Un petit pas pour Excel…

Découvrez les graphiques sparklines

Disponibles depuis quelques années sous forme d’un complément payant (d’un éditeur tiers), les graphiques “ lignes de tendance ” ou sparklines sont désormais intégrés à Excel. Il s’agit en fait de petits graphiques incorporés à une cellule. Ce type de graphique vous permet d’afficher les tendances d’une série de valeurs. Techniquement, il s’agit d’un graphique minuscule figurant à l’arrière-plan d’une cellule et par-dessus lequel vous pouvez ajouter un texte ou le résultat d’une formule. Pour le créer, saisissez, par exemple, des nombres dans les cellules A2, B2, C2, D2 et E2. Sélectionnez la cellule F2. Dans l’onglet Insertion, cliquez sur l’un des graphiques sparkline : Courbe, Colonne ou Conclusions/Pertes. La boîte de dialogue de sélection de données apparaît. Saisissez A2:E2 dans le premier champ et validez par OK. Le graphique apparaît immédiatement. L’intérêt majeur des sparklines réside dans la possibilité de créer des mini-graphiques à proximité immédiate des données qu’ils représentent.

Modifiez l’aspect des sparklines

Vous pouvez à tout moment changer l’aspect du graphique en utilisant l’onglet Outils sparkline, Création. Des jeux de couleurs prédéfinis sont à votre disposition dans le groupe Style pour personnaliser rapidement vos graphiques. Si vous préférez utiliser une couleur en particulier, optez pour la commande Couleur sparkline puis choisissez la teinte. Vous pouvez mettre en évidence les Points hauts, bas, les Points négatifs… en cochant les cases correspondantes dans le groupe Afficher. La couleur affichée dans ce cas correspond à celle précisée dans Couleur de marqueur. Enfin, la commande Axe permet de définir les valeurs minimale et maximale de l’axe vertical. En activant l’option Valeur personnalisée, vous définissez ces valeurs de façon explicite, ce qui permet de contrôler finement l’échelle utilisée.

Utilisez la mise en forme conditionnelle

Introduits pour la première fois dans Excel 2007, des jeux d’icônes permettent d’illustrer des données en affichant des icônes en fonction de seuils prédéterminés. Ainsi, vous pouvez utiliser une flèche verte vers le haut pour représenter les valeurs élevées, une flèche latérale jaune pour les valeurs intermédiaires et une flèche rouge vers le bas pour les valeurs basses. Dans Excel 2010, vous avez accès à davantage de jeux d’icônes, notamment à des triangles, des étoiles et des cases. Vous pouvez également combiner et associer des icônes de différents jeux et masquer les icônes plus facilement. Pour ajouter un jeu d’icônes à une série de cellules, utilisez, dans l’onglet Accueil, le menu Mise en forme conditionnelle. Vous y trouverez, outre la commande Jeu d’icônes, deux autres options qui ont été améliorées dans la version 2010 : les Barres de données qui affichent en fond de cellule un histogramme représentant la valeur et les Nuances de couleurs dont la teinte varie en fonction de la valeur de la cellule.

Filtrez vos données

Les “ slicers ” permettent de filtrer les données des tableaux croisés dynamiques de façon très visuelle. Supposons que vous disposiez d’une feuille regroupant des données sur des ventes d’ouvrages dans différentes librairies. Ces données comportent les champs Titre du livre, Librairie, Département, Exemplaires vendus, Représentant. Vous pouvez alors créer un tableau croisé dynamique regroupant par exemple les ventes par titre et par librairie (une librairie peut avoir plusieurs boutiques en France). Pour cela, sélectionnez ces données et activez, dans l’onglet Insertion, l’assistant Tableaux croisés dynamiques. Cochez les champs Titre, Librairie et Exemplaire. Le tableau croisé apparaît. Pour filtrer facilement les résultats affichés en fonction des départements, cliquez sur l’onglet Outils de tableau croisé dynamique, Options puis Insérer un slicer. Cochez Département et validez par OK. Une fenêtre affichant les différents départements apparaît. Cliquez sur les boutons correspondant aux départements que vous souhaitez afficher.

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Stéphane Darget