Améliorer la fusion entre une lettre type et un tableau de données

Comment : en utilisant les commandes IF et MERGEFIELD.Vous voulez réaliser un mailing afin d’envoyer à plusieurs personnes une lettre personnalisée. En associant un document type à un tableau de données, avec Word, la commande Fusion automatise la création d’un mailing, d’un lot de
factures, etc. Toutefois, si vous utilisez l’Assistant de fusion, l’insertion d’un champ ne permet pas toutes les subtilités qu’offre un ajustement manuel de la fusion. Par exemple, si vous voulez créer un champ de données reprenant le nombre
d’articles commandés auprès de votre correspondant tout en accordant la formule choisie, ‘ vos 12 articles ‘ ou ‘ votre article ‘, vous devez utiliser les commandes IF et
MERGE-FIELD. A cet effet, lancez Word et créez un nouveau document que vous nommerez Data.doc. Insérez-y un tableau regroupant tous les articles commandés. Puis indiquez, sur la première ligne, le nom de vos colonnes (l’une d’entre elles s’appellera
NbArticles, par exemple). Enregistrez puis fermez ce document. Ouvrez maintenant votre lettre type. Déroulez le menu Affichage/Fusion et publipostage pour afficher la barre d’outils Fusion et publipostage. Cliquez sur l’icône [ouvrir la source de
donnée], puis sélectionnez le fichier Data.doc. Dans votre courrier, insérez votre champ de fusion en déroulant la liste Insérer un champ de fusion et en sélectionnant NbArticles. Puis cliquez respectivement sur les boutons [insérer] et [fermer].
Dans votre page, cliquez sur NbArticles puis enfoncez simultanément les touches + . Le code complet du champ apparaît, {MERGEFIELD “NbArticles” } par exemple. Cliquez juste après l’accolade ouvrante et tapez IF {. Juste avant
l’accolade fermante, ajoutez } > 1 “vos” “votre”. Pour indiquer le nombre d’articles (par exemple 12 ou rien du tout), utilisez le raccourci clavier + , puis saisissez, entre les deux accolades, IF { MERGEFIELD “NbArticles”
}>1 { MERGE-FIELD “NbArticles”}. Tapez à la suite le mot article. Cliquez sur ce dernier, enfoncez les touches + et saisissez, entre les accolades, IF { MERGE-FIELD “NbArticles”}>1 “s”. Sachez que vous pouvez ajuster
successivement l’ensemble de ces conditions de traitement en déroulant la liste Insérer un mot clé et en sélectionnant Si… Alors… Sinon. Pour vérifier le résultat, vous devez cliquer sur l’icône [fusionner vers un nouveau
document].

🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.