Les logiciels de gestion de contenu embarquent des fonctions ou des outils complets couvrant l’essentiel des besoins des entreprises.
Le workflow de contenu a ceci de paradoxal qu’il est assez peu connu, tout en étant mis en avant par les éditeurs. La quasi-totalité des solutions de gestion de contenu incorporent des outils ou, au minimum, des fonctions de workflow. Survendu par ces mêmes fournisseurs, perçu avec appréhension par les utilisateurs, le workflow n’en apparaît pas moins indispensable à une bonne gestion de contenu ?” tout particulièrement dans un contexte d’intranets ou de portails d’entreprise. “Les portails d’entreprise font de chaque employé, véritable brique de savoir, un producteur de contenu potentiel et irrégulier”, explique Claude Cosson, DG de Divine France. Le workflow intervient pour parer au développement de processus de publication anarchiques. Son but est simple : faire gagner du temps en automatisant des tâches et en structurant la dynamique de production de contenu. Car le contenu suit un cycle de vie plus compliqué qu’il n’y paraît. Il doit d’abord être produit, éventuellement agrégé s’il provient de sources différentes, puis modifié s’il y a lieu, validé par qui de droit avant publication, publié sur le site et, enfin, indexé afin d’être retrouvé.
Des besoins surestimés par les entreprises
On le voit donc, le contenu passe donc par différents états au cours de son cycle de vie. “Le workflow permet justement à un élément de contenu de passer d’un état à un autre au cours de ce cycle”, explique Pierre Bernasseau, directeur marketing Europe du Sud chez Documentum. Les véritables outils de workflow de contenu gèrent à la fois les approbations, la notification, le versioning et le roll-back. On le comprend, un outil aussi sophistiqué ne sera pas utile à tous. Il apparaît néanmoins nécessaire si le nombre de contributeurs dépasse la cinquantaine, s’ils ne se trouvent pas tous physiquement au même endroit, s’ils ne sont pas spécialisés dans cette tâche, ou si le cycle de vie du contenu est complexe. Cependant, d’une manière générale “les besoins en workflow de contenu exprimés par les utilisateurs sont surestimés”, considère Claude Cosson, de Divine. “80 % de nos clients ne l’ont pas encore mis en place, constate pour sa part Laurent Péron, responsable marketing et alliances chez Tridion. Ce n’est que la seconde étape d’un projet.” Sauf si l’on s’appelle Airbus Industries, on trouvera donc son compte dans les fonctions de workflow offertes par la majorité des outils de gestion de contenu, même si elles sont de niveaux très différents.
