Apprivoisez la nouvelle interface

Bien vu !

Des nouveautés communes à tous les programmes

La copie de données d’un logiciel à un autre a été améliorée. Lors de l’insertion d’un tableau Excel dans un document Word, par exemple, le format des cellules du tableau est préservé et le tableau est
automatiquement redimensionné pour tenir sur une page.

Les listes déroulantes de police et de taille peuvent être agrandies à volonté. Il suffit, pour cela, de faire glisser vers le bas le bord inférieur de ces listes, après les avoir déroulées.

Une barre d’outils apparaît dans les menus locaux (ou contextuels) activés par un clic du bouton droit. Il devient ainsi beaucoup plus facile de changer la taille, la police ou encore la couleur du texte que
vous avez sélectionné.

Le curseur de zoom, en bas à droite de la fenêtre, permet de modifier, à la souris, le facteur de zoom de l’affichage de 10 % à 400 % (500 % dans Word) (voir écran).

Le soulignement des textes (Word) et des cellules (Excel) peut maintenant se faire avec un grand choix de couleurs. C’est aussi le cas pour le remplissage des cellules et la couleur de fond des textes. Dans
certains cas, l’usage de dégradés de couleurs est possible.

Le convertisseur de documents (accessible via le menu Office, Convertir) transforme en document Office 2007 tout fichier créé avec une ancienne version de la suite.

Les styles automatiques permettent la création facile de documents sur un canevas précis.

Le trombone, cette petite figurine associée à l’Aide, a définitivement disparu. Ouf !

Découvrez les menus et le ruban

Office 2007 n’a pas totalement abandonné la notion de menus. Seulement désormais, ils ne sont plus déroulants, et se comportent comme des onglets. Chacun d’eux est associé à un ruban différent.

Le bouton Office

Parmi les programmes d’Office 2007, seul Outlook conserve partiellement l’allure de son prédécesseur. Découvrez donc l’interface des autres logiciels en lançant Word, par exemple. Cliquez sur le bouton Office,
en haut, à gauche de l’écran, pour faire apparaître le menu Office. Quelques commandes du menu Fichier des anciennes versions d’Office y sont présentes (Nouveau, Ouvrir, Imprimer…). La colonne de droite
du menu Office affiche la liste (vide pour l’instant) des documents que vous avez récemment ouverts. Bonne surprise : cette liste peut recevoir cinquante fichiers, contre neuf au maximum pour Office XP/2003 (voir écran
haut). Certaines commandes du menu Office, par exemple Enregistrer sous… sont suivies d’une petite flèche à droite qui donne accès à davantage d’options (voir écran bas). Nous y
reviendrons.

La barre d’outils Accès rapide

Juste à côté du bouton Office, la barre d’outils Accès rapide regroupe quelques boutons qui donnent accès aux commandes les plus fréquentes, comme Enregistrer, Défaire… (voir
écran). Pour modifier le contenu de cette barre, cliquez sur la flèche placée à sa droite et choisissez Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.

Le ruban : nouvelle barre d’outils

Office 2000, XP et 2003 permettaient d’afficher une multitude de barres d’outils. Office 2007 n’en requiert plus qu’une : c’est le ruban, dont le contenu change en fonction du menu activé. En haut, cliquez sur les menus
Insertion, Mise en page, Références… pour activer à chaque fois un ruban différent (voir écran haut). Dans le ruban, les boutons sont regroupés par région (Mise en page, Arrière-plan de page,
Paragraphes…). Dans certains boutons ou régions, une petite flèche donne accès à une liste d’options supplémentaires ou à une fenêtre de dialogue (voir écrans). Parfois, un menu s’ajoute à ceux déjà existants. Ainsi, dans
Word, sélectionner une image fait immédiatement apparaître le menu Format. Sur le ruban, certains boutons fonctionnent tels des interrupteurs : un simple clic les active (ils sont alors colorés en orange) (voir écran
bas), et un autre clic les désactive.

Les vignettes d’aperçu instantané

Il s’agit de l’amélioration la plus spectaculaire : certains boutons du ruban réagissent à un simple survol du pointeur de la souris, sans le moindre clic ! Cela permet de vérifier l’effet d’une commande avant de
l’appliquer. Ainsi, dans Word, saisissez une phrase quelconque, sélectionnez-la et activez le menu Accueil. Cliquez sur le bouton Autre en bas à droite des vignettes de styles (à ne pas confondre avec le bouton placé à
droite du nom de la région Style). La galerie de styles s’affiche. Déplacez le pointeur de la souris : le texte sélectionné prend l’aspect du modèle survolé (voir écran). Cliquez sur un style, il est appliqué au
texte.

Changez les options par défaut des logiciels

Les paramètres par défaut d’Office 2007 ne vous conviennent pas ? Modifiez-les comme vous le faisiez avec le menu Outils, Options de ses versions précédentes. Pour cela, déroulez le menu Office
et cliquez sur le bouton Options Word (ou Options Excel, PowerPoint…). La fenêtre d’options est divisée en onglets. Pour que les documents créés avec Word 2007 soient enregistrés au format des anciennes versions,
activez l’onglet Enregistrement. Dans la liste Enregistrer les fichiers au format suivant, choisissez Document Word 97-2003 (*. doc) (voir écran), et cliquez sur OK. Pour modifier l’emplacement des
dossiers par défaut, activez l’onglet Options avancées, faites défiler la fenêtre vers le bas et cliquez sur Emplacement des fichiers. N’hésitez pas à parcourir les différents onglets, vous y trouverez plusieurs nouveautés. Ainsi, dans
l’onglet Options avancées, vous pouvez régler les options du copier/coller.

De nouveaux formats de fichiers

Office 2007 utilise de nouveaux formats de fichiers, différents de ceux mis en ?”uvre par les précédentes versions d’Office. Les documents Word sont enregistrés avec l’extension.docx (au lieu de.doc) (voir
écran), les documents Excel en.xlsx et les présentations PowerPoint en.pptx. Bien sûr, il est toujours possible d’ouvrir puis d’enregistrer des documents dans les anciens formats, pour conserver la compatibilité. Mais les nouveaux formats
présentent plusieurs avantages. D’abord, ils sont automatiquement compressés (avec la technique du Zip) pour occuper moins de place sur le disque dur ; le gain, d’environ 20 % pour un document Word de vingt pages, peut atteindre 80 %
pour une présentation PowerPoint contenant de nombreuses images. Ensuite, comme les nouveaux formats utilisent le XML (un langage de structuration dérivé du HMTL), d’où le x de leur extension, toutes les données qu’ils contiennent sont organisées de
façon structurée et modulaire ; ainsi, on peut, par exemple, extraire les images d’un document Word sans même ouvrir celui-ci. Par ailleurs, les programmes d’Office 2007 version bêta sont capables d’enregistrer des fichiers au format PDF,
lisibles par le programme gratuit Adobe Reader (commande accessible via le menu Office, Enregistrer sous…). Toutefois, en raison d’un litige opposant actuellement Microsoft et Adobe, il n’est pas certain que cette fonction sera
présente dans la version définitive d’Office 2007.

Nettoyez vos documents

Les documents créés avec les programmes d’Office peuvent comporter des données invisibles, les métadonnées, dont on oublie parfois de se débarrasser : les propriétés du document, les marques de révision, les textes
masqués, les annotations… Autant d’informations que l’on ne souhaite généralement pas transmettre à des tiers. Une fonction, commune à tous les programmes d’Office 2007, se charge de nettoyer les documents de ces données temporaires. Pour y
accéder, ouvrez un document quelconque dans Word, Excel ou PowerPoint et déroulez le menu Office. Cliquez sur la flèche placée en face du menu Terminer et choisissez Inspecter le document (voir écran). Dans la
fenêtre qui s’affiche, gardez toutes les options cochées et cliquez sur Inspecter. A l’issue du processus, la fenêtre de résultats affiche les données temporaires trouvées. Cliquez sur chaque bouton Supprimer tout
apparaissant dans la fenêtre, puis sur Fermer. Le document est alors débarrassé de toutes ses données masquées.

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Etienne Oehmichen