WebFolio de Normand Informatique est un intranet pour PME d’environ 200 personnes. Si l’installation de cette solution de gestion électronique des documents (GED) s’avère rapide (elle ne prend qu’une minute), sa mise en ?”uvre n’est, en revanche, pas aussi simple.Le paramétrage, ardu, justifie amplement la journée de formation proposée (et facturée en sus) par l’éditeur.
Dans les faits, l’administrateur se voit proposer, depuis une interface Internet, une page d’accueil offrant l’accès à tous les outils, les informations et les possibilités de configuration de l’intranet ainsi que la gestion des profils utilisateurs. Ce qui recouvre toutes les statistiques (utilisateurs connectés, recherches effectuées, etc.), le dictionnaire et ses mises à jour, la gestion des utilisateurs (suppression ou transfert de permission) et le paramétrage de l’application elle-même. Ce dernier comporte plus de 30 éléments à configurer, moyennant le plus souvent une simple case à cocher dans une liste (confidentialité, autorisations, etc.) pour activer ou non une fonction ou pour indiquer l’adresse des serveurs FTP, HTTP, etc. de l’entreprise.
Une personnalisation graphique du site perfectible
Même si ces réglages paraissent simples, il faudra cependant les multiplier par le nombre d’utilisateurs reliés à l’intranet. Par ailleurs, la prétendue facilité d’adaptation de l’intranet à la charte graphique semble assez discutable. Ainsi, pour personnaliser un bouton, il faudra ouvrir le fichier dans un éditeur HTML et effectuer la modification ligne par ligne.Encore plus étonnant, changer les couleurs et les polices de caractères passe par l’intermédiaire d’un fichier .css (Cascading Style Sheet), modifiable uniquement au moyen des fonctions graphiques d’Excel !A l’usage, l’application se révèle simple à exploiter et à enrichir de tout type de document : image, son, texte, PDF, exécutable, etc. Pour ce faire, il suffit selon les droits qui sont attribués à l’utilisateur, de publier les documents depuis une interface web. Téléchargés sur l’intranet, documents et fichiers seront stockés dans une arborescence de type Windows. Car, étrangement, il n’y a aucune base de données pour les référencer : l’indexation repose tout bêtement sur celle de Windows.
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