Vous souhaitez réorganiser un tableau en catégories et calculez le total de chacune d’elle rapidement. Au lieu d’utiliser la formule prédéfinie ‘ Somme ‘ en sélectionnant manuellement les données à additionner, le tableur OpenOffice.org Calc propose la fonction ‘ sous-totaux ‘. Celle-ci permet d’automatiser le calcul des sommes pour chaque type de données dispersées dans la même colonne ou bien dans plusieurs colonnes. Voici, dans notre exemple, comment obtenir d’abord le total des dépenses réglées ou non, puis le total de vos dépenses par mois et par catégorie
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : Créer un sous-total simple
1 Créez dans une feuille de calcul un tableau des dépenses qui pourrait ressembler à celui proposé dans l’illustration 1.2 Vous souhaitez calculer la somme des montants réglés ou non. Pour cela, cliquez dans l’une des cellules du tableau, ici dans A1. Puis choisissez, dans le menu Données, l’option sous-totaux.3 Le logiciel sélectionne automatiquement tout le tableau et affiche la fenêtre nommée sous-totaux.A partir de l’onglet 1er groupe (voir l’illustration 2), indiquez le nom de la colonne qui va servir de regroupement. Pour cela, cliquez dans la zone Grouper par :Les noms des colonnes de votre tableau apparaissent dans une liste déroulante. Cliquez sur celle nommée Réglé ? :4 Indiquez les colonnes contenant les valeurs à calculer. Pour cela, dans la zone Calculer les sous-totaux pour, cochez seulement la case Montant :5 Choisissez la fonction de calcul à utiliser, ici prenez la fonction Somme, car nous allons totaliser le montant par rapport à la colonne Réglé ? Cliquez dans la zone Fonction, sur Somme :6 Pour que le calcul s’effectue correctement, OpenOffice.org Calc doit trier la colonne contenant les éléments à regrouper, ici Réglé ?. Cela permet de calculer le total de chaque élément, puis le montant total pour tous les éléments.Pour cela, cliquez en haut de la fenêtre sur l’onglet Options :Si ce n’est pas déjà fait, cochez, dans la partie Groupes, la case Trier au préalable la plage selon les groupes.Puis, dans la partie Trier, indiquez l’ordre chronologique du tri. Ici, cochez la case Croissant :7 Cliquez sur OK. Le résultat apparaît dans l’illustration 3 : un sous-total est indiqué pour chaque donnée regroupée et un total général, à la fin du tableau.Remarque : pour manipuler ce tableau, rendez-vous à l’étape 3.
Etape 2 : Créez des sous-totaux complexes
Vous pouvez aussi effectuer des sous-totaux plus complexes avec différents regroupements. Par exemple, pour obtenir le montant total par mois et le sous-total pour chaque catégorie par mois.1 Si vous avez déjà fait un sous-total dans le tableau, annulez-le. Pour cela, cliquez dans une des cellules du tableau, puis choisissez, dans le menu Données, l’option sous-totaux. En bas de la fenêtre affichée, cliquez sur le bouton Supprimer.2 Pour commencer, indiquez que vous voulez calculer les sous-totaux pour chaque mois en cliquant dans une des cellules du tableau, puis choisissez dans le menu Données, l’option sous-totaux.A partir de l’onglet 1er groupe, dans la zone Grouper par, cliquez sur Mois.Dans la zone Calculer les sous-totaux pour, cochez seulement Montant.Dans la zone Fonction, cliquez sur Somme.3 Précisez au logiciel que vous voulez ajouter le sous-total pour chaque catégorie par mois. Pour cela, cliquez en haut de la fenêtre sur l’onglet 2e groupe :Dans la zone Grouper par, cliquez sur Catégories.Dans la zone Calculer les sous-totaux pour, cochez seulement Montant.Dans la zone Fonction, cliquez sur Somme.4 Vérifiez que dans l’onglet Options, les cases Trier au préalable la plage selon les groupes et Croissant sont cochées.Le regroupement s’effectuera d’abord sur les mois, et ensuite sur les catégories pour chaque mois.5 Validez en cliquant sur le bouton OK.Le résultat apparaît dans l’Illustration 4 : la mention A indique les sous-totaux pour chaque mois et la mention B les sous-totaux pour chaque catégorie par mois.
Etape 3 : Manipulez un tableau de sous-totaux
Lorsque les sous-totaux apparaissent dans le tableau, vous avez dû remarquer aussi qu’à gauche de celui-ci une nouvelle barre est apparue avec des chiffres en haut et des signes ?” dans la longueur de la barre :OpenOffice.org Calc a créé un plan qui permet de développer ou de réduire les niveaux de totaux et de sous-totaux entre les lignes.1 Les chiffres en haut de la barre correspondent aux indicateurs de niveau des lignes :Lorsque vous cliquez sur l’un des numéros, le tableau se transforme pour ne laisser voir qu’un nombre limité de lignes, correspondant à un niveau de détail :Cliquez sur le bouton 1 pour obtenir la représentation la moins détaillée des lignes du tableau. Elle ne laisse apparaître que le total général dans le tableau :Cliquez sur le bouton 2 pour afficher seulement les sous-totaux par mois :Cliquez sur le bouton 3 pour afficher seulement les sous-totaux par mois et par catégorie (voir l’illustration 5).Cliquez sur le bouton 4 pour afficher tout le contenu du tableau : totaux, sous-totaux et données.2 Pour réduire ou développer partiellement le contenu du tableau, utilisez les signes + ou ?”.Par exemple pour obtenir le résultat des sous-totaux pour chaque mois, ainsi que le détail des données de la catégorie Alimentation du mois d’avril :pour afficher les sous-totaux pour chaque mois, cliquez sur le bouton 2 ;pour afficher le détail du mois d’avril, cliquez sur le signe + devant avril Somme :pour afficher le détail de la catégorie Alimentation du mois d’avril, cliquez sur le signe + devant Alimentation Somme :Le résultat apparaît dans l’illustration 6
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