Construire, en moins de quatre ans, l’intranet global du groupe en permettant à trois cent quarante mille postiers de la maison mère et des filiales d’accéder, d’ici à la fin de 2003, aux divers services qui y seront progressivement portés. Tel est le défi à relever par les directions de la communication et des systèmes d’information du groupe La Poste ?” copilotes du projet d’intranet global initié par Martin Vial, président-directeur général de l’entreprise publique en avril 2000. Le projet est aujourd’hui à sa mi-parcours.D’une part, il s’agit cette année de commencer, auprès des utilisateurs, le déploiement en masse des nouveaux outils ?” un navigateur, une boîte aux lettres électronique (1) et, éventuellement, un PC pour les utilisateurs qui n’étaient pas équipés. D’autre part, il faut intégrer les intranets existants des différentes directions après les avoir mis aux normes et, bien, sûr, développer de nouveaux services sur la Toile.
Faire évoluer les pratiques managériales
Tous les services en place sur l’intranet global ?” cinquante sites de production et cinquante-cinq sites de publication actuellement ?” seront accessibles via i-Poste, le portail du groupe. “Des centaines d’intranets ont fleuri ces dernières années dans l’entreprise”, explique Nathalie Ganzel, copilote du projet pour la maîtrise d’ouvrage (la direction de la communication). Généralement développés par des stagiaires, ceux-ci présentaient deux inconvénients : ils n’étaient connus que localement et n’étaient plus actualisés après le départ de l’entreprise de leur concepteur. Pour permettre à tout le groupe d’accéder à l’intranet global, un nettoyage s’imposait donc. D’autant qu’un audit de l’existant avait mis à jour plusieurs sites personnels. “Notre président, Martin Vial, a souhaité déployer l’intranet par grandes catégories de populations internes en commençant par les cadres supérieurs. Et ce, pour faire évoluer les pratiques managériales de l’entreprise, explique Michel Wiener, directeur de l’information du groupe, l’un des grands pôles de la direction de la communication. Il s’agit pour nous d’être plus efficaces, plus réactifs sur nos marchés, d’échanger, et de copier les bonnes idées émises sur notre réseau.” La première étape s’est déroulée en 2000, avec l’équipement de quatre mille cinq cents cadres supérieurs. Le projet a pris une nouvelle envergure cette année, avec la mise en ?”uvre de la deuxième phase. Cette fois, elle concerne soixante mille cadres et agents de maîtrise. D’ici à la fin de 2003, l’ensemble du personnel devra être en mesure d’accéder à l’intranet depuis un PC fixe ou portable ?” individuel ou non ?”, ou depuis des bornes interactives. En effet, les agents n’auront pas tous besoin de disposer d’un poste de travail.
Un travail sur la cohérence des contenus
Le parc actuel est constitué de cent mille ordinateurs. Devant l’ampleur du projet, les directions du groupe se sont mobilisées. La charge interne est difficilement chiffrable. Si l’on se limite aux ressources affectées à plein temps, on estime qu’elle a représenté 12 435 jours/ homme chaque année depuis 2000 ?” soixante webmestres pour le contenu, soit 9 330 jours/homme ; et côté technique, 3 105jours/ homme. Quinze personnes sont attachées à la plate-forme qui gère l’intranet global et les services associés ?” développements, qualification, intégration. Quatre d’entre elles assurent l’interface avec les webmestres. “Un travail sur la cohérence des contenus a été effectué pendant la phase 2000-2001. Des tests ont été réalisés pour vérifier que le résultat répondait bien aux attentes des utilisateurs. Aujourd’hui, avec le portail i-Poste et l’ensemble des intranets référencés, nous disposons d’un produit plus mature. Ce qui facilitera le déploiement”, précise Nathalie Ganzel. Une charte ergonomique et de contenu éditorial des sites, ainsi qu’une méthodologie de mise en place de ces derniers sur l’intranet ont ainsi été éditées en mars 2001.
Surtout favoriser une culture de groupe
Désormais, avant de les intégrer au web, le comité éditorial évalue les sites intranet à partir de plusieurs critères : principe de non-redondance, adéquation entre cible et contenu, qualités rédactionnelle, ergonomique et graphique, organisation, réactivité et interactivité des webmestres. 70 % du contenu des intranets du groupe est renouvelé au minimum tous les mois, et un tiers quotidiennement.Aujourd’hui, le principal défi se situe sur le terrain, dans le déploiement de masse des nouveaux outils et les mises à niveau de certains postes de travail anciens. En central, il s’agit de faire évoluer en permanence l’ergonomie de l’accessibilité à l’intranet et le réseau. Une assistance en ligne a été mise à la disposition des utilisateurs qui montent rapidement en charge. A noter que, en une année, entre juillet 2000 et juillet 2001, les visiteurs quotidiens sur l’intranet sont passés de trois mille à quatorze mille cinq cents.L’intranet global annonce des changements culturels importants à tous les échelons de l’entreprise. Au travers de ce vaste projet, la direction générale souhaite surtout favoriser le sentiment d’appartenance à un même groupe et le partage des bonnes pratiques. Mais elle désire aussi réaliser des économies en basculant progressivement sur la Toile les publications papier et les sites d’information préexistants, après leur mise aux normes. “Nous souhaitons que l’information soit à la disposition de tous, et plus rapidement. Par ailleurs, la bascule sur l’intranet d’un grand nombre de publications papier internes devrait représenter une économie de l’ordre de 10 millions d’euros”, précise Michel Wiener. A la mi-parcours, le projet n’a pas encore modifié radicalement les habitudes de travail des managers et des premiers cadres équipés. Toutefois, il devrait déboucher, à terme, sur des évolutions de métier. Notamment lorsque l’intégralité des publications internes seront sous forme électronique.Pour l’heure, l’intranet