Gérer facilement les agendas
Vous voulez notifier à vos collègues l’organisation d’une réunion, mais vous ne connaissez pas leur emploi du temps. Proposez-leur une heure en envoyant par Outlook une invitation contenant un planning sous forme graphique. En quelques clics, chacun de vos collaborateurs y indiquera immédiatement ses plages horaires libres avant de vous le renvoyer. Pour pouvoir bénéficier de ce service, un serveur équipé de la suite Back Office Server est nécessaire.(Écran A)
Travailler à plusieurs sur un même document
Adieu les modifications et commentaires qui, en mode Révision, rendent un texte illisible. Désormais, ils apparaissent sous forme de bulles dans les marges, et plus sous forme de blocs qui masquent le texte courant. En outre, les outils de révision sont automatiquement activés sur le poste du destinataire dès qu’un document est envoyé dans ce mode.(Écran B)
Partager rapidement les informations
Vous pouvez facilement créer un site intranet sous Internet Explorer, et choisir les personnes qui pourront s’y connecter. Chaque groupe de travail peut ainsi partager davantage son planning, des documents de référence ou les dernières nouvelles de la concurrence. Mais pour bénéficier de cette fonction, au moins un serveur de votre entreprise doit être doté de la suite Back Office Server.
Optimiser sa messagerie
Il est désormais possible de gérer sous Outlook des comptes de messageries Internet, proposées par des sites comme Yahoo!, Caramail ou Hotmail. Autre nouveauté, lorsque vous ouvrez un message, celui-ci indique si l’expéditeur est connecté à la messagerie instantanée MSN Messenger. Cela permet de rentrer rapidement en contact avec ce dernier.(Écran C)
Insérer une signature électronique
Office XP permet d’associer une signature numérique à un document ou à un e-mail, afin de les authentifier et de garantir l’absence de modification ultérieure par un tiers. Dès que le document est modifié, la signature est effacée. En cas de contestation, cette signature peut avoir valeur de preuve devant les tribunaux français. Ce service est gratuit, à condition que l’entreprise ait installé le serveur de certificat livré avec Windows 2000.
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