Pour attirer l’attention sur certaines données d’un tableau, vous pouvez afficher des images représentant différentes alertes à l’ouverture du classeur. Notre exemple portera sur la gestion d’une cave à vins : une image
spécifique apparaîtra en fonction de l’année optimale de dégustation de chaque vin.Pour cela, il faut utiliser les macros : elles permettent d’automatiser les tâches répétitives. Vous allez donc créer deux macros. La première servira à insérer les images des alertes à l’ouverture du classeur. La seconde
fonctionnera lors de la fermeture du classeur. Elle aura pour principale fonction de supprimer toutes les images apparues dans le tableau afin que celui-ci se mette à jour lors d’une prochaine ouverture
Etape 1 : préparez la feuille
1 En vous aidant de l’illustration 1, créez la feuille de calcul.2 Pour afficher l’année courante automatiquement, cliquez dans la cellule B1 et tapez la formule : =ANNEE(AUJOURDHUI())Validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier.3 Créez la légende en insérant deux images différentes dans les cellules A2 et A3.Remarque : augmentez la hauteur des lignes, adaptez la taille des images à celle des cellules et positionnez-les afin de les rendre bien visibles à l’écran et à l’impression.Pour les cellules du tableau qui vont accueillir les images (ici celles de la colonne D), prévoyez la même hauteur de ligne et la même largeur de colonne que celles de la légende. Ainsi les images
seront à la bonne taille et placées correctement dans les cellules lorsqu’elles seront insérées automatiquement par la macro, par exemple :4 Enregistrez le classeur dans le dossier où vous stockez habituellement vos documents et nommez-le, par exemple Cave à vins.
Etape 2 : créez les macros
Une fois que la structure de la feuille est terminée, créez les deux macros qui vont se déclencher automatiquement à l’ouverture et à la fermeture du classeur.Effectuez les manipulations suivantes.1 Avant de créer les macros, vérifiez le niveau de sécurité d’Excel pour les automatisations de tâches. Pour cela, reportez-vous à l’encadré page ci-contre.2 Choisissez, dans le menu Outils, l’option Macro. Dans le menu déroulant, cliquez sur3 Le volet gauche de la fenêtre affiche les projets nommés VBAProject correspondant aux différents classeurs ouverts. Pour les différencier, le nom du classeur apparaît entre parenthèses
à droite de VBAProject, par exemple :Celui qui nous intéresse correspond à VBAProject (Cave à vins. xls).Pour que les macros démarrent automatiquement à l’ouverture ou à la fermeture du classeur, indiquez où le code doit être tapé. Pour cela, double-cliquez dans le projet VBAProject (Cave à vins.xls)
sur4 Dans la page blanche du volet droit, tapez le code correspondant aux deux macros (voir l’illustration de cette page).Chaque macro débute par la mention Private Sub, suivie du nom de la macro, et se termine par End Sub.Voici une petite explication sur les éléments de chaque macro et leurs actions :Workbook_Open se déclenche à l’ouverture du classeur. Cette macro réunit deux actions principales.La première permet l’affichage d’une des images de la légende d’après l’année de dégustation et l’année en cours. Le code correspondant se trouve entre If Range… et End
If.La seconde est une boucle qui effectue la première action pour chaque ligne du tableau jusqu’à ce que le programme rencontre une ligne vide et s’arrête. Les codes commençant et finissant la boucle sont Do
Until… et Loop.Workbook_BeforeClose se déclenche à la fermeture du classeur. Cette macro effectue la suppression de toutes les images du tableau, sauf celles de la légende. Cette macro est nécessaire car, sans elle,
à chaque ouverture du classeur, les images insérées automatiquement (par la macro Workbook_Open) se cumuleraient les unes sur les autres. Au bout de quelques mois le fichier s’alourdirait tant qu’il deviendrait
illisible.5 Enregistrez les macros en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer Cave à vins.xls.6 Fermez la fenêtre de code en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Fermer et retourner à Microsoft Excel.
Etape 3 : testez les macros
1 Enregistrez toutes les modifications, puis fermez le classeur. Normalement, une fenêtre d’erreur Microsoft Visual Basic apparaît. Cliquez sur les boutons
Fin et Non.2 Ouvrez à nouveau le classeur. Si vous avez choisi un niveau de sécurité moyen (voir l’encadré), une fenêtre s’affiche. Cliquez sur Activer les macros.3 Si vous n’avez pas fait d’erreur dans la macro Workbook_Open, les cellules de la colonne D du tableau se remplissent automatique (voir
l’illustration 2).4 Vous pouvez compléter cette liste en ajoutant des vins. Mais surtout, laissez les cellules de la colonne D vides. Fermez à nouveau le classeur. Derrière la fenêtre de sauvegarde, vous
constatez que la colonne s’est vidée. Répondez Oui à la question posée
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