Si votre base contient des nombres, vous pouvez en extraire des données chiffrées. Voici deux outils indépendants, la fonction Sous-Total et les Tableaux croisés dynamiques qui facilitent l’analyse de vos données.
Ajoutez des sous-totaux
La fonction Sous-total ajoute, dans une colonne de chiffres, un total dès qu’une valeur de référence a changé. Pour l’illustrer, nous allons prendre l’exemple suivant. A partir de deux champs de votre base de
films, le prix et l’année d’achat, vous souhaitez connaître la somme annuelle dépensée. La première condition est que votre base soit triée par année. Sélectionnez une cellule de la colonne Achat et cliquez sur le bouton
A..Z. Déroulez ensuite le menu Données, Sous-totaux. Dans la liste A chaque changement de…, choisissez Achat. Puis choisissez la fonction Somme. Enfin, dans la zone
Affecter un sous-total à…, décochez toutes les cases, sauf Prix (voir écran 1). Cliquez sur OK. Un total apparaît à la fin de chaque année d’achat (voir écran 2). Pour effectuer les autres
manipulations, supprimez les sous-totaux via le menu Données, Sous-Totaux et en cliquant sur Supprimer tout.
Créez un tableau dynamique…
Un ‘ tableau croisé dynamique ‘ est créé à partir d’un autre tableau ; vous pouvez en modifier la structure d’un simple clic. Pour le créer, sélectionnez n’importe quelle
cellule de votre base et déroulez le menu Données, Rapport de tableau croisé dynamique. Dans l’étape 1 de l’Assistant, cliquez sur Suivant. Dans le champ Où se trouvent vos données, indiquez le
champ contenant toute votre base, ligne d’en-têtes comprise et cliquez sur Suivant, puis sur Terminer. Excel ajoute alors une feuille à votre classeur et y dépose le tableau croisé vierge. Pour le construire ou le modifier,
il suffit d’y faire glisser, aux emplacements réservés, les noms de champs de votre base. Ces noms sont affichés dans la fenêtre Liste de champs, apparue à côté du tableau croisé (voir écran 4). Voici, par exemple, comment
obtenir un tableau du total de vos dépenses par année d’achat. Pour effectuer un regroupement par année, faites glisser le bouton Achat vers la plage Déposer champs de ligne ici du tableau croisé. Excel affiche la liste des
années existantes. Puis faites glisser le bouton Prix vers le vaste champ Déposer données ici. Il ne reste plus qu’à donner aux chiffres de votre tableau un format commun, par exemple Monétaire. Pour cela,
sélectionnez vos chiffres, déroulez Format, Cellules, Nombres, choisissez Monétaire et validez par OK.
…puis changez sa structure
Vous voulez obtenir une somme des prix non par année d’achat, mais par réalisateur. Rien de plus simple : dans le tableau croisé, faites glisser le bouton Achat hors du tableau, et mettez-y à la place le
bouton Réalisateur. Excel recalcule immédiatement le tableau (voir écran 3). En plaçant des boutons dans la zone Champs de colonne, vous pourrez effectuer des regroupements en tableaux sur deux critères ou plus
et les modifier facilement.
