2. Améliorer la présentation

Créez des puces personnalisées

Une liste se voit mieux si chaque élément est précédé par un petit dessin ou un symbole. Pour utiliser vos propres images en guise de symboles, sélectionnez la liste puis déroulez le menu Format, Puces et numéros, Avec
puces. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez un style de liste (sauf Aucun), puis cliquez sur Personnaliser. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Cliquez sur Image puis sur Importer, choisissez
le dossier où se trouve votre photo, puis cliquez sur elle et validez par Ajouter. Cliquez à nouveau sur votre photo puis deux fois sur OK : chaque puce prend l’aspect de votre image (voir écran).

Insérez des caractères spéciaux

Dans un document, un symbole représentant un petit téléphone, une horloge, etc., est parfois plus parlant qu’un mot. Pour ajouter un tel symbole, déroulez Insertion, Caractères spéciaux (voir écran). Dans la liste
Polices, choisissez Wingdings, Wingdings 2 ou Wingdings 3 (si ces polices existent sur votre PC), ZapfDingbats ou Webdings (cette dernière proposant de véritables petits dessins). Sélectionnez le
symbole choisi et cliquez sur Insérer.

Disposez le texte en colonnes

En deçà d’une certaine taille de caractères, il vaut mieux opter, quand le contenu s’y prête, pour une présentation en colonnes. Elle aère la mise en pages et offre une meilleure lisibilité. Ce n’est pas pour rien qu’elle a
la faveur des journaux et des magazines…

Choisissez le nombre de colonnes

Commencez par sélectionner la portion de texte à disposer en colonnes, puis déroulez Format, Colonnes. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le nombre de colonnes dans la zone Prédéfinir, ou
tapez-le dans le champ voisin. Si vous désélectionnez l’option Colonnes de largeur identique, Word vous permettra de choisir la largeur de chaque colonne. Pour séparer les colonnes par un trait vertical, cochez Ligne séparatrice
(voir écran 1). Dans la liste Appliquer à, choisissez Texte sélectionné. Enfin, cliquez sur OK.

Déterminez les sauts de texte

Normalement, c’est Word qui répartit automatiquement votre texte dans les différentes colonnes. Mais, si le résultat obtenu ne vous convient pas, vous pouvez procéder à des ajustements manuels. Cliquez à l’endroit où vous
voulez que le texte s’interrompe pour continuer sur la colonne suivante, et déroulez le menu Insertion, Saut. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez Saut de colonne et cliquez sur OK.

Evitez les blancs disgracieux

Si vos colonnes sont nombreuses, donc étroites, elles présenteront souvent de grands espaces blancs assez inesthétiques. Normal : Word, par défaut, ne coupe pas les mots. Pour permettre l’insertion automatique de traits
d’union, sélectionnez le texte placé en colonnes et déroulez le menu Outils, Langue, Coupure de mots. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Coupure automatique, laissez les autres champs inchangés et validez par
OK (voir écran 2). Word coupe les longs mots et vos colonnes sont plus harmonieuses. Bien entendu, les traits d’union, dans un mot, disparaissent dès que Word peut afficher le mot sur la même ligne.

Illustrez un document avec vos images

Word ne vous propose pas seulement d’intégrer des images au document, il vous permet aussi d’en corriger le contraste et la luminosité, sans passer par un logiciel de retouche.

Insérez une image

Placez le point d’insertion là où vous souhaitez ajouter une image et déroulez le menu Insertion, Image, A partir du fichier. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez un dossier, puis choisissez votre image (il
peut s’agir d’un fichier d’extension JPeg, WMF, BMP, Gif ou Tiff ). Enfin, cliquez sur Insérer (voir écran 3). Par défaut, l’image s’aligne sur la marge gauche. Pour la placer à droite ou au centre, cliquez sur les boutons Aligner
à droite ou Au centre de la barre d’outils Mise en forme.

Agrandissez ou réduisez l’image

Faites glisser à la souris le coin inférieur droit de l’image pour en modifier la taille. Par défaut, Word conserve le même rapport largeur-hauteur. Si vous voulez étirer ou compresser l’image dans une seule direction,
faites glisser les petits points placés au centre de chacun des quatre côtés de l’image.

Eliminez les bordures

Vous ne voulez garder qu’un détail de l’image ? Cliquez sur celle-ci : la barre d’outils Image apparaît à l’écran. Cliquez sur le bouton Rogner. A la souris, faites glisser vers
l’intérieur les points situés au milieu des quatre côtés de l’image afin d’en éliminer les bords (voir écran 4).

Modifiez la luminosité et le contraste

L’image est trop sombre, les détails ne ressortent pas ? Cliquez dessus : la barre d’outils Image apparaît à l’écran. Pour éclaircir ou assombrir l’image, utilisez les deux boutons Luminosité
(plus et moins) et les deux boutons Contraste
(plus et moins) de la barre d’outils Image (voir écran 5).

Construisez rapidement des tableaux

Inutile de lancer Excel pour créer un tableau ne contenant que du texte, ou quelques dizaines de chiffres. Word propose diverses fonctions permettant d’en insérer facilement un, en utilisant au besoin des formules de
calcul.

Choisissez le nombre de lignes et de colonnes

Pour créer un tableau en un seul clic, cliquez sur l’icône Insérer un tableau de la barre d’outils Standard et, sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser le pointeur pour définir le
nombre de colonnes et de lignes souhaité (voir écran).

Modifiez la largeur des colonnes

Par défaut, les colonnes ont toutes la même largeur. Pour élargir ou réduire l’une d’elles, maintenez la touche Maj appuyée et faites glisser à la souris le trait qui sépare la colonne de sa voisine de
droite.

Tapez du texte

Cliquez dans une cellule du tableau pour y saisir du texte ou des nombres. Pour passer à la cellule suivante, appuyez sur la touche Tabulation (deux flèches en opposition, à gauche du clavier). Si vous atteignez
la dernière cellule du tableau, Word ajoutera automatiquement une ligne. Dans chaque cellule, vous pouvez aligner le texte à gauche, au centre ou à droite en utilisant les boutons Aligner… de la barre d’outils
Standard.

Sélectionnez des éléments

Pour sélectionner une cellule, placez le pointeur à sa gauche et, quand il change de sens, effectuez un clic gauche. Pour sélectionner une ligne, placez le pointeur à gauche du tableau et, quand la
flèche s’oriente vers la droite, faites un clic gauche. Pour sélectionner une colonne, placez le pointeur au-dessus et, quand le pointeur prend l’aspect d’une flèche verticale, faites un clic gauche.

Améliorez l’aspect du tableau

Pour changer l’aspect de votre tableau, sélectionnez-le en entier puis déroulez Tableau, Tableau : format automatique. Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez un modèle de présentation et validez par
Appliquer.

Ajoutez des formules de calcul

Pour obtenir le total d’une colonne de chiffres, placez le pointeur dans la cellule vierge située en bas de cette colonne et déroulez Tableau, Formule. Dans la fenêtre qui apparaît, déroulez la liste
Formule, choisissez =SUM(ABOVE) et cliquez sur OK. La mise à jour des formules n’est pas automatique : si une valeur change, sélectionnez la cellule contenant la somme et tapez F9 pour la
recalculer.

Utilisez les styles

Les styles permettent d’harmoniser rapidement la présentation d’un document. Grâce à eux, on pourra aussi travailler en mode Plan ou créer facilement une table des matières…

Attribuez un style prédéfini à un paragraphe

Un style contient l’ensemble des paramètres de mise en forme d’un texte (police, taille, attributs, etc. ). Par défaut, le texte que vous tapez dans un document reçoit le style Normal. Pour attribuer un autre
style à un paragraphe ou un titre, sélectionnez-le, déroulez la liste des styles et choisissez-en un, par exemple Titre 1 (voir écran 1).

Modifiez les attributs des styles

Si les styles prédéfinis figurant dans la liste Styles ne vous plaisent pas, vous pouvez les modifier. Voici comment, par exemple, changer les attributs du style Titre 1. Déroulez le menu
Format, Styles et mise en forme. Dans le volet qui s’ouvre à droite de l’écran, faites défiler la liste Choisir la mise en forme, cliquez sur le petit triangle placé à droite de Titre 1 et choisissez
Modifier. La fenêtre Modifier le style s’ouvre. Vous voulez, par exemple, assigner une police de taille 14 à ce style. Déroulez la liste Taille et choisissez 14 (voir écran 2). Si vous voulez
changer des attributs de paragraphe (marges, interlignage, etc. ) du style Titre 1, cliquez sur Format, Paragraphe, faites vos changements, et validez par OK. Désormais, vos titres de chapitres sont en corps
14.

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La rédaction