Vous recevez quotidiennement de nombreux e-mails. Si vous ne faites pas de rangement, vous risquez fort de ne plus vous y retrouver au bout de quelques semaines… Pour vous simplifier cette tâche, forcément ingrate, vous pouvez établir des règles permettant à votre logiciel de messagerie de les classer automatiquement. Si cette fonction est bien sûr utile pour éliminer les spams, elle permet aussi de gagner un temps précieux en appliquant un traitement spécifique (classement dans un dossier, effacement, envoi automatique d’une réponse) aux courriers qui répondent à des conditions précises (nom de l’expéditeur, mot dans l’objet ou le corps du message, etc. ). Vous pouvez, par exemple, envoyer vers un dossier donné tous les mails contenant des pièces jointes, tous ceux envoyés par un ami (en fonction de son nom), etc. La création d’une règle n’a rien de complexe. Nous l’illustrons ici avec Outlook 2000 ou XP.
1. Ouvrez la fenêtre des règles
Lancez Outlook et déroulez le menu Outils, Assistant de gestion des messages. La fenêtre qui s’ouvre vous présente les règles que vous avez peut-être déjà créées (voir écran). Pour Outlook, une règle est une action donnée (déplacement, suppression…) à appliquer aux courriers entrants ou sortants qui répondent à une condition précise. Vous créez autant de règles que vous le voulez.
2. Ajoutez une règle
Pour créer une règle, cliquez sur Nouveau. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez Démarrer à partir d’une règle vide. Cochez Vérifiez les messages à leur arrivée et cliquez sur Suivant. Dans la liste qui s’affiche, choisissez les conditions auxquelles devront répondre les messages de votre règle. Par exemple, si vous souhaitez déplacer les messages qui contiennent des termes précis, cochez les options Contenant des mots spécifiques dans l’objet et Contenant des mots spécifiques dans le corps du message.
3. Précisez les conditions
Cliquez maintenant sur le premier lien des mots spécifiques dans la partie inférieure de la fenêtre. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez par exemple gratuit et cliquez sur Ajouter. Tapez ensuite, un par un, tous les termes proscrits en cliquant chaque fois sur Ajouter (voir écran). Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK. La règle s’appliquera à tous les mails contenant au moins l’un de ces termes. Faites de même pour le second lien des mots spécifiques. Cliquez ensuite sur Suivant.
4. Choisissez une action
Vous devez maintenant indiquer à Outlook quoi faire des messages retenus. Pour cela, cochez l’option souhaitée, par exemple Démarrer une application ou L’envoyer vers un dossier spécifié. Si vous choisissez cette dernière option, cliquez sur le mot spécifié qui s’affiche en bas de la fenêtre (voir écran) et sélectionnez un dossier (ou cliquez sur Nouveau pour en créer un). Nous vous déconseillons de choisir l’option Le supprimer définitivement car les messages ainsi traités ne sont pas envoyés dans le dossier Eléments supprimés mais effacés, définitivement. Quand vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
5. Enregistrez votre règle
Dans cette étape, vous avez la possibilité de spécifier, en cochant les options correspondantes, quand la règle ne doit pas s’appliquer : par exemple, Sauf si je suis l’unique destinataire. Cliquez ensuite sur Suivant. Il ne vous reste maintenant plus qu’à donner un nom à votre règle, à activer l’option Activer cette règle (voir écran), puis à cliquer sur Terminer et OK. Les règles sont immédiatement actives.
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