Utiliser Outlook Express 5 à plusieurs
Le fait d’être plusieurs à utiliser le même logiciel de messagerie présente des avantages évidents, mais aussi des inconvénients. Un exemple : dans Outlook Express 5, le fait d’appuyer sur le bouton Envoyer et recevoir tout déclenche la réception de l’ensemble des messages, quels que soient leurs destinataires. D’une part, vous n’avez pas envie de récupérer des courriers qui ne vous sont pas destinés ; d’autre part, votre entourage n’a sans doute pas envie que vous lisiez son courrier.
C’est pourquoi il faut savoir mettre en ?”uvre certaines fonctions et certains réglages afin d’éviter de se gêner mutuellement.
1Téléchargez uniquement votre courrier
Pour cela, connectez-vous à Internet. Puis, au lieu de cliquer sur l’icône Envoyer et recevoir tout, sélectionnez la petite flèche qui se trouve immédiatement à droite. Un menu déroulant appara”t, affichant tous les noms des propriétaires d’adresses électroniques configurées dans Outlook Express. Sélectionnez à la souris le nom pour lequel vous désirez récupérer les messages, par exemple celui de Sophie. Outlook Express va alors communiquer avec votre bo”te aux lettres présente sur le serveur du fournisseur d’accès. Il vous demande le mot de passe, tapez-le. Le téléchargement du courrier commence. Une fois récupéré, il est trié automatiquement et vous pouvez le consulter dans votre dossier de bo”te de réception.
2Ne mémorisez pas le mot de passe
Par sécurité, il est conseillé de désactiver l’enregistrement automatique du mot de passe, sinon chaque membre de la famille peut accéder à votre compte. De cette manière, il sera systématiquement demandé.
Dans la barre des menus, cliquez sur Outils puis sur comptes dans le menu déroulant. Sélectionnez votre compte à la souris puis cliquez sur le bouton Propriétés. Tout en bas, décochez la case Inclure ce compte lors de la réception ou de la synchronisation. Ensuite, cliquez sur l’onglet Serveurs et décochez la case se souvenir du mot de passe. Validez avec le bouton OK puis effectuez la même opération sur d’autres comptes, ou fermez la fenêtre avec le bouton correspondant.
3Supprimez vos messages confidentiels
Si seul le propriétaire d’un compte peut désormais relever le courrier qui lui est destiné, n’importe quelle personne ayant accès au micro peut néanmoins ouvrir tous les dossiers présents dans Outlook Express et consulter les messages qu’ils contiennent.
Si l’un de vos courriers reçus déjà stocké sur le micro est particulièrement confidentiel, il convient donc de le supprimer après l’avoir lu. Il n’existe pas d’autre moyen sûr pour éviter que d’autres le lisent ! Pour cela, cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d’icônes.
Mais attention, cette opération n’est pas suffisante ! En fait, le message effacé a été transféré dans le dossier Eléments supprimés. Il vous faut donc ensuite ouvrir ce dossier dont l’icône figure sur la partie gauche de la fenêtre d’Outlook Express et y effacer le ou les message(s). Mais il y a une méthode encore plus simple. Dans la barre de menu, sélectionnez Outils puis cliquez sur Options dans le menu déroulant. Cliquez ensuite sur l’onglet Maintenance. Cochez la case Videz les messages du dossier Eléments supprimés en quittant. Ils seront supprimés lorsque vous fermerez Outlook.
4Créez plusieurs carnets d’adresses
Vous pouvez aussi créer des dossiers individuels dans l’annuaire d’Outlook Express. Chacun ses adresses, c’est plus commode. Pour cela, cliquez sur le bouton Adresses situé dans la barre d’icônes.
Une nouvelle fenêtre appara”t. Cliquez sur le menu Affichage. Dans la liste déroulante, sélectionnez l’option Dossiers et groupes, de manière à faire appara”tre une nouvelle barre verticale qui se place sur la gauche de la fenêtre du carnet d’adresses. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône Contacts partagés puis, dans le menu contextuel, sélectionnez Nouveau dossier. Dans le champ Nom du dossier, entrez un nom, par exemple Franck. Validez. Recommencez l’opération en entrant, cette fois-ci, Sophie. Chacun dispose désormais de son propre carnet d’adresses.
A chacun sa propre messagerie
Si vous souhaitez absolument interdire l’accès de vos messages et celui de votre carnet d’adresses à votre entourage, Outlook Express 5 offre une possibilité radicale, quoique contraignante. Elle consiste à créer des identités distinctes protégées par un mot de passe. C’est une façon de se créer son propre logiciel de messagerie…
1Créez des identités
Dans la barre de menus, cliquez successivement sur Fichier/Identités/Ajouter une identité. Dans le champ Tapez votre nom, inscrivez, par exemple, Franck. Nous vous recommandons, en outre, de cocher la case Demander un mot de passe au démarrage. Choisissez votre mot de passe et validez avec le bouton OK. Appuyez encore une fois sur le bouton OK.
Le programme vous demande alors si vous désirez changer d’identité. Refusez. Recommencez l’opération et ajoutez l’identité Sophie comme précédemment.
Dans la fenêtre Gestion des identités, une liste déroulante vous permet de sélectionner l’identité avec laquelle va démarrer le programme par défaut. Sélectionnez Demandez-moi. Validez en cliquant sur le bouton Fermer. Dans la barre de menu d’Outlook Express, cliquez sur Fichier/Identités/ Fermeture de la session Identité principale. Le programme se ferme. Relancez alors Outlook Express. La fenêtre Connexion de l’identité s’affiche en vous alertant : Aucune identité en cours. Sélectionnez, par exemple, Sophie. Entrez le mot de passe et validez avec OK.
2Restez vigilant
Après avoir ouvert Outlook avec une identité (ici celle de Sophie), vous constaterez que les dossiers que nous avons créés ont tous disparu : en effet, ils ne concernaient que l’identité principale. Nous avons désormais un Outlook Express vierge, spécifique à l’identité Sophie. Vous pouvez créer de nouveaux dossiers, ajouter des adresses électroniques et des annuaires… Tout cela restera attaché à cette identité et demeurera ignoré des autres personnes qui utilisent le même logiciel installé sur ce même micro.
Refermez Outlook Express. Ouvrez-le de nouveau. Vous remarquez que le logiciel ouvre d’office l’identité Sophie, sans prendre soin de demander le mot de passe correspondant. Si vous désirez assurer la confidentialité de vos messages, vous devez désormais non plus refermer le programme par les moyens usuels, mais passer systématiquement par les menus et options Fichier/Identités/Fermeture/Identité. Dans le cas contraire, n’importe qui serait à même d’accéder à votre courrier.
Sachez aussi que toute personne ayant un minimum de connaissances en informatique est capable d’accéder quand même à vos données. Nos conseils sur la manière d’effacer des messages confi- dentiels demeurent donc malheureusement valables.
3Utilisez les identités
Dans la barre des menus d’Outlook Express, cliquez sur Fichier/ Identités/Gérer les identités. La bo”te de gestion des identités s’affiche.
Dans le cadre Noms d’identités s’affiche l’ensemble des identités créées dans Outlook Express. Juste en dessous figure la liste déroulante dans laquelle nous vous avons indiqué, à l’étape 1, de sélectionner Demandez-moi. Mais vous pouvez aussi décider de choisir une identité principale. Une possibilité très pratique si, par exemple, Sophie utilise la messagerie beaucoup plus souvent que Franck. Ainsi, elle n’aura pas besoin de décliner son identité systématiquement
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