La semaine dernière, nous vous présentions quatre logiciels de gestion électronique de documents (Ged). Cette semaine, nous vous proposons de vous familiariser avec l’un d’eux. Novaxel, développé par un petit éditeur lyonnais, est un puissant logiciel de Ged conçu pour les entreprises. Mais étant gratuit pour les particuliers, vous auriez tort de ne pas en profiter !
Étape 1 : installez et démarrez Novaxel
1 Rendez-vous sur le site www.novaxel.fr. Cliquez sur le lien intitulé l’entreprise, puis sur Version privée. Remplissez alors le formulaire qui apparaît. Terminez en cliquant sur ValiderVous allez rapidement recevoir un courriel de Novaxel contenant un lien de téléchargement de son logiciel de Ged. Une fois le téléchargement terminé, double-cliquez sur le fichier reçu pour installer votre Ged.2 Pour lancer le logiciel, faites un clic droit sur l’icône du programme et sélectionnez Exécuter en tant qu’administrateur :La fenêtre de démarrage de Novaxel apparaît. Cliquez simplement sur OK :La fenêtre principale de Novaxel s’affiche alors.3 Considérez Novaxel comme un bureau rempli d’armoires. Chacune dispose de rayons où sont alignés des classeurs contenant des dossiers. Vous retrouvez quatre colonnes : Armoire, Rayon, Classeur et Dossier.En principe, c’est à vous de créer les armoires et de les remplir, mais pour vous aider à vous familiariser avec le logiciel, Novaxel en contient déjà treize. Cliquez sur chacune d’elles pour voir ce qu’elles contiennent.
Étape 2 : créez et organisez une armoire
1 Et si vous commenciez par archiver tous les documents ayant trait, par exemple, à la scolarité de vos enfants ? Faites un clic droit dans la colonne Armoire et sélectionnez Ajouter. Dans la Boîte de saisie d’un Classement, saisissez le nom de votre armoire ?” par exemple ECOLE ?” et cliquez sur OK :2 Vous devez définir les rayons, chacun correspondant à un thème. Par exemple, dans votre armoire ECOLE, vous pouvez réserver un rayon par enfant, en mentionnant son prénom.Pour cela, cliquez sur votre armoire. Dans la colonne Rayon, faites un clic droit et sélectionnez Ajouter. Dans la Boîte de saisie d’un Classement, saisissez le nom du nouveau rayon de l’armoire ?” par exemple PIERRE-MARIE ?” et cliquez sur l’option OK :Votre armoire contient désormais l’équivalent d’une étagère.3 Les rayons contiennent des classeurs. Vous pourriez en créer un pour y ranger, par exemple, les factures de cantine. Pour cela, faites un clic droit dans la colonne Classeur et sélectionnez Ajouter. Dans la Boîte de saisie d’un Classement, tapez le nom du nouveau classeur ?” par exemple CANTINE. Cliquez sur OK :4 Il ne vous reste plus qu’à créer votre premier dossier, que vous rangerez dans votre classeur. Ce dossier contiendra un ensemble de documents, par exemple pour une période donnée. Ainsi, pouvez-vous créer un dossier qui contiendra toutes les factures de cantine de votre enfant pour l’année 2008.Faites un clic droit dans la colonne Dossier et sélectionnez Ajouter. Dans la partie Boîte de saisie d’un Classement, saisissez le nom du nouveau dossier ?” par exemple 2008 ?” et cliquez sur OK :
Étape 3 : rangez votre premier document
Il est temps de ranger votre premier document. Et pourquoi pas une facture de cantine ?1 Double-cliquez sur le dossier 2008. Une nouvelle fenêtre apparaît. Elle affiche tous les documents classés dans le dossier 2008. Pour le moment, aucun.Si vous souhaitez numériser une facture de cantine pour la classer dans le dossier, cliquez sur le bouton Numérisation de la barre d’outils de la fenêtre :2 Notez qu’en cliquant sur la flèche à côté du bouton Numérisation, vous accédez à un menu qui permet de sélectionner et de paramétrer votre scanner :3 Si vous avez déjà numérisé cette facture, placez-la d’abord dans votre dossier Mes documents avec l’Explorateur Windows. Vous pouvez aller la chercher en cliquant sur le bouton Panières de la fenêtre de Novaxel :4 Dans la section Panières publiques, cliquez sur Mes documents et, dans la section Fichier, cliquez sur votre document. Enfin, cliquez sur le bouton Classer :Votre document est désormais classé dans le dossier 2008.Si vous n’avez pas d’autres documents à classer dans ce dossier, vous pouvez fermer sa fenêtre
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
