Des idées plein la tête, un business plan imparable, des prévisions optimistes pour les années à venir : monter son entreprise marque un tournant drastique et excitant dans une carrière professionnelle. Toutefois, passée l’euphorie du changement, nombreux sont ceux qui déchantent face au bourbier administratif. Comptabilité, gestion des stocks, entretien des relations client, ce sont autant d’aspects que les autoentrepreneurs et patrons de TPE se doivent bien souvent de gérer en solitaires. Afin de vous aider à vous y retrouver et à automatiser certaines tâches, Telecharger.com a sélectionné quinze logiciels et services en ligne indispensables pour se lancer dans l’entreprenariat.
Piloter l’ensemble de l’activité de l’entreprise
Parfois désignés par le terme PGI (Progiciel de gestion intégré), les ERP concentrent en un seul logiciel les outils nécessaires au suivi des informations et à la gestion des services opérationnels d’une entreprise. Composés de modules autonomes connectés entre eux par des données communes, ces programmes épargnent la multiplication des logiciels et la saisie manuelle à répétition d’une même info. En résumé, l’ERP est le couteau-suisse des entrepreneurs.
Au lancement de son entreprise, mieux vaut se tourner vers un logiciel prenant en compte ce statut de nouvel entrepreneur ou de TPE / PME. Dolibarr remplit ce rôle. Logiciel libre adapté aux besoins des TPE, autoentrepreneurs et associations, l’outil multifonctionnel s’utilise au choix comme application de bureau autonome ou en ligne sur un serveur mutualisé facilitant son accès depuis n’importe quel ordinateur équipé d’une connexion à Internet.
Parmi les différentes fonctionnalités dont il dispose, on retrouve des outils de gestion des commandes, devis, factures, projets, emailing, ou encore des annuaires de clients, prospects et fournisseurs. Grâce à son architecture modulaire synchronisée, Dolibarr supporte la mise à jour en temps réel des informations saisies pour les différents éléments, ce qui facilite leur traçage lors des audits, par exemple.
EBP Auto-Entrepreneur n’est pas un ERP à proprement parler mais propose une solution clés en main conçue pour les débutants et entrepreneurs solo. On y retrouve tous les outils indispensables à la simplification des tâches de gestion quotidiennes. Suivi des ventes, des recettes, des dépenses, des clients, des produits et des statistiques de l’entreprise, tout est réuni au sein d’un seul programme.
L’avantage d’EBP Auto-Entrepreneur réside dans sa structure même, facile à prendre en main. Un tableau de bord offre une vue d’ensemble sur l’état de l’entreprise et de vos obligations d’autoentrepreneur. Chaque module propose des options poussées pour automatiser ou faciliter au maximum la gestion des tâches, notamment en matière de devis, factures, avoirs, impressions du livre des recettes et du registre des achats.
Télécharger Dolibarr pour Windows (Gratuit)
Télécharger Dolibarr pour Mac (Gratuit)
Télécharger Dolibarr pour Linux (Gratuit)
Télécharger EBP Auto-Entrepreneur pour Windows (Démonstration)
Produire des documents
Si ce n’est pas pour le traitement de texte, c’est pour le tableur ou le logiciel de présentation. Quelle que soit la façon dont on l’utilise, la suite bureautique a forcément sa place dans la liste des outils indispensables au lancement de son entreprise.
Microsoft prévoit une déclinaison petite entreprise de sa suite phare Office pour les TPE et les autoentrepreneurs. En fonction de la taille et des besoins de l’entreprise, vous avez le choix entre plusieurs formules et tarifs comprenant les logiciels et services strictement nécessaires. Les très petites structures peuvent se contenter d’une offre standard comprenant l’ensemble des logiciels de la suite (Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook) pour un seul poste, Windows ou Mac.
Les PME peuvent également bénéficier d’Office 365. En plus des traditionnels logiciels de la suite, cette solution offre un espace de travail dans le cloud de manière à retrouver et éditer ses documents depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile.
La suite Office n’échappe pas à son pendant gratuit avec LibreOffice. En plus du traitement de texte, du tableur et du logiciel de présentation, LibreOffice dispose d’’une application de dessin et d’organigramme, d’un module de bases de données et d’un éditeur de formules mathématiques. Ces extras confèrent une valeur ajoutée non négligeable à ce projet open source suivi de près par la communauté et parfaitement compatible avec les formats propriétaires de Microsoft (*.docx, *.xlsx, *.pptx, etc.).
S’il vous manque le partage de documents en ligne qui fait défaut à LibreOffice, pensez aux applications Google et à G Suite. On y retrouve des outils de communication comme Gmail, des services de stockage tels que Drive, et des applications de collaboration en ligne avec Documents, Sheets, Forms et Slides.
Tous les contenus ajoutés à l’un de ces modules sont synchronisés avec votre compte utilisateur pour vous permettre de les retrouver n’importe où, n’importe quand, sous réserve de bénéficier d’une connexion Internet. En marge de la version gratuite des applications Google, les autoentrepreneurs et TPE se satisfont de la version Basic de G Suite. En revanche, les PME et entreprises plus imposantes aux besoins plus spécifiques (stockage illimité, archivage, rapports d’audit, protection contre la perte de données) préfèrent se tourner vers les solutions Business et Enterprise de G Suite.
Télécharger Microsoft Office pour Windows (Démonstration)
Télécharger Microsoft Office pour Mac (Démonstration)
Télécharger LibreOffice version 32 bits pour Windows (Gratuit)
Télécharger LibreOffice version 64 bits pour Windows (Gratuit)
Télécharger LibreOffice pour Mac (Gratuit)
Télécharger LibreOffice version 32 bits pour Linux (Gratuit)
Télécharger LibreOffice version 64 bits pour Linux (Gratuit)
Utiliser G Suite en ligne (Démonstration)
Gérez sa base de données clients
Bien que peu remplie au début, votre base de données clients constitue un socle sur lequel se développe votre entreprise. Il convient donc de trouver le bon service capable de gérer vos relations avec vos clients, prospects et partenaires en fonction de la taille de votre entreprise et de vos besoins réels.
Salesforce s’adapte à toutes ces contraintes, proposant plusieurs formules d’abonnement suivant le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités dont vous avez besoin au lancement du projet. Dans tous les cas, comptez sur trente jours d’essai pour tester le produit gratuitement. Dans sa version la plus simple, l’outil met à votre disposition cinq licences équipées des options de base : liste unique, saisie automatique des données et des contacts, rappels de suivi intelligents, carnets d’adresses partagés, notifications de réception et de lecture des emails.
Trello propose également un service de gestion de la relation client ajusté à la taille de votre entreprise et à vos besoins. Les autoentrepreneurs et TPE tirent profit de la version gratuite autorisant un nombre illimité de tableaux, listes, cartes, membres, checklists et pièces jointes. L’intégration partielle avec les services de stockage en ligne rend possible la création et le renvoi de liens vers des fichiers accessibles sur Google Drive, Dropbox, Box ou OneDrive.
L’originalité de Trello réside dans la mise à disposition des Power-Ups. Ces modules lient en temps réels vos tableaux à d’autres services que vous avez pour habitude d’utiliser dans la gestion client : Drive, Slack, Zendesk, Salesforce, JIRA, MailChimp, etc. La version gratuite de Trello autorise l’utilisation d’un Power-Up par tableau, ce qui devrait suffire aux autoentrepreneurs fraîchement établis.
Utiliser Salesforce en ligne (Démonstration)
Utiliser Trello en ligne (Gratuit)
Fidéliser ses clients
Une fois votre CRM consolidé, il s’agit de fidéliser vos clients et d’en démarcher de nouveaux. C’est ici qu’interviennent les campagnes d’emailing, indispensables à l’entretien de votre relation client. Il est évidemment possible de créer des listes de destinataires via n’importe quel service de messagerie auxquelles envoyer un même email simultanément. Mais il y a fort à parier pour que vos efforts fournis terminent dans le dossier spams de vos interlocuteurs.
Pour échapper à ce genre de déconvenue, pensez aux services spécialisés comme SendGrid. Gratuit trente jours durant en version de démonstration, l’outil prend en compte les volumes d’envois et de contacts pour vous proposer la formule la plus juste possible. Une fois la période d’essai révolue, vous continuez à stocker gratuitement vos contacts dans la limite de 2 000 adresses mail. Les envois sont quant à eux facturés par paliers et par mois : 40 000, 100 000, 150 000 et au-delà.
Pour vous donner un aperçu en temps réel des incidences causées par vos newsletters sur vos clients et prospects, SendGrid vous tient informé des taux de livraison, d’ouvertures, de clics et de désinscriptions à chaque envoi de mails groupés.
Une fonctionnalité intéressante que l’on retrouve également chez MailChimp dont la version gratuite à vie répond aux besoins des autoentrepreneurs et TPE émetteurs de 12 000 mails par mois pour 2 000 contacts au maximum. L’automatisation des envois facilite le travail de fidélisation en amont et vous permet de vous consacrer à d’autres aspects essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise. On apprécie tout autant la mise à disposition d’un module permettant l’intégration de formulaires à votre site web. Désormais, les futurs clients viennent à vous et vous laissent leurs coordonnées lorsqu’ils sont intéressés par vos produits.
On n’oublie pas de mentionner le support de synchronisation des données obtenues à partir de différents services comme Facebook, Twitter, Salesforce ou Google. Toutes les informations issues de ces applications sont centralisées pour faciliter la lecture et l’analyse des résultats issus de vos multiples campagnes.
Utiliser SendGrid en ligne (Démonstration)
Utiliser MailChimp en ligne (Gratuit)
Editer des devis et des factures
Dans la mesure où vous commercialisez services et produits, il semble bien difficile de vous passer d’un logiciel spécialisé dans l’édition de devis et factures. Ciel Devis Factures remplit parfaitement cette mission en prenant soin de conférer à votre petite entreprise une image professionnelle maîtrisée. La création des devis se fait en quelques clics seulement, et le programme automatise leur conversion en factures lorsque votre client décide de recourir à vos services. Pour une transparence et une flexibilité totales, vous pouvez facturer hors taxe (HT) ou toute taxe comprise (TTC).
Ciel Devis Factures prend en charge vos bases de données clients, prospects et fournisseurs, certifiant pragmatisme et fluidité dans son utilisation. Le suivi de la trésorerie s’ajoute aux nombreuses fonctionnalités du logiciel qui signale les clients à relancer en cas de retard de paiement avéré.
Spécialement développé pour les autoentrepreneurs, TPE et PME, Devis Facture Express propose un outil entièrement consacré à l’édition de documents commerciaux. En plus de gérer la création de factures et devis, le programme gère les avoirs, avenants, avancements sur travaux, acomptes, retenues de garantie et comptes proratas.
À l’instar de Ciel Devis Factures, Devis Facture Express intègre un gestionnaire de clients et de fournisseurs pour faciliter le suivi commercial. Pour davantage de flexibilité vis-à-vis de vos interlocuteurs, vous pouvez rédiger des conditions de paiements personnalisées.
Devis Facture Express automatise un maximum de saisies pour vous décharger d’une tâche pénible et chronophage. L’outil de création de modèles de devis et de factures permet de recourir à un document type que vous remplissez simplement avec les informations fournies par le client, les sous-totaux sont calculés mécaniquement, les bilans de dossiers sont générés facilement, et la conversion des devis en factures se fait en un clic.
Télécharger Ciel Devis Factures pour Windows (Payant)
Télécharger Devis Facture Express pour Windows (Gratuit)
Optimiser la gestion des stocks
Connaître l’état des stocks en temps réel est indispensable pour parer les éventuelles ruptures. EBP Gestion Commerciale Classic propose une solution logicielle complète, idéale pour les artisans, autoentrepreneurs et petites structures. Les outils proposés prennent en charge les demandes de prix auprès des fournisseurs, mais également les bons de réception, les commandes, les factures et les avoirs.
Afin de toujours être courant du nombre d’articles vendus et des disponibilités restantes, EBP Gestion Commerciale Classic génère des bons d’entrées et de sorties à partir du fichier d’articles. Ainsi, terminés les erreurs de calculs et le manque à gagner lié aux approvisionnements tardifs.
Application Excel compatible avec toutes les versions récentes du tableur, Stock-Pratique affiche une série de fonctionnalités adaptées à la gestion des stocks chez les autoentrepreneurs et les TPE. On y retrouve l’inventaire des articles commercialisés, les mouvements d’entrées et de sorties de ces mêmes articles, les fichiers clients et fournisseurs, et, si besoin est, le suivi des exportations.
