Solution : en élaborant la lettre type et un tableau.
Vous devez concevoir un modèle de bon de commande, mais ne disposez pas d’un logiciel spécialisé. Le bon de commande est l’exemple type du document qu’un logiciel intégré permet de construire.Pour pouvoir le créer et l’utiliser facilement, vous avez besoin simultanément d’un traitement de texte pour rédiger la lettre d’accompagnement, d’un assistant à la publication, d’un tableur pour calculer les montants à payer et, fréquemment, d’une base de données pour héberger les coordonnées des destinataires. De plus, votre tâche sera grandement simplifiée par la présence d’Assistants, qui vous épauleront tout au long de la mise en forme des informations.
Préparez le fond avant la forme
Commencez par lister avec soin les données qui devront figurer sur le bon de commande. Généralement, on y trouve des renseignements sur le destinataire (nom, adresse de livraison, moyens de le contacter, etc.), des informations sur la personne qui passe la commande (identification, adresse), et les indications propres à la commande (références des produits, quantités, tarifs, remises éventuelles, mode de paiement, etc.). Le traitement de texte (en l’occurrence Word, pour Works Suite, de Microsoft) sert d’ossature à votre document. Il permet en effet la saisie de tous les renseignements répétitifs, et la mise en forme générale.Utilisez le tableur pour définir la zone centrale du bon de commande, qui inclut les données chiffrées se rapportant aux produits (montant HT, montant TTC). Pour éviter de saisir systématiquement les informations clients (nom du destinataire, code postal, etc.), mais aussi pour accéder aux fonctions d’envoi en nombre (possibilité de fusion pour un publipostage), optez pour la base de données. Cette démarche sera rendue plus intuitive grâce à l’aide apportée par les Assistants.
