Aucun outil sur le marché ne couvre un cycle complet allant de la formalisation des informations à leur diffusion, estime Jean-Louis Bernard, PDG de FRA, SSII spécialisée dans les applications de gestion de la connaissance. Dans un marché qui regorge d’outils, il faut procéder par assemblage de briques, une démarche financièrement bien adaptée aux PME.”
Des milliers d’outils émanant d’horizons différents
Valoris, SSII spécialisée dans les nouvelles technologies, a réalisé une cartographie des outils de gestion de la connaissance ; elle totalisait des milliers d’outils émanant d’horizons différents : moteurs d’indexation, GED (gestion électronique de documents), mais également bases de données, portails, workflow, etc. Choisir ses briques dans un tel capharnaüm n’est possible que si l’entreprise a, au préalable, découpé son application en grandes fonctions. On en compte trois principales : conception et publication des informations, indexation, diffusion.En ce qui concerne la conception, c’est le métier même de l’entreprise qui détermine l’outil : un logiciel de CAO pour des plans, une suite bureautique ou un formulaire de saisie spécifique pour des informations textuelles, etc. Une fois le document émis, il suit un circuit de publication (workflow) avant d’être édité dans une base de connaissances où il va être catégorisé par un moteur d’indexation qui facilitera ensuite la recherche. Les premiers moteurs n’acceptaient que des recherches à partir de chaînes de caractères, souvent au détriment de la pertinence des réponses. Enrichis de capacités d’analyse sémantique, ils sont maintenant capables d’effectuer des recherches à partir du sens. Cette nouvelle génération de moteurs d’indexation est au c?”ur des applications de gestion de la connaissance, car c’est de leur richesse que dépend la pertinence des réponses et donc de la réutilisation de l’information. Enfin, dernière brique du système, l’interface de diffusion. Deux approches coexistent : celle du portail qui agrège les informations et les outils dont un utilisateur peut avoir besoin et celle du modèle Pull-Push, où l’information est automatiquement envoyée à l’utilisateur (par mail, sur téléphone WAP, etc. ). Deux approches qui ne sont pas forcément antinomiques, mais qui nécessitent la connaissance du profil des utilisateurs, afin que leur soit diffusée toute l’information qui les concerne et uniquement celle-là. Un serveur d’annuaires constitue souvent la solution la plus simple pour automatiser cette diffusion selon les profils.
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