Comment intervenir à plusieurs sur un même document?
Solution : en exploitant les outils de groupe et en attribuant un code couleur à chaque intervenant.
Il arrive fréquemment qu’une proposition commerciale, un rapport ou tout autre type de texte doive être retouché par plusieurs personnes avant d’atteindre sa version définitive. Dans ce cas, il est souhaitable que chaque intervenant puisse voir, dans le document, toutes les modifications précédemment apportées, qu’il s’agisse de simples corrections ou d’ajouts et de suppressions de texte. C’est le rôle de la fonction Suivi des modifications de votre traitement de texte.
Signez vos interventions
Le principe du suivi des modifications est simple : M. Dupont ouvre le document et, si ce n’est pas déjà fait, active cette fonction. Il apporte alors ses changements, qui seront identifiés, par exemple, en bleu.Les portions de texte que M. Dupont a effacées resteront visibles, sous forme de caractères barrés, pour les utilisateurs suivants. Une fois ses modifications effectuées, M. Dupont enregistre le fichier et le ferme. Mme Durand l’ouvre à son tour. Ses interventions dans le document seront affichées en rouge, et ainsi de suite…Toutes ces modifications de texte, quels qu’en soient la nature et l’auteur, ne sont présentes dans le document qu’à titre temporaire. L’un des intervenants doit activer la fonction de validation pour les rendre définitives. A chaque ajout ou suppression de texte, l’utilisateur est invité à accepter ou à rejeter ce changement.A noter :Cette fonction est généralement exploitée au sein d’un réseau local. Mais rien n’interdit à un groupe d’utilisateurs d’ouvrir, à tour de rôle, un fichier stocké sur un même PC. Dans ce cas, chaque personne devra décliner son identité dans les paramètres du logiciel si elle souhaite que ses interventions soient signées.
