Vous avez de nombreuses données à mémoriser et à organiser, par exemple une vidéothèque, une liste d’adresses ou une collection d’ouvrages. Pour faciliter leur classement, utilisez un logiciel de gestion de base de données tel que
OpenOffice.org Base. Les informations y sont découpées en catégories que vous pourrez par la suite trier et retrouver rapidement en fonction de critères. Ici, nous allons créer la structure d’une table et d’un formulaire, puis les utiliser en y
insérant des informations.Avant de créer la base de données, nous vous conseillons d’en déterminer l’objectif. Pour cela, recensez toutes les informations et classez-les dans des catégories pour pouvoir les retrouver facilement. Par exemple, pour une
vidéothèque, vous pouvez classer les informations par titres de film, nombre de DVD, durée, année, genre, etc.Attention : pour que toutes les fonctions du logiciel fonctionnent correctement, vous devez installer l’utilitaire Java (JRE) 1.5 que vous obtiendrez sur le site
http://www.java.com/fr/download/manual.jspSuivez les instructions pour l’installation.
Etape 1 : créez la structure de la table
1 Ouvrez OpenOffice.org Base. Automatiquement, un assistant s’affiche dans une fenêtre.Dans la zone Que vous voulez faire ? de la partie droite de la fenêtre, cochez la case intitulée Créez une base de données. Puis cliquez sur Suivant.2 Dans cette étape, choisissez les options souhaitées en cochant la case Oui, je souhaite que l’assistant enregistre la base de données puis la case Ouvrir la base de données pour
édition.Validez en cliquant sur le bouton Terminer.3 Indiquez où la base de données doit être sauvegardée. Pour notre exemple, choisissez de le faire dans le dossier Mes documents.Donnez ensuite un nom à la base de données : cliquez dans la zone Nom du fichier et tapez, par exemple, Vidéothèque. Validez l’enregistrement en cliquant sur le bouton Enregistrer.Dans la partie Base de données, à gauche de la fenêtre, le logiciel propose les objets suivants :Cette fenêtre permet de créer, modifier ou supprimer tous les objets présents dans la base de données. Elle sera active tant que vous ne fermerez pas la base de données.4 La structure de la base de données est créée dans une table. Cliquez dans la zone Base de données sur Tables. Dans la partie Tâches, vous pouvez créer une table avec l’aide d’un
assistant ou partir d’une table vierge. Ici, cliquez sur Créer une table en mode Ébauche :5 Dans la grille qui s’affiche (voir l’illustration 1), entrez les noms des champs (c’est-à-dire les catégories) dont vous avez besoin, ainsi que leurs propriétés.Pour cela, cliquez dans la première cellule de la première colonne nommée Nom de champ et tapez, par exemple, Titre du film :6 Appuyez sur la touche Tabulation (située à gauche de la touche A) du clavier. Par défaut, le logiciel affiche, à droite du nom, un type de champ :Le type de champ détermine le genre de données qu’il va contenir. Si celui proposé par défaut ne correspond pas à la donnée à inscrire, cliquez sur la flèche à droite du type de champ et sur le champ souhaité.Ici, gardez celui qui est proposé : Texte [VARCHAR].7 Indiquez les propriétés du champ situées en bas de la fenêtre (le contenu de cette zone est différent selon le type de champ choisi) :La zone Saisie requise permet de rendre obligatoire la saisie dans la zone.La zone Longueur indique le nombre total de caractères que vous pouvez taper. Vous êtes limité à 2 147 483 647 caractères. Tapez, par exemple, 1 000.La zone Valeur par défaut permet de définir une valeur qui revient régulièrement dans le champ, ce qui vous évite d’avoir à taper toujours la même valeur. Par exemple, s’il n’y a le plus souvent qu’un seul DVD, tapez la
valeur 1 pour le nombre de DVD par défaut.8 En effectuant les mêmes manipulations que celles expliquées dans les numéros 5,6 et 7, inscrivez les champs suivants avec leur type :9 Mémorisez la table en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer. Nommez la table, par exemple Liste des DVD, et cliquez sur OK. Il vous est alors demandé
si vous souhaitez créer une clé primaire : cliquez sur Oui, sinon vous ne pourrez pas remplir le formulaire de saisie.Fermez la structure de la table en choisissant dans le menu Fichier l’option Fermer. Le nom de la table apparaît dans la zone Tables à droite de la fenêtre principale de la base de
données :Remarque : pour modifier la structure de la table, cliquez avec le bouton droit de la souris sur son nom, puis sur l’option Modifier.
