L’éditeur français W4 est un pionnier du workflow moderne. Il a été, dès 1996, l’un des premiers à proposer un logiciel entièrement écrit en Java et disposant d’interfaces pour clients légers. Destiné aux grands comptes comme aux PME
importantes, il comprend la plupart des fonctions évoluées nécessaires à la circulation des informations entre les différents collaborateurs d’une entreprise.
Installation : en deux temps et quelques clics
La mise en place de W4 Suite 5 s’effectue en deux étapes simples. Tout d’abord, l’installation du Studio ?” c’est-à-dire l’environnement de modélisation de processus de W4 Suite 5 ?”, sur une station,
puis l’installation du moteur du workflow lui-même (réalisée sur un serveur Windows 2003 dans notre cas). Deux étapes qui se révèlent d’une extrême simplicité. L’utilisateur se borne à indiquer le type de base de données qui devra être utilisée avec
le moteur de workflow, afin qu’il puisse y stocker les processus, et à préciser l’emplacement de ladite base pour que la connexion puisse s’établir automatiquement. Plusieurs versions de W4 Suite sont en effet proposées, correspondant chacune
aux principales bases de données du marché (Oracle, SQL Server, DB2). Nous avons choisi la version pour Oracle9, qui était déjà installée sur notre serveur.
Fonctionnement : de nombreux formulaires et composants réutilisables
Contrairement au moteur de workflow proprement dit, qui exécute les processus, le Studio constitue le principal instrument de travail du développeur. Grâce à lui, nous avons construit une procédure de demande d’achats, qui mêle la
création de rôles utilisateurs (demandeur, responsable chargé de la validation, directeur des achats), des actions à effectuer (soumission d’une demande, refus, validation), et la création de formulaires. À l’écran, des icônes symbolisent les tâches
et les rôles.Un clic droit permet de régler les propriétés, c’est-à-dire les actions à effectuer ou le trajet d’une action vers l’utilisateur concerné. Si la richesse fonctionnelle est certaine, l’ergonomie de l’environnement gagnerait à être
améliorée. Les actions s’enchaînent trop souvent par l’intermédiaire de multiples boîtes de dialogue et les intitulés des différentes fonctions sont difficilement compréhensibles au premier abord.L’étape suivante consiste à créer ses formulaires. Ceux-ci représentent les fenêtres de travail des utilisateurs, accessibles depuis un navigateur. W4 Suite est livré avec de nombreux formulaires types, qu’il faut adapter à son
processus ?” dans notre cas, un tableau à remplir, créé avec le Studio à partir de composants existants. Là encore, l’utilisateur devra savoir ce qu’il doit faire et de quelle façon.Le formulaire comprend plusieurs champs types : liste d’actions à accomplir, recherche d’un dossier, création d’une nouvelle tâche et d’un bouton permettant de signer électroniquement le formulaire. Un clic, et le formulaire
apparaît sous forme de fichier PDF. Nous l’avons signé à l’aide d’un certificat au format PKCS 7. Le fichier est ensuite stocké sur le serveur W4, et ne sera accessible qu’à l’utilisateur disposant du même certificat, qui ne pourra toutefois
pas le modifier. Le modèle de processus est transmis au moteur de workflow et les formulaires sont publiés automatiquement sur un serveur web, IIS 6 pour notre part. Les composants chargés de faire la liaison avec le serveur Web et le moteur de
workflow sont également déployés automatiquement.
Notre avis : l’ergonomie pâtit de la richesse fonctionnelle
Cette suite simple à mettre en place, séduit par l’étendue de ses possibilités. Elle peut notamment gérer les sous-processus (un processus décomposé en plusieurs tâches successives), la délégation (l’action à accomplir sera transmise
à un autre destinataire en cas d’absence du destinataire habituel), et l’exécution de tâches en parallèle. Un dispositif de roll back autorise même la correction d’éventuelles erreurs.C’est une des rares solutions à inclure la notion de rôles utilisateurs : une tâche est attribuée à tous les individus disposant d’une même fonction, une seule validation est alors nécessaire pour poursuivre ou achever le
processus. L’ergonomie constitue le principal point faible de W4 Suite 5. Une solide formation, dont il faudra prévoir le coût, est donc impérative pour en tirer le meilleur parti.
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