Solution : en utilisant la fonction d’importation d’Outlook.
Depuis des années, vous avez pris l’habitude de stocker dans une feuille Excel toutes les coordonnées de vos relations professionnelles : nom, adresse, société, numéro de ligne directe et de télécopie, numéro de portable… Par la suite, vous avez installé Outlook. Pour ne pas naviguer entre deux logiciels, vous voulez récupérer tous vos contacts dans Outlook.
Préparez les données
Mais comment procéder sans avoir à ressaisir manuellement vos milliers de données déjà enregistrées sous Excel ? La solution consiste à utiliser l’outil d’importation d’Outlook. Il est capable de récupérer automatiquement des messages ou des adresses créés avec d’autres messageries telles que Netscape, Eudora ou Outlook Express, mais aussi avec d’autres logiciels comme 1-2-3, Access ou Excel. Dans ce second cas, il est nécessaire d’effectuer un travail de préparation sur ces fichiers, de façon qu’Outlook reconnaisse les données. Pour votre fichier Excel, la manipulation consiste à donner un nom à la plage de cellules contenant vos données, nom auquel vous pourrez faire référence sous Outlook (voir étape 1).Ce travail terminé, vous devez également établir une correspondance entre les champs des fiches Contacts d’Outlook et les champs de votre fichier Excel (voir étape 4). Par exemple, vous indiquerez à Outlook que le champ baptisé ‘ Adresse e-mail ‘ par vos soins sous Excel correspond à l’appellation ‘ Adresse de messagerie ‘ sous Outlook.Une fois ce travail de préparation achevé, l’importation peut commencer. En quelques instants, vous disposerez d’une base de contacts directement utilisable depuis Outlook.