Etape 2 : créez le formulaire de saisie
1 Une fois que la structure de la table est créée, vous pouvez taper les données. Pour vous faciliter la tâche, créez un formulaire en cliquant à gauche de la fenêtre principale dans la zone Base de données
sur Formulaires. Puis, dans la zone Tâches, cliquez sur l’option Utiliser l’assistant de création de formulaire.2 Au bout de quelques secondes, une page vierge du traitement de texte d’Office (Writer) s’ouvre, suivie de la fenêtre de l’assistant.Pour commencer, en double-cliquant sur le nom du champ dans la zone Champs disponibles, indiquez quels sont les champs qui doivent apparaître dans le formulaire. Le champ se déplace dans la zone Champs du
formulaire.Pour insérer tous les champs en même temps, cliquez sur le boutonPour supprimer un champ de la liste, double-cliquez sur son nom dans la zone Champs du formulaire.Cliquez sur Suivant.3 Si vous avez créé d’autres tables, vous avez la possibilité de lier un autre formulaire. Comme ce n’est pas le cas dans notre exemple, laissez la case Ajouter un sous-formulaire décochée, et cliquez sur le
bouton Suivant.4 Choisissez la disposition du formulaire dans la page en cliquant, par exemple, dans la zone Disposition du formulaire principal surUn aperçu du formulaire apparaît dans la page Writer. Cliquez sur Suivant.5 Indiquez au logiciel si le formulaire est utilisé seulement pour saisir des données sans consultation et modification ou, au contraire, pour saisir des données avec la possibilité de les consulter et de les mettre à
jour. Ici, choisissez la seconde solution en cochant la case Le formulaire doit afficher toutes les données. Ne cochez pas les autres cases. Cliquez sur Suivant.6 Dans la zone Appliquer les styles, choisissez la présentation du formulaire en cliquant sur une couleur, ici sur Ice Blue. Puis, dans la zone Bordure de champ, cochez la case
3D. Le résultat apparaît automatiquement dans la page Writer. Cliquez sur Suivant.7 Pour finir, intitulez le formulaire en tapant dans la zone Nom du formulaire, par exemple, Liste des DVD. Cochez ensuite la case Utiliser le formulaire, et cliquez sur
Créer. Le formulaire apparaît (voir l’illustration 2).
Etape 3 : remplissez le formulaire
1 Pour remplir le formulaire, cliquez dans la première zone, ici dansPuis tapez la donnée.2 Pour passer d’un champ à l’autre, appuyez sur la touche Tabulation (située à gauche de la touche A), ou sur la touche Entrée du clavier.3 Pour créer une nouvelle fiche, appuyez sur la touche Entrée du clavier une fois que vous avez rempli le dernier champ de la fiche ?” ici il s’agit du Genre ?”, ou cliquez en bas de
la fenêtre surUne nouvelle fiche vierge apparaît.4 Pour vous déplacer dans les fiches que vous venez de saisir, cliquez sur les boutons5 Pour supprimer une fiche dans la base de données, affichez-la en utilisant les boutons de déplacement (voir le numéro précédent) et cliquez en bas de la fenêtre sur le bouton6 Une fois la saisie terminée, choisissez dans le menu Fichier l’option Fermer. Le nom du formulaire apparaît dans la zone Formulaire de la fenêtre principale :Si vous souhaitez l’ouvrir à nouveau, double-cliquez sur son nom
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
