La structure pyramidale des entreprises n’a jamais favorisé la circulation des informations. Or, à l’ère du client roi, ce sont justement l’innovation, la créativité et la réactivité qui font la différence. Partis de ce constat simple, les projets intranet se sont développés pour mieux distribuer les informations. “Nous faisons appel à des profils transversaux pour apporter des idées neuves dans un domaine que l’on connaît trop pour être innovant“, explique Frédéric Alin, Denis Lafont et Jean-François Macary dans leur ouvrage Le projet intranet.
L’intranet, un projet de système d’information
Au même titre qu’Internet a gommé les frontières entre les pays, les intranets ont effacé les barrières entre services. Réseaux privés mais néanmoins ouverts sur l’extérieur, ils sont à l’origine de l’ère de la communication en entreprise. Mettant à plat les organisations pyramidales, ils favorisent les échanges transversaux et dynamisent le concept de culture d’entreprise. À la clé, une nouvelle organisation qui implique chaque collaborateur dans les cycles de création, un service clients plus performant, une réactivité optimisée par les outils associés à l’intranet que sont les forums, la messagerie, les messageries instantanées ou chat, les bases documentaires, etc. Bref, nous assistons à l’éclosion d’une entreprise désormais axée sur la création de nouveaux marchés et la satisfaction du client, et non plus tournée vers la production en masse de produits qui, de toute façon, ne font plus la différence pour la simple raison qu’ils abondent sur le marché.Les intranets bénéficient des coûts avantageux de l’infrastructure publique d’Internet et de ses standards qui minimisent et préservent les investissements. blouies par ces avantages, trop d’entreprises sont parties à l’aventure. Oubliant au passage de définir des objectifs, elles ont conçu des applications qui, certes, se sont révélées peu onéreuses, mais n’ont pas eu grande utilité pour la simple raison qu’elles n’ont répondu à aucun besoin, si ce n’est celui d’avoir saisi l’air du temps.Même si son contenu implique tous les collaborateurs de l’entreprise, l’intranet reste avant tout un projet de système d’information. À ce titre, et malgré le fait que certaines d’entre elles fassent le choix de mettre le service communication, le marketing ou la DRH à la tête de l’intranet, les méthodes traditionnelles de gestion de projet sont applicables : faisabilité, expression des besoins, cahiers des charges, conception graphique, spécifications détaillées, réalisation et mise en ?”uvre, accompagnement du changement ou encore formation des utilisateurs. Ceci d’autant plus que, contrairement aux projets aventureux de la première heure, le prix d’un intranet n’est pas anodin. “La conception d’un intranet peut coûter aussi cher qu’une application de type client-serveur“, estime Frédéric Alin, directeur du conseil fonctionnel de Fi System.
Profiter de la souplesse des technologies pour segmenter le projet
Si la conception d’un intranet coûte aussi cher que celle d’une application client-serveur, les investissements peuvent dans le premier cas s’échelonner en plusieurs phases. Là où il fallait auparavant concevoir des applications monolithiques, difficiles à faire évoluer et coûteuses à déployer, l’intranet se distingue par une très grande souplesse dans le découpage du projet. Résultat, l’entreprise a tout intérêt à segmenter son plan en plusieurs périodes de 3 à 4 mois. Elle conserve ainsi toute la dynamique du projet et garde une meilleure maîtrise des objectifs ; elle peut en outre étaler les investissements dans le temps.De même, pour faire évoluer une application, il suffit de la modifier au niveau du serveur Web pour que tous les utilisateurs en bénéficient automatiquement, sans qu’il soit nécessaire d’intervenir sur le poste de travail. Pour Lionel Larrieu, responsable du projet intranet de Carrefour, ce découpage est même synonyme d’une meilleure adéquation avec les besoins : “La segmentation permet de livrer plus vite un service, donc d’être plus réactif tout en adaptant le cahier des charges initial aux réactions des utilisateurs. Sans compter qu’un outil de type intranet reste par essence en perpétuelle évolution.“
Autant d’outils que de budgets
Il n’y a pas d’outil spécifiquement dédié au concept d’intranet. En revanche, il existe un nombre très important de solutions tournées vers des objectifs fonctionnels tels que la collecte et le partage des connaissances, la gestion d’alertes et autres mécanismes pour pousser les informations vers l’ensemble des collaborateurs, etc. Selon son budget et ses objectifs, deux solutions s’offrent à l’entreprise : la location ou le développement. Peu personnalisables, les outils de la première hypothèse permettent toutefois de réduire considérablement les coûts de création et d’administration de l’intranet. Des solutions telles que Planet-intra, intranets.com ou hotoffice.com proposent même de concevoir un intranet en ligne à partir d’assistants très conviviaux. Le site est ensuite hébergé, le tout gratuitement. Moyennant finances, des solutions bâties sur le même modèle mais plus pointues proposent aussi des applications de travail collaboratif, à l’instar de ConnectSuite (à partir de 59 000 F [8 994 E] pour 100 utilisateurs).Plus coûteux et difficile à gérer, le développement sur mesure reste toutefois la seule solution qui garantisse une bonne prise en compte des spécificités de l’entreprise et de son métier. Marché plus traditionnel, on y retrouve des acteurs comme Microsoft avec son éditeur HTML FrontPage et son serveur Web IIS, Lotus avec Domino, Novell avec GroupWise ou encore IBM, très présent avec son outil de développement VisualAge for Java.
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