Conçu à l’origine pour la plate-forme Notes/Domino, Workey est un logiciel de workflow pour intranets, désormais décliné en version Java. Destiné aux PME comme aux grands comptes, il comprend toute une gamme de fonctions évoluées et
n’a rien à envier à ses concurrents. Il gère ainsi les sous-processus, les tâches en parallèle, la génération de formulaires, et possède une passerelle SMTP et POP3… Schématiquement, il se présente sous la forme de trois modules. La création
des processus est réalisée par un logiciel graphique pour Windows, qui génère un fichier XML décrivant les étapes du workflow. Ce document est ensuite interprété par le second module, une couche logicielle intermédiaire, qui code ces étapes pour que
le moteur puisse les exécuter.
Installation : l’avantage d’une solution intégrée
Nous avons installé Workey sur un serveur Windows 2000 Pentium 4 à 1,5 GHz muni de 1 Go de RAM une configuration suffisante pour assurer la connexion simultanée de quinze utilisateurs. L’éditeur s’est livré à un travail
d’intégration remarquable. En effet, écrit entièrement en Java, Workey nécessite pour fonctionner un serveur d’applications tel que WebSphere ou WebLogic. Cependant, C-Log a pensé aux PME non équipées. L’éditeur fournit ainsi le serveur J2EE JBoss
ainsi que l’annuaire Open LDAP. Deux cases à cocher proposent d’installer ces deux plates-formes open source. JBoss a automatiquement reconnu la base MySQL présente sur notre machine, puis créé et déployé ses classes de persistance visant à assurer
le stockage des données du workflow. La connexion aux annuaires Active Directory de Microsoft est également prévue. Un dernier écran demande d’indiquer l’emplacement du serveur de messagerie Exchange sur le réseau, afin que Workey y installe sa
passerelle Java Mail destinée à assurer l’interface entre workflow et messagerie.
Fonctionnement : une méthodologie rigoureuse, la simplicité en prime
Une fois l’installation terminée et la liste des utilisateurs saisie ou importée dans l’annuaire, il est possible de créer ses premiers processus dans le module de conception. Entièrement graphique, celui-ci peut être manié par un
non-informaticien, une formation rapide étant toutefois à prévoir pour une meilleure efficacité. Nous avons modélisé toutes les actions nécessaires à la gestion des achats, qui mélange la création des rôles des utilisateurs (demandeurs, valideurs,
responsables des achats…), des actions (soumission d’une demande, refus, validation…) et la création de formulaires (bons de commande, bons à payer). Chaque rôle ou action est représenté par une icône dont on définit les propriétés à
la souris : ici, par exemple, le nom du chef de service chargé de vérifier la demande. Toute la procédure est extrêmement simplifiée : aucun vocabulaire informatique (événements, messages…) n’entre en jeu. Les procédures créées avec
Workey sont cependant très formelles, car fondées sur la méthodologie d’organisation Os-sad, développée dans le cadre du projet européen Esprit. Pas question de relier deux opérations incompatibles par exemple, affecter un rôle de demandeur et de
valideur à une même personne.i
Notre avis : un workflow pour tous
La création de formulaires profite de la même simplicité, grâce à un éditeur intégré à l’outil de création de processus. Nous avons ainsi inséré sans difficulté dans notre demande d’achat un tableau et une requête SQL pour importer
automatiquement des données de notre base. Un aperçu global du formulaire pendant sa conception serait néanmoins nécessaire pour juger périodiquement du résultat. L’étape suivante a consisté à générer d’un clic de bouton la documentation (sous forme
de fichier Word ou HTML) de notre workflow. Toutes les étapes et les tâches ont été clairement identifiées et décrites. Enfin, un autre clic nous a suffi pour déployer nos procédures sous forme de fichiers XML, puis les importer dans le moteur. Deux
minutes après, notre modèle était opérationnel. En résumé, Workey constitue un choix séduisant pour les PME dépourvues de compétences informatiques poussées, qui apprécieront sa facilité de mise en ?”uvre. Les grands comptes trouveront là une
solution peu onéreuse à déployer.
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