C’est dans un esprit de travail collaboratif qu’EDF et GDF ont mis sur pied un intranet. Paradoxalement, il est avant tout destiné à concevoir des documents imprimés “traditionnels”. Dès 1996, la Délégation à la communication d’EDF GDF Services lance une réflexion sur la communication de ses 102 centres régionaux en direction des collectivités locales.Ces dernières ont des demandes d’informations spécifiques. Au printemps 1998, Frédérique Rimbaud, chef de projet, définit le cadre stratégique du projet Réseau Communes avec l’aide de Daniel Populus, consultant. “Il y avait d’abord une demande pratique, précise ce dernier. Les agences régionales, bras séculiers sur le terrain d’EDF-GDF, avaient besoin d’outils très simples pour réaliser rapidement et professionnellement des supports de communication de proximité.”Un état des lieux montre qu’il existait, à de rares exceptions, un véritable problème de professionnalisation des acteurs. “Avant, il fallait près d’un mois pour qu’un centre prépare un journal, rédige les articles, les mette en forme, les valide.. sans avoir la garantie que ce qui allait être publié serait conforme au message que veut passer l’entreprise “, résume Frédérique Rimbaud. Dans ces conditions, une quinzaine de centres seulement sur la centaine couvrant le territoire national proposaient une lettre aux collectivités locales. Il y avait donc un réel déficit d’information.EDF GDF Services a mis en place sur son intranet Réseau Communes une boîte à outils en ligne qui fait office d’agence de presse et d’atelier de PAO décentralisés. Les matériaux de communication alimentent une base de données Lotus Notes accessible par les centres au moyen d’un navigateur. Sur Réseau Communes, l’abonné visionne différents supports graphiques et rédactionnels au format pdf. Il peut s’agir d’une lettre standard entièrement rédigée par le centre national, d’une lettre sur mesure personnalisable ( il est en effet possible de compléter ou de remplacer les articles nationaux, rédigés par les journalistes de l’agence de presse, par des témoignages locaux), ou encore des fiches pratiques et des panneaux d’exposition.Chaque document est “signé” avec l’adresse, le logo et le contact “collectivités locales”. Le centre régional sélectionne sa maquette (version urbaine ou rurale), ses visuels, envoie sa commande, valide ses éventuelles personnalisations via un système de workflow et reçoit en ligne ses maquettes pour “bon à tirer” en 48 heures. L’impression et l’éventuel routage restent à la charge des centres.L’un d’eux, celui de Vienne Pays-de-Rhône, a testé le prototype et utilise ce service depuis plus d’un an. “Pour notre dernière lettre, nous étions en sous-effectif, se souvient Denys Guilloud, son responsable. J’ai mis un quart d’heure pour sortir en impression tous les articles. Après validation des thèmes en interne, j’ai associé les textes et les photos choisis, imprimé les fichiers pdf en bureautique et validé le tout. 48 heures après, le CD arrivait chez l’imprimeur.” En termes de coût, d’efficacité et de simplicité, Denys Guilloud estime que l’outil répond à toutes ses attentes. “Jusqu’alors, nous ne communiquions pas. Par manque de temps. Ce n’est pas facile de trouver les sujets, les rédiger, les mettre en forme… Là, nous sommes vraiment pris en main.”
Entièrement développé sous Lotus
L’intranet “Réseau Communes” est entièrement développé sous Lotus Domino. La DSII d’EDF-GDF, qui héberge les serveurs à Clamart, Issy et Pacy-sur-Eure, n’intervient que sur le développement de la structure, pas sur le contenu. La rédaction des articles, la PAO (X-Press, puis Acrobat) et la conception des pages d’écrans du site intranet sont confiées respectivement aux prestataires externes Media 5, l’agence La Rochefoucauld et At-Web. “Lotus Notes côté client et Domino côté serveurs sont des systèmes extrêmement utilisés à EDF, que ce soit au siège ou dans les agences”, explique Xavier Lapierre, l’ingénieur d’études de Coheris qui a participé à la mise en place de la solution aux côtés de Christian Dessemond, chef de projet informatique à EDF GDF.Il fallait trouver une architecture qui accepte un échange de documents important avec des entités externes à l’entreprise, un intranet à la fois sécurisé et “ouvert”. Au final, EDF GDF a favorisé le système qui était connu par tous ses utilisateurs et a invité les agences de presse et de développement Web à travailler sur cette plate-forme. “Pour EDF GDF, le choix de Lotus était évident, reconnaît Xavier Lapierre. Cela l’était moins pour nos prestataires…”
La moitié des centres abonnée
Avant de pouvoir offrir un service d’information quasi-clef en main aux centres régionaux, qui de plus s’enrichisse de façon autonome par d’éventuels témoignages locaux, il y avait un préalable essentiel : définir un cadre rédactionnel pertinent qui relaie la stratégie des deux entreprises. “Nous sommes arrivés à composer des comités éditoriaux (celui de GDF et celui d’EDF) qui valident chaque trimestre toutes les informations diffusées sur Réseau Communes. C’est nouveau , conclut Frédérique Rimbaud. Ce n’était pas évident à mettre en place dans une structure comme la nôtre, aux services encore trop cloisonnés.” Pour la chef de projet, c’est ce travail d’équipe, tant en interne qu’en externe, qui a contribué au succès de l’intranet aujourd’hui utilisé par 50 centres abonnés payants, soit la moitié du réseau commercial.
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