Créez des bases de données de clients et de produits et exécutez vous-même les devis, factures et affichettes de publicité.
Works Suite 2003 n’est certes pas un logiciel de gestion professionnelle. Mais il offre plusieurs outils fort utiles pour gérer une boutique ou une petite entreprise. Bien entendu, il ne s’agit pas de l’utiliser pour la comptabilité, mais pour d’autres tâches, telles l’élaboration de devis, la création d’affichettes de promotion, de tracts, ainsi que de bases de données de produits, de clients ou de fournisseurs, et la PLV (publicité sur le lieu de vente). Cette fois, c’est le traitement de texte et la base de données qui seront les plus utilisés.
Composez des bases de données
Le module Base de données de Works est un logiciel très sommaire, mais simple d’emploi. Cette base de données vous permet de stocker et de classer des fiches contenant des informations sur vos clients, vos fournisseurs ou encore vos produits. Dès que toutes les données auront été saisies, vous pourrez effectuer des requêtes précises sur cette base. Par exemple, obtenir la liste de tous les clients habitant une même ville, ou bien la liste de tous les produits de même prix provenant du même fournisseur. Ce type de requête n’est pas possible à réaliser avec les autres logiciels de Works, en particulier avec le Tableur. Avant de vous lancer dans la saisie des données, dressez la liste des champs que vous allez créer afin que toutes les requêtes dont vous pouvez avoir besoin soient possibles. Notez que, avec Works, les possibilités de contrôler la saisie des données restent très limitées. Et peu importe si, pour quelques produits, certains champs restent vides. La saisie des informations est une opération fastidieuse. Aussi, pour ne pas avoir à la renouveler, pensez à sauvegarder régulièrement votre travail. L’idéal est encore d’archiver la base de données (un fichier d’extension .wdb) à intervalles réguliers sur un support tel qu’un CD, par exemple.
Dressez vos tableaux financiers
Vous pouvez utiliser le tableur de Works pour établir des budgets prévisionnels, comparer les chiffres d’affaires à ceux des années passées et calculer les amortissements et les taux d’intérêt des prêts. Pour comparer les chiffres d’affaires, notez par exemple les mois de l’année dans la colonne A, les chiffres de l’année passée en B et ceux de l’année en cours en C. Sélectionnez alors les colonnes B et C, effectuez un clic droit et cliquez sur Format. Sous l’onglet Numérique, choisissez Monétaire. Enfin en D1 saisissez la formule =C1-B1 et utilisez la fonction Fill pour remplir toute la colonne. Vous pouvez également effectuer des calculs plus complexes, tels que les amortissements. Pour cela, saisissez par exemple en A1 le nom du produit. En B1, tapez son prix, en C1 sa valeur résiduelle et en D1 le nombre d’années choisies pour l’amortissement. Pour calculer ce dernier, saisissez en E1 la formule suivante =AMORLIN (B1;C1;D1) et validez. Pour vous aider, le Tableur offre un grand nombre de fonctions de calcul. Pour en obtenir la liste, déroulez le menu Insertion/ Fonction et choisissez une catégorie de fonction.
