Zéro papier ! Nous voulons supprimer l’archivage papier. Contrats, factures licences, tout !”, clame Denis Evrard, responsable du projet GED de Vachette. Dès 2000, le spécialiste de la serrurerie de sécurité se lance dans un projet de dématérialisation et de gestion électronique des documents. Un an plus tard, le projet rencontre un tel succès auprès des salariés, qu’il doit être étendu. “Nous avons commencé par nous équiper de Docub@se Cold en version client-serveur PDF, avec dix accès utilisateurs”, relate Denis Evrard. Cette version propose l’archivage des documents au format PDF d’Adobe. En effet, de nombreuses polices et des logos différents rendaient les documents trop complexes pour l’archivage au classique format Ascii. De plus, le PDF facilite le travail pour une migration éventuelle vers une version web.
Fixer les critères d’indexation
L’installation de Docub@se Cold n’a duré que trois jours, période pendant laquelle Denis Evrard a suivi une formation d’administrateur. Géré par Docub@se, un poste de numérisation des documents est créé. À l’instar de tous les projets de GED, la définition et le choix des critères d’indexation se révèlent difficiles. “Nos dix premiers utilisateurs étaient des commerciaux. Les documents archivés contenaient essentiellement des éléments relatifs à l’administration des ventes et aux dossiers clients. Les services grande distribution, comptabilité et même ceux de la direction des ressources humaines nous ont demandé d’y avoir accès. Passer à une architecture web était donc plus simple et moins coûteux que de multiplier nos utilisateurs en mode client-serveur”, explique Denis Evrard. Parallèlement à la migration vers Docub@se Web, Vachette décide de faire évoluer sa version. “Ce changement de version et la migration vers le web, nous ont obligés à réécrire tous les scripts. Heureusement, l’éditeur Docub@se s’en est chargé. L’écriture des scripts est fastidieuse”, estime Denis Evrard.Le système est composé d’un poste de numérisation, d’un serveur NT 4 dédié à Docub@se et associé à une baie de disques et à un serveur web IIS de Microsoft. Les utilisateurs, au nombre de 37, accèdent aux documents selon leur profil. “La consultation et la recherche de documents sont simples et rapides. Nos utilisateurs n’ont pas besoin de formation pour se servir de Docub@se, explique Denis Evrard. En revanche, nous tenons compte des contraintes de la GED, notamment de l’indexation quand nous créons des documents. Nous avons même dû modifier certains de nos modèles.” Chaque jour, ce sont près de 1 500 documents qui sont émis par Vachette et intégrés au système de GED. La base renferme déjà 833 000 documents, nombre d’entre eux contenant plusieurs pages. “Nous commençons à archiver les bulletins de paye d’autres filiales du groupe. D’ailleurs, nous envisageons de leur installer un système de GED”, envisage Denis Evrard.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
