Quand vous rédigez une lettre, certaines données se trouvent toujours au même endroit, par exemple l’adresse du destinataire, la signature, etc. Si vous tapez ces données dans un formulaire, Word se charge automatiquement de les insérer au bon endroit dans la lettre. En insérant des signets, vous lui permettrez de repérer les données du formulaire. Puis, avec l’aide de l’utilitaire Visual Basic Editor, vous créerez une boîte de dialogue dans laquelle vous taperez les données à insérer dans votre lettre, puis trois macros
Patricia Frein
Etape 1 : préparez le document
1 A partir d’un document vierge, tapez les données qui apparaîtront toujours dans la lettre : son objet, vos coordonnées, votre signature, etc. (voir l’illustration 1).2 Pour faciliter les manipulations et le repérage dans la page, affichez les caractères non imprimables (retour ligne, espace, etc. ) en cliquant surAffichez aussi les marques qui vont indiquer où se trouvent les signets que vous allez insérer dans le point 4. Choisissez dans le menu Outils la commande Options. Dans l’onglet Affichage, cochez la case Signets :3 Entre vos coordonnées et l’objet, prévoyez l’emplacement où apparaîtront les données que vous taperez dans la boîte de dialogue (ici les coordonnées du destinataire).Dans notre exemple, cliquez sur la ligne :Dans le menu Format, choisissez l’option Paragraphe. A partir de l’onglet Retrait et espacement, dans la zone Avant le texte, tapez, par exemple, la valeur 9. Cliquez sur OK. Le paragraphe se déplace à 9 cm à droite dans la page :4 Nous allons maintenant insérer les signets qui indiqueront où doivent être placées les données de la boîte de dialogue. Pour cela, choisissez dans le menu Insertion l’option Signet. Dans la zone Nom du signet, tapez Nom, puis cliquez sur Ajouter et appuyez sur la touche Entrée du clavier. La marque du signet apparaît ainsi :Refaites ce point pour insérer trois autres signets nommés Adresse1, Adresse2 et CP_ Ville. Vous obtenez ainsi 4 signets (voir l’illustration 1).Attention : le nom d’un signet ne comporte pas d’espaces. Ils sont remplacés par le trait de la touche 8 du clavier alphanumérique.5 Enregistrez maintenant en tant que modèle le document que vous avez créé. Dans le menu Fichier, choisissez l’option Enregistrer sous. Cliquez sur la flèche de la zone Type de fichier, puis sur Modèle de document (*.doc). Restez dans la bibliothèque des modèles proposés par le logiciel et tapez, dans la zone Nom de fichier, l’intitulé. Par exemple, Lettre. Cliquez sur Enregistrer.
Etape 2 : créez la boîte de dialogue
1 Vérifiez que vous avez le droit d’utiliser des macros. Pour cela, choisissez dans le menu Outils l’option Macro et cliquez sur Sécurité. Dans l’onglet Niveau de sécurité, cochez la case Niveau de sécurité moyen. Cliquez sur le bouton OK.2 Pour créer la boîte de dialogue (voir l’illustration 2), ouvrez l’utilitaire Visual Basic Editor : dans le menu Outils, choisissez l’option Macro et cliquez sur Visual Basic Editor. En haut à gauche dans la fenêtre Projet, cliquez sur This Document du dossier Project (Lettre) :3 Dans le menu Insertion, choisissez l’option UserForm. Dans la partie droite, la structure de la fenêtre s’ouvre (voir l’illustration 4) avec une barre d’outils appelée Boîte à outils contenant les objets à insérer dans la fenêtre.4 Insérez les zones de texte servant à taper les données. Il y aura autant de zones de texte que de signets (créés dans le point 3 de l’étape précédente), ici vous en aurez 4. Pour cela, cliquez dans la Boîte à outils sur le boutonPlacez le pointeur dans la structure de la fenêtre. Le pointeur suivant apparaît :Cliquez. Une zone de texte apparaît :Vous pouvez l’agrandir en effectuant un cliquer-glisser avec les poignées de redimensionnement entourant la zone de texte.5 A partir de la fenêtre des caractéristiques située en bas à gauche de l’écran, précisez les propriétés de la zone.Nommez-la en cliquant dans la zone (Name). Le nom donné par défaut est TextBox suivi d’un numéro (TextBox1). Remplacez-le par Nom et appuyez sur la touche Entrée.Indiquez ensuite à l’utilisateur ce qu’il doit taper dans la zone. Dans la fenêtre des caractéristiques, cliquez dans la partie Text et tapez Tapez le nom du destinataire ici. Appuyez sur la touche Entrée du clavier :Refaites les points 4 et 5 pour insérer les 3 zones restantes. Indiquez pour chaque zone les caractéristiques suivantes :
dans la propriété (Name) l’intitulé : Adresse1, Adresse2, CP_Ville.
dans la propriété Texte l’intitulé : Tapez l’adresse 1, Tapez l’adresse 2 (facultative), Tapez le CP et la ville.6 Insérez deux boutons qui vont valider ou annuler les données dans le document en cliquant sur Cliquez à l’endroit où doit apparaître le bouton. Refaites cette manipulation pour insérer l’autre bouton. Puis indiquez pour chaque bouton ses propriétés :
dans la propriété (Name) : bt_ok et bt_annuler ;
dans la propriété Caption l’intitulé : Valider et Annuler.
Etape 3 : créez les macros
Macro bt_ok_Click()Elle permet d’insérer le contenu de la boîte dans le document. Double-cliquez sur le bouton Valider de la boîte de dialogue, puis cliquez entre les deux lignes suivantes :Tapez le code qui se trouve en haut de l’illustration 5.Macro bt_annuler_Click()Elle permet d’annuler l’ouverture de la boîte sans rien inscrire dans le document.
près le End Sub de la macro nommée bt_ok_Click(), tapez le code Private Sub bt_annuler_ Click() qui se trouve en bas de l’illustration 5.
Macro Document_Open() Elle permet d’afficher la boîte de dialogue à l’ouverture du document. En haut à gauche de la fenêtre Projet, double-cliquez surDans la partie droite, tapez le code de l’Illustration 6.
Etape 4 : utilisez la boîte
1 Fermez l’utilitaire Visual Basic Editor en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Fermer et retourner à Microsoft Word.2 Enregistrez le document en choisissant dans le menu Fichier l’option Enregistrer.3 Pour tester le document, fermez-le puis choisissez, dans le menu Fichier, l’option Nouveau.Dans la partie Créer à partir d’un modèle du volet à droite de l’écran, cliquez sur Modèles généraux. Puis double-cliquez sur le nom du modèle, ici il s’agit de Lettre.Le document s’ouvre avec la boîte de dialogue en premier plan (voir l’illustration 2) à remplir. Lorsque vous validez, les données se placent au bon endroit (voir lillustration 3)
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