À mi-chemin entre un logiciel client-serveur et un service en ligne, Webfrais apparaît comme atypique. Cette solution destinée à la saisie et au traitement électronique des notes de frais se compose d’abord d’un petit logiciel client d’environ 2 Mo, téléchargeable depuis le site webfrais.com. L’éditeur Delta Tech justifie ce choix par la possibilité de saisir les informations en mode déconnecté. Ce client est relié par une liaison HTTP sécurisée à la base de données de Delta Tech, qui accueille sous forme chiffrée les montants de chaque note de frais ainsi que les identifiants des collaborateurs de l’entreprise. Les sommes sont ensuite associées aux relevés d’identité bancaire des utilisateurs, stockés dans une seconde base. Les montants sont transférés dans un logiciel de traitement bancaire qui, en accord avec la banque de l’entreprise cliente, virera les sommes sur les comptes des employés. Parallèlement, Webfrais transmet les montants de chaque virement aux logiciels de comptabilité de ses clients sous forme de fichiers texte, également transmis par HTTPS.Nous avons testé la partie cliente de Webfrais sur un ordinateur équipé d’un Pentium 4 à 1,4 GHz, de 128 Mo de RAM et fonctionnant avec Windows 2000. Si le téléchargement du logiciel n’a posé aucun problème, sa mise en ?”uvre a été plus déroutante. Il s’est en effet révélé incapable de fonctionner à travers notre coupe-feu et nous avons dû modifier les paramètres de connexion de façon à établir une liaison directe avec le serveur de l’éditeur ; une solution paradoxale, pour un logiciel destiné aux grands comptes. Contacté, l’éditeur a reconnu le problème. Après saisie d’un identifiant et d’un mot de passe, Webfrais propose plusieurs écrans de saisie, en fonction des droits de l’utilisateur. Au niveau le plus bas, le logiciel affiche une simple grille de saisie. Celle-ci est claire et bien conçue : la saisie des frais kilométriques occupe la partie supérieure de l’écran et plusieurs fenêtres demandent de spécifier (avec choix dans des listes déroulantes), les villes de départ et d’arrivée, le destinataire de la visite (douze visites possibles dans une journée) ainsi que les raisons de cette dernière. Le nombre de kilomètres saisi par l’utilisateur est ensuite automatiquement corrélé avec le barème en vigueur dans l’entreprise. La partie inférieure de l’écran propose, entre autres, la saisie des sommes consacrées aux nuits d’hôtel, aux locations de voitures, aux péages ou à l’achat de billets d’avion.
Des garde-fous pour éviter les excès
Les notes de frais remplies par les collaborateurs doivent être validées par un responsable. Ce dernier bénéficie pour cela d’un écran récapitulatif de toutes les notes, avec possibilité de les visualiser et de les transférer par e-mail aux collaborateurs. Un dernier écran recense les justificatifs papier à transmettre au service comptabilité. Delta Tech proposera dans un proche avenir de collecter lui-même les justificatifs et de les transmettre, classés, au service concerné.Le dernier niveau de droits d’accès est réservé à l’administrateur. Plusieurs menus permettent à celui-ci de saisir les noms, les droits et les barèmes des collaborateurs ayant accès à Webfrais. Delta Tech propose cependant d’automatiser le processus par l’importation des fichiers du personnel ou des contacts de l’entreprise au format texte ou .XLS. Le logiciel va se baser sur ces informations pour rembourser les kilomètres ou interdire la saisie d’une somme supérieure au montant fixé à l’origine. De même, ces paramétrages empêcheront la saisie d’informations contradictoires : il est par exemple impossible de facturer pour une même journée un repas et une “étape”, cette dernière comprenant obligatoirement une nuit d’hôtel et un repas.
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