sur Modifier et sélectionnez dans l’arborescence le dossier que vous avez choisi. Après un OK, Outlook Express vous prévient que le changement d’emplacement de votre ” magasin ” (sic) ne prendra effet qu’au redémarrage du logiciel. Le transfert des fichiers aura lieu à ce moment et pourra prendre quelques dizaines de secondes.
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