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Google Documents : tous vos besoins bureautiques à portée de clic

Simple outil permettant de taper du texte pour le webmail Gmail, Google Documents s’est petit à petit enrichi de nouveaux services : un tableur en ligne, un logiciel de présentation en ligne, un espace de stockage collaboratif, etc. Parti de tous petits riens, Google a construit une suite bureautique complète, gratuite, qui peut désormais rivaliser avec les suites commerciales.

Pour en profiter, il suffit de disposer d’un compte Google. Tous les services Google utilisent le même identifiant. Ainsi, si vous disposez déjà d’une adresse de courrier électronique Gmail, c’est avec cette adresse et le mot de passe associé que vous pouvez bénéficier des services de Google Documents.

Pour accéder au service lui-même, rien de plus simple : depuis la page principale de Google, connectez-vous avec votre identifiant, si ce n’est déjà fait, et cliquez sur le petit lien Plus en haut à gauche, et dans la liste qui apparaît, sélectionnez Documents.

L’interface principale de Google Documents permet de conserver des fichiers, de les classer, de les regrouper par dossiers, de gérer les autorisations pour chacun (partage public ou privé, modification par d’autres utilisateurs ou simple consultation). Nouveauté : vous pouvez depuis peu utiliser Google Documents pour importer tout type de fichiers et les y stocker. L’espace de stockage est partagé avec celui disponible pour Gmail, c’est-à-dire un peu plus de 7 Go. Cet espace de stockage et de gestion des documents est simple et clair.

Pour créer un nouveau document, il suffit de cliquer sur le bouton Nouveau en haut à gauche. Sélectionnez alors le type de documents à créer. Pour une utilisation non professionnelle, les deux seules entrées qui vous intéresseront vraiment sont Document et Feuille de calcul, renvoyant respectivement sur le traitement de texte et le tableur.

Le traitement de texte n’effrayera personne : les outils y sont très classiques. Au fur et à mesure de la frappe, vous vous apercevrez que Google Documents dispose d’un correcteur orthographique intégré (s’il ne semble pas activé, vous pouvez le mettre en marche manuellement par la combinaison des touches Ctrl + Maj. + K). Vous pouvez changer la police de caractères, les styles, la couleur de la police, insérer des images, des hyperliens, créer une table des matières, ajouter des notes de bas de page, des commentaires, forcer un saut de page pour l’impression, etc. Les fonctions essentielles sont là. Et même un peu plus : si vous souhaitez insérer un dessin, un logiciel de dessin vectoriel est intégré ! Une fois vos documents terminés, vous pouvez les imprimer, les stocker dans Google Documents, ou bien tout simplement les télécharger dans les formats les plus courants, dont le PDF.

La deuxième brique primordiale de Google Documents, c’est la fonction tableur. En bref, en créant une nouvelle feuille de calcul, vous découvrirez un tableur ressemblant à s’y méprendre… à n’importe quel autre tableur (celui de Microsoft Office ou celui d’OpenOffice.org). Formats de nombres, de devises, de dates, création de formules complexes, génération de graphiques, rien ne manque. Le seul bémol ? L’incompatibilité avec les macros contenues dans les feuilles de calcul Excel.

http://docs.google.com

Zoho : le pionnier de la bureautique en ligne

Avec les plus grands acteurs de l’informatique engagés dans la bataille (Google, Microsoft…), on en oublierait presque de rendre ses lauriers à Zoho. Car le vrai précurseur de la vague des logiciels en ligne, c’est bien lui. Depuis 2005, Zoho a bâti une suite bureautique complète, entièrement gratuite et disponible en ligne, sans installation. On y retrouve toutes les briques essentielles d’une suite : traitement de texte, tableur, présentation, espace de travail collaboratif, bloc-notes, messagerie et pense-bête. Chacun des logiciels de la suite est incroyablement complet, bien plus proche d’un vrai logiciel à installer que ceux de la concurrence.

Très intéressant, Zoho Writer, le traitement de texte, est compatible avec la technologie Gears de Google. En clair, Zoho Writer peut, si vous utilisez le navigateur Chrome, être utilisé en mode déconnecté, c’est-à-dire sans connexion à Internet ! Il suffit de cliquer sur le lien Hors connexion en haut de la page. Dès lors, Zoho peut devenir une alternative à tout autre traitement de texte, à utiliser directement dans votre navigateur !

www.zoho.com

Office Web Apps : le futur d’Office

C’est un peu la croix et la bannière pour découvrir, à l’heure actuelle, la version en ligne de la suite bureautique de Microsoft. Mais c’est possible ! Pour y arriver, il faut tout d’abord disposer d’un compte Live ID (Hotmail ou Live par exemple), télécharger puis installer la version bêta de Microsoft Office 2010. Cliquez sur le bouton Télécharger, puis suivez les instructions. Attention : si vous disposez déjà d’une version d’Office, cette nouvelle version bêta aura une fâcheuse tendance à venir empiéter sur le territoire de cette dernière, ouvrant par exemple par défaut tous les fichiers aux formats.doc ou.xls. Pas pratique.

Une fois la manœuvre effectuée, vous pouvez enregistrer en ligne directement depuis Office 2010 les documents Excel et PowerPoint, en passant par le service de stockage de fichiers de Microsoft, SkyDrive. Avec un document ouvert, cliquez sur le menu Fichier, puis sur Partager, et enfin sur Enregistrer dans SkyDrive. Dès lors, vous pourrez accéder à ces fichiers pour les consulter ou les modifier en ligne directement dans votre navigateur, en vous rendant à l’adresse http://skydrive.live.com.

Il reste encore beaucoup de travail à Microsoft pour rendre ces services vraiment intéressants : s’ils clonent à merveille l’interface et le fonctionnement des logiciels classiques, ils n’en offrent qu’une infime partie des possibilités. A suivre donc, avec la sortie finale, prévue pour juin 2010, en même temps que la version finale d’Office 2010.

Microsof Office 2010 version bêta