Bien utiliser les raccourcis clavier

Vous créez ou modifiez tous les jours des tableaux de tarifs, des listes de données, des relevés de notes… Savez-vous que les innombrables raccourcis clavier d’Excel peuvent vous faire gagner un temps précieux en évitant le perpétuel va-et-vient entre clavier et souris. Voici quelques-unes de ces combinaisons de touches.

01. Sélectionnez un tableau

Vous avez ouvert un tableau volumineux qui ne tient pas sur un seul écran ? Utilisez Ctrl + Origine pour accéder en haut à gauche de la feuille (la cellule A1) ou Ctrl + Fin pour sélectionner la dernière cellule du tableau (en bas à droite). Moins connue, la combinaison Ctrl + * sélectionne tout le tableau. Pratique si vous voulez changer la police ou la couleur des caractères.

02. Accélérez le déplacement du pointeur

Pour accéder facilement aux bornes d’un tableau, cliquez n’importe où dans le tableau puis appuyez sur la touche Fin suivie d’une des quatre touches fléchées (Haut, Bas, Gauche ou Droite). Attention : il faut sélectionner Fin, puis l’autre touche, pas les deux en même temps. Ainsi, Fin Droite déplace le curseur jusqu’à l’extrémité droite de votre tableau, Fin Bas jusqu’à son extrémité inférieure et ainsi de suite. Si vous partez d’une cellule vierge, la touche Fin suivie d’une touche de direction déplace le pointeur dans cette direction jusqu’à ce qu’il rencontre une cellule occupée. Si votre classeur se compose de plusieurs feuilles (plusieurs onglets), vous pouvez passer d’une feuille à l’autre par les combinaisons Ctrl + Page précédente et Ctrl + Page suivante.

03. Insérez ou supprimez ligne et colonne

Pour insérer une ligne dans une feuille, par exemple avant la ligne 5, sélectionnez une cellule quelconque de cette ligne, puis tapez Maj + Espace pour sélectionner toute la ligne, puis Ctrl + + (la touche + du pavé numérique) pour insérer une ligne vierge. Pour ajouter une colonne avant la colonne D, sélectionnez une cellule de cette colonne, puis tapez Ctrl + Espace
, puis
Ctrl + +. Pour supprimer une ligne ou une colonne, sélectionnez-la comme expliqué ci-dessus puis tapez Ctrl + –.

04. Activez le mode de défilement

Appuyez sur la touche Arrêt Défil (en haut à droite du clavier). Désormais, quand vous tapez une des quatre touches fléchées, ce n’est plus le pointeur de cellules qui se déplace, mais l’ensemble de la feuille (le symbole DEF s’affiche dans la barre d’état). Très pratique pour consulter facilement un tableau qui dépasse légèrement la taille de l’écran. Une nouvelle pression sur Arrêt Défil désactive le mode de défilement.

05. Créez vos propres raccourcis

Inexplicable lacune : Excel ne permet pas d’affecter un raccourci clavier à une commande. Mais vous pouvez ruser en créant une macro qui exécutera cette commande, puis affecter votre raccourci clavier… à la macro. Rassurez-vous, c’est élémentaire et vous n’aurez rien à programmer ! Mettons que vous vouliez affecter le raccourci Ctrl + b à la commande Aperçu des sauts de page. Déroulez le menu Outils, Macro, Nouvelle macro. Dans la liste Enregistrer la macro dans, choisissez Classeur de macros personnelles (pour que votre raccourci fonctionne dans n’importe quel classeur Excel). Dans le champ Touche de raccourci, tapez b puis cliquez sur OK. Choisissez l’action que vous voulez automatiser (ici, déroulez le menu Affichage, Aperçu des sauts de page). Ne faites aucune autre commande et cliquez sur Arrêter l’enregistrement de la petite barre d’outils qui s’est affichée. C’est fait : désormais, Ctrl + b active l’aperçu des sauts de page.