1. Créez un catalogue
Vous souhaitez indexer, par exemple, une série de CD contenant des photos de vacances. Lancez le programme Where Is It. Sélectionnez Fichier, Nouveau Catalogue. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez
Photos Vacances puis valider par OK.
2. Classez le contenu de vos médias
Introduisez le premier CD de photos dans votre lecteur. Ouvrez le menu Edition, Ajout/MàJ d’une Image Disque. Dans la fenêtre Ajouter / Mettre à Jour…, cliquez sur le lecteur où se trouve le
disque (ici, G). Attribuez un numéro, par exemple 1, et un nom (Vacances 2004) à votre CD ou reprenez celui qui lui a été attribué lors de sa gravure puis cliquez
sur OK. Pensez à inscrire ce nom sur le CD, de façon à le retrouver rapidement par la suite. Déroulez Fichier, Enregistrer sous puis cliquez sur Enregistrer. Votre CD est désormais indexé dans le catalogue
Photos Vacances sous la forme d’un fichier au format CTF, évidemment moins volumineux que le CD lui-même.
3. Accédez aux informations caractérisant vos fichiers
Dans l’exemple précédent, comme il s’agit de photos et que vous avez activé le plug-in adéquat, vos clichés apparaissent sous la forme de miniatures. Pour afficher les propriétés d’un fichier indexé, placez le curseur de la
souris sur son nom puis cliquez deux fois dessus pour ouvrir la fenêtre Propriétés. Sous l’onglet Infos Disque de la fenêtre de Propriétés, vous trouverez les informations de base caractérisant le
fichier : le numéro et le nom du disque sur lequel on peut le retrouver ainsi que son type (CD-R, CD-RW, DVD…), tandis que sous l’onglet Propriétés s’affiche un descriptif plus précis (Tags ID3 pour les MP3, données Exif
pour les photos, etc.).
4. Ajoutez des mots-clés aux documents archivés pour mieux les retrouver
Si les propriétés de vos fichiers ne sont pas assez renseignées pour effectuer des requêtes efficaces, vous pouvez les compléter après la phase d’indexation. Pour associer des mots-clés ou des descriptions à vos fichiers,
ouvrez la fenêtre Propriétés d’un des fichiers, sélectionnez l’onglet du même nom, puis cliquez sur le bouton affichant trois petits points (…). Dans la fenêtre Paramètres du Catalogue, sélectionnez
l’onglet Catégories, puis cliquez sur Ajouter une Catégorie. Nous prendrons ici l’exemple d’un catalogue de photos car elles sont souvent moins bien renseignées que les fichiers MP3. Donnez un nom à votre catégorie :
Personnages, par exemple. Une fois validée, elle sera exploitable pour l’ensemble des fichiers du catalogue. Validez par OK puis Oui. Vous pouvez aussi ajouter de la même façon des
catégories Lieux et Evénements. Dans chaque catégorie, vous pouvez créer une liste de mots-clés qui vous permettront d’effectuer des recherches ciblées : le nom des personnes
ou des lieux photographiés, par exemple. Pour cela, dans la fenêtre Paramètres du catalogue, cliquez sur la flèche à droite du bouton Ajouter une catégorie et sélectionnez Ajouter une Sous-catégorie. Saisissez
vos mots-clés : Caro, Denis, Nico…. Ensuite, pour associer des mots-clés à un fichier, ouvrez sa fenêtre de Propriétés, sélectionnez l’onglet du même nom, puis cliquez sur Assigner une
Catégorie. Cochez un ou plusieurs des mots-clés saisis à l’étape précédente et validez par OK. Procédez de même pour chaque fichier. Si la tâche vous semble fastidieuse, vous pouvez, sous l’onglet Propriétés, vous
contenter de compléter la zone Description du fichier.
