Habituellement, pour effectuer des sommes dans un tableau, vous utilisez la formule prédéfinie Somme automatique en sélectionnant manuellement les données à additionner. Vous pouvez éviter cette manipulation en utilisant la fonction
Sous-totaux d’Excel. Il est possible de l’appliquer également pour additionner des valeurs classées selon un type de données, dispersées dans la même colonne d’un tableau sans avoir à les sélectionner une par une. Voici, dans notre exemple, comment
obtenir le total de vos dépenses par mois et par catégorie (loisirs, alimentations, payées ou non, etc. )
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : créez un sous-total simple
Vous souhaitez connaître le montant des sommes que vous avez payées ou qu’il vous reste à payer.1 Dans une feuille de calcul, créez un tableau de vos dépenses qui pourrait ressembler à celui qui se trouve dans l’Illustration 1 ci-dessus.2 Pour que la fonction Sous-total s’effectue correctement, faites d’abord un tri sur la colonne contenant les éléments à regrouper. Celui-ci va permettre au logiciel de calculer le total de chaque élément, puis le montant
total pour tous les éléments.Pour cela, cliquez dans l’une des cellules du tableau de la colonne intitulée Dû ?, ici sur la cellule D2 :Attention : ne sélectionnez pas d’autres cellules dans ce tableau sinon vous risquez de mélanger les valeurs.3 Effectuez le tri en ordre chronologique croissant en cliquant en haut de l’écran sur le boutonToutes les données communes dans la colonne Dû ? se regroupent en ligne.4 Maintenant, vous pouvez obtenir le sous-total pour les montants réglés ou non-réglés en cliquant dans l’une des cellules du tableau. Choisissez ensuite dans le menu Données, l’option
Sous-totaux.5 Dans la fenêtre Sous-total qui s’affiche, choisissez la colonne qui va servir de regroupement, ici Dû ?. Pour cela, cliquez sur la flèche de la zone A chaque changement
de :La liste des champs (en-tête des colonnes) du tableau apparaît. Cliquez sur6 Indiquez la fonction de calcul à utiliser. Ici, choisissez la fonction Somme, puisque nous allons totaliser le montant par rapport à la colonne Dû ?. Pour cela, cliquez sur la flèche de la
zone Utiliser la fonction, puis dans la liste proposée, cliquez sur7 Pour finir, choisissez les colonnes dont les valeurs vont être calculées. Pour cela, cochez seulement dans la zone Ajouter un sous-total à, la case8 Validez en cliquant sur le bouton OK. Excel crée alors un sous-total pour chaque donnée regroupée et à la fin du tableau apparaît un total général (voir Illustration 2).Remarque : pour manipuler ce tableau, rendez-vous à l’Etape 3.9 Pour retrouver le tableau d’origine, cliquez dans une des cellules du tableau, puis choisissez dans le menu Données, l’option Sous-totaux et cliquez sur le bouton Supprimer
tout.
Etape 2 : créez des sous-totaux complexes
Vous pouvez aussi effectuer des sous-totaux plus complexes avec différents regroupements. Par exemple, vous désirez obtenir le montant total par mois et le sous-total pour chaque catégorie par mois.1 Pour commencer, effectuez un tri plus complexe que dans l’Etape 1. Pour cela, cliquez dans la cellule A1 du tableau et choisissez dans le menu Données, l’option Trier.2 Dans la fenêtre affichée, vérifiez qu’Excel différencie le nom des champs (Mois, Catégorie, etc. ) et les données du tableau en cochant dans la partie Ma plage de données a une ligne de titres, la
case3 Indiquez deux critères de tri : le premier permet de regrouper les mois et le second les catégories pour chaque mois. Pour cela, cliquez sur la flèche située dans la partie Trier par (là l’ancien tri a
été mémorisé par Excel) :Dans la liste qui se déroule, cliquez surPuis indiquez l’ordre chronologique du tri en cochant à droite de la partie Trier par, la casePour le deuxième critère de tri, refaites les mêmes manipulations dans la partie Puis par, en choisissant le champ et un ordre chronologique Croissant :Validez le tri complexe en cliquant sur le bouton OK.4 Effectuez maintenant le calcul des sous-totaux par mois en cliquant dans une des cellules du tableau. Puis choisissez dans le menu Données, l’option Sous-totaux :
Dans la zone A chaque changement de, choisissez le champ Mois.
Dans la zone Utiliser la fonction, cliquez sur Somme.
Dans la zone Ajouter un sous-total à, cochez seulement la case Montant. Cliquez sur le bouton OK.5 Effectuez le calcul des sous-totaux des catégories pour chaque mois. Ces résultats ne doivent pas faire disparaître ceux obtenus précédemment. Pour cela, choisissez dans le menu Données, l’option
Sous-totaux. Puis, pour ne pas effacer les résultats précédés, décochez en bas de la fenêtre, la case Remplacer les sous-totaux existants.6 Précisez maintenant, les paramètres pour obtenir le résultat par catégorie :
Dans la zone A chaque changement de, choisissez le champ Catégorie.
Dans la zone Utiliser la fonction, cliquez sur Somme.
Dans la zone Ajouter un sous-total à, cochez seulement la case Montant.Cliquez sur le bouton OK.Excel affiche les sous-totaux pour chaque mois (A dans l’Illustration 3) et ceux pour chaque catégorie dans les mois (B dans l’Illustration 3).
Etape 3 : manipulez un tableau de sous-totaux
Lorsque les sous-totaux apparaissent dans le tableau, vous obtenez également à gauche de l’écran une nouvelle barre avec en haut des chiffres et dans la longueur de la barre des signes – :En fait, Excel crée un plan qui permet de développer ou de réduire les niveaux de totaux et sous-totaux entre les lignes.1 Les chiffres en haut de la barre correspondent aux indicateurs de niveau des lignes :Lorsque vous cliquez sur l’un des numéros, le tableau se transforme pour ne laisser voir quun nombre limité de lignes, correspondant à un niveau de détail :Cliquez sur le bouton 1 pour obtenir la représentation la moins détaillée des lignes. Elle ne laisse apparaître que les totaux :Cliquez sur le bouton 2 pour afficher seulement les sous-totaux par mois :Cliquez sur le bouton 3 pour afficher seulement tous les sous-totaux par mois et par catégorie :Cliquez sur le bouton 4 pour afficher tout le contenu du tableau : totaux, sous-totaux et données.2 Vous pouvez aussi réduire ou développer partiellement le contenu du tableau en utilisant les signes + ou –. Vous désirez, ici, afficher le résultat des sous-totaux pour chaque mois ainsi que le
détail du mois de janvier : affichez les sous-totaux pour chaque mois en cliquant sur le bouton 2, puis pour afficher le détail de tout le mois de janvier, cliquez sur le + situé devant :
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