Automatiser les actions

1. Affichez l’onglet développeur

Si vous venez de passer à Word 2007, vous avez peut-être cru que les macros avaient disparu ! En fait, le menu Développeur, qui contient les outils nécessaires à la gestion des macros, n’est pas affiché par défaut. Pour le rétablir, cliquez sur le bouton Office, puis Options Word. Dans l’onglet Standard, cochez Afficher l’onglet Développeur… et validez par OK.

2. Faites une répétition

Vous allez, au début, utiliser l’Enregistreur de macros. Cet outil note scrupuleusement toutes les actions que vous faites à la souris et au clavier et les transcrit en VBA (Visual Basic for Application), le langage macro des logiciels Office. Mais attention : cet enregistrement n’offre aucune intelligence ! Tout est noté, y compris vos erreurs ! Par conséquent, mieux vaut, avant de vous lancer, savoir exactement l’enchaînement des commandes à utiliser.
Prenons un cas réel : vous recevez de nombreux textes pour lesquels vous voulez attribuer à l’ensemble une police Verdana en corps 10 et un interligne de paragraphe de 1,5 ligne. Bien entendu, si vous n’avez que deux commandes à enregistrer, vous irez plus vite sans macro : ne considérez donc ce qui suit que comme un premier exemple.

3. Créez votre première macro

Dans l’onglet Développeur, cliquez sur Enregistrer une macro. Donnez le nom Formatage à la macro et choisissez d’enregistrer la macro dans Normal.dotm : elle sera ainsi utilisable dans tous vos documents. Le cas échéant, saisissez un commentaire puis cliquez sur OK.

C’est parti ! La petite cassette qui accompagne maintenant le pointeur de la souris vous rappelle que vous êtes en mode d’enregistrement.

4. Enregistrez les commandes

Tapez Ctrl + A pour sélectionner tout le document. Activez le menu Accueil. Avec les listes Police, choisissez successivement une fonte Verdana et une taille de 10 (rien n’apparaît dans les listes, c’est normal). Cliquez sur le bouton placé à droite de la zone Paragraphe. Dans la boîte de dialogue Paragraphe, activez l’onglet Retrait et espacement. Dans la liste Interligne, choisissez 1,5 ligne et cliquez sur OK. C’est terminé. Activez maintenant l’onglet Développeur et cliquez sur Arrêter l’enregistrement.

5. Lancez la macro

Ouvrez maintenant n’importe quel document. Activez l’onglet Développeur puis cliquez sur Macros. Sélectionnez Formatage et cliquez sur Exécuter. Après une fraction de seconde, votre texte est maintenant en police Verdana 10 avec un interligne de 1,5 ligne.

6. Associez la macro à un bouton

Si vous devez lancer souvent cette macro, autant l’associer à un bouton sur la Barre d’outils Accès rapide. Pour cela, cliquez sur le bouton Office puis sur Options Word. Activez l’onglet Personnaliser. Dans la liste Choisir les commandes, sélectionnez Macros. Dans la liste de gauche, sélectionnez Normal.Newmacros.Formatage et cliquez sur Ajouter>> puis sur OK. Malheureusement, la place, sur cette barre d’outils, est limitée. De plus, il s’avère impossible de modifier l’image des boutons. On est donc loin de la souplesse des précédentes versions de Word !

7. Affichez le code source de votre macro

Jusqu’à présent, l’enregistreur de macros vous a masqué le code qu’il avait produit. Vous voulez le voir ? Dans l’onglet Développeur, cliquez sur Visual Basic. L’éditeur VBA affiche le listing de la macro. Vous y retrouvez les commandes que vous avez exécutées, par exemple Selection.FontName = “ Verdana ”.
Remarquez que l’enregistreur a créé un code « lourd ». Ainsi, il a ajouté les instructions Space BeforeAuto et SpaceAfterAuto (espace avant et après les paragraphes) alors que nous n’avions rien spécifié de tel. Cet enregistreur est en effet un outil rudimentaire, qui ne convient que pour des procédures simples et sans décision à prendre.

Pour tous les autres cas, vous écrirez vos macros directement dans l’éditeur VBA. La description de ce langage sortirait du cadre de ce guide (les possibilités sont infinies), mais nous vous conseillons, si vous êtes curieux, de consulter le livre VBA Word 2007 d’Anne Lavergne, paru aux éditions ENI.