Solution : en utilisant les styles et zones de texte de Word, en créant des modèles de documents.
Vous voulez créer et diffuser un journal interne sans acheter de logiciel spécialisé.Pour diffuser une information ou faire partager votre passion, la présentation d’un document compte autant que son contenu. Mais est-il indispensable, pour créer une plaquette ou un bulletin, d’acheter un logiciel de mise en page comme XPress, de Quark, ou Publisher, de Microsoft ? Pas forcément : Word possède en effet de très nombreuses options de mise en page. Un tel travail étant plus complexe que la simple saisie d’un courrier, nous vous donnons quelques conseils pour y parvenir.Commencez par mettre en place les éléments composant votre page. Vous ne pouvez pas procéder comme pour un courrier : dans une brochure ou un magazine, l’emplacement des textes doit être déterminé de façon très précise. La solution consiste donc à les placer dans des zones de texte.Chaque paragraphe est affecté d’un style, dont le nom apparaît en haut à gauche de votre écran. Par défaut, c’est le style Normal qui est employé. Pour habiller un paragraphe, sélectionnez le texte et piochez dans la liste des styles. Leur utilisation offre un grand avantage : pour modifier automatiquement les caractéristiques (police et taille de caractères, marges, enchaînements) de tous les paragraphes dotés d’un même style, il suffit de changer les attributs de celui-ci via le menu Format/Styles.Autre raison de préférer les styles : de nombreuses fonctions de Word, par exemple la création d’une table des matières ou les fonctions de mise en forme automatique du document, ne fonctionnent que si vous avez utilisé systématiquement ces styles.Une fois les textes placés sur le bulletin, vous pouvez ajouter des images. Mais avant, vous devez passer en mode Page en déroulant le menu Affichage/Page. En activant ce mode, votre bulletin apparaîtra toujours à l’écran exactement tel qu’il sera imprimé. Pour cela, Word exploite les caractéristiques du pilote de l’imprimante que vous avez installée via le Panneau de configuration de Windows. Pour cette raison, si vous copiez votre fichier sur le PC d’un collègue quise sert d’un autre modèle d’imprimante, il est possible que celui-ci constate, en ouvrant votre document, des différences de mise en page.
Usez des polices avec modération
N’abusez pas des polices de caractères : fixez-vous un maximum de trois polices différentes pour l’ensemble du document, sans quoi votre bulletin prendrait un côté ‘ amateur ‘. Attention : si vous choisissez des polices ‘ exotiques ‘, autres que les classiques Arial, Times New Roman ou Courier New, et que vous envoyez le fichier à un collègue, il ne pourra le lire que s’il dispose des mêmes polices. Pour que votre document puisse être lu avec n’importe quelle version de Word, enregistrez les polices dans le texte. Pour cela, déroulez le menu Outils/Options/Enregistrement, cochez l’option [incorporer les polices True-Type] et validez par [ok]. L’activation de cette option augmente la taille du document de 100 Ko environ par police incorporée.
Diffusez vos fichiers en HTML
Une fois votre premier bulletin achevé, comment éviter de recommencer le même travail pour concevoir les bulletins suivants ? Il suffit d’enregistrer votre fichier sous la forme d’un modèle de Word. Pour cela, déroulez Fichier/Enregistrer sous. Dans la liste Type de fichier, choisissez Modèle de document (*.dot). Désormais, pour créer un nouveau bulletin sur le même modèle, déroulez le menu Fichier/Nouveau et sélectionnez le modèle que vous venez de réaliser. Il ne reste qu’à en modifier le contenu.Si vous devez diffuser votre fichier à de nombreuses personnes, rappelez-vous que, si elles n’ont pas installé Word sur leur PC, elles ne pourront pas le lire. La solution consiste à enregistrer votre bulletin sous la forme d’un fichier HTML. Depuis la 97, toutes les versions de Word gèrent ce format. Vos correspondants pourront alors lire votre bulletin avec un simple navigateur Internet. Et là, pas de souci : cela fait plus de cinq ans que toutes les versions de Windows sont fournies avec le navigateur Internet Explorer. Et l’utilisation du HTML offre un autre atout : le jour où vous voudrez diffuser votre bulletin sur le Web, le travail sera déjà à moitié fait.
