Peut-être pensez-vous que nous avons oublié la première étape : la création de la base. En fait, cette étape n’existe pas. Dans une feuille Excel, tout tableau est implicitement considéré
comme une base de données pour peu que ledit tableau respecte quelques règles simples.Pour commencer, la ligne supérieure de votre tableau (qui n’est pas nécessairement la ligne 1 de votre feuille de calcul) doit contenir des noms de colonnes, tous différents, que nous appellerons désormais
‘ champs ‘ (par exemple Nom, Prénom, Naissance…).Chaque champ (donc chaque colonne) doit toujours contenir le même type de données. Par exemple, dans le champ COTISATION, ne saisissez que des nombres, jamais de lettres. Chaque fiche de votre base (dans notre exemple, une fiche
correspond à une personne) doit occuper une seule ligne.Enfin, ne laissez aucune ligne ni colonne vide dans votre tableau. Excel considère, en effet, qu’une zone vierge signale la fin de votre base de données.A ces règles s’ajoute un peu de bon sens : si plusieurs personnes habitent, par exemple, la même région, veillez à toujours l’écrire de la même façon : cela facilitera les tris et les regroupement sultérieurs. Vous
découvrirez, dans l’encadré ‘ Evitez les erreurs de saisie ‘, comment Excel peut vous faciliter cette tâche.
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