Stock-Pratique insiste sur son utilisation intuitive, affichant une interface clairement structurée selon les différentes catégories de gestion des stocks. La recherche multicritère renforce ce sentiment d’ergonomie puisque vous pouvez retrouver une entrée spécifique ou une donnée précise sans éplucher l’ensemble des saisies dont recèle le programme.
Télécharger EBP Gestion Commerciale Classic pour Windows (Démonstration)
Télécharger Stock-Pratique pour Windows (Démonstration)
Gérer sa comptabilité
La comptabilité couvre un aspect essentiel de votre entreprise, quelle que soit sa taille. Il est nécessaire de garder une trace de toutes vos recettes et dépenses pour justifier vos déclarations fiscales. De nombreux outils permettent d’automatiser une tâche souvent perçue comme fastidieuse et sujette aux erreurs de calculs lorsqu’elle est réalisée manuellement.
Parmi les outils dédiés, on peut citer Sage One. Spécialement conçu pour les autoentrepreneurs, créateurs, artisans et petites entreprises, le service facilite le suivi des dépenses et rentrées d’argent par mois et par année.
Les renseignements fournis par Sage One sont certifiés complets puisque la plateforme prend en compte les ventes et achats réalisés par votre entreprise, le catalogue des produits et services commercialisés, les contacts clients et fournisseurs, le journal d’opérations diverses et la surveillance de la trésorerie. Autre fonctionnalité appréciable : l’export du journal des ventes qui facilite les échanges avec votre cabinet comptable.
Comptabilité Oxygène offre des fonctionnalités similaires hors connexion. Gratuit en monoposte, le logiciel met un point d’honneur à faciliter la saisie des écritures comptables. Pour davantage de flexibilité, l’outil intègre le standard de la TVA avec modèle type Cerfa. Il est également possible de réaliser un bilan, d’effectuer un compte de résultat, de consulter les soldes intérimaires de gestion et de profiter de la liaison vers les experts comptables.
Comptabilité Oxygène garantit la conformité de votre fichier des écritures comptables aux déclarations et obligations fiscales. Le respect de la norme FEC vous permet par ailleurs de travailler avec votre expert-comptable, qu’il soit lui-même équipé ou non du logiciel.
Utiliser Sage One en ligne (Démonstration)
Télécharger Comptabilité Oxygène pour Windows (Gratuit)
Sauvegarder ses données
Très petite ou petite entreprise, la sauvegarde des données répond à un impératif auquel il vaut mieux se soumettre. De nombreux outils proposent des solutions ajustées à vos besoins, à la manière d’Acronis True Image. Très simple d’utilisation, le logiciel réalise des sauvegardes complètes de tous vos fichiers, documents et répertoires sur des disques durs externes, sur le réseau ou sur le cloud en quelques clics seulement. Le clonage de disque garantit la protection totale de l’ensemble de vos données que vous restaurez à l’identique en cas de problème.
L’avantage d’Acronis True Image réside dans sa prise en charge des appareils mobiles. Ainsi, si vous gérez certains aspects de votre société sur votre smartphone ou votre tablette, vous bénéficiez d’une solution de sauvegarde adéquate qui vous offre la possibilité de migrer vos données depuis votre mobile vers votre ordinateur ou vers un autre mobile, tous systèmes d’exploitation confondus.
Avec ses 15 Go d’espace de stockage en ligne gratuits à partager entre tous les services Google que vous utilisez, Google Drive propose un filet de sécurité efficace. On y entrepose toutes sortes de documents, et la synchronisation avec votre compte Google permet la sauvegarde automatique des contenus de votre appareil mobile.
Google Drive intègre le support de partage de documents avec les personnes de votre choix. En tant que propriétaire d’un fichier, vous pouvez configurer plusieurs modes d’accès, de la simple consultation aux modifications autorisées, facilitant ainsi le travail de collaboration à distance et sur des postes différents.
Télécharger Acronis True Image pour Windows (Démonstration)
Télécharger Google Drive pour Windows (Gratuit)
Télécharger Google Drive pour Mac (Gratuit)
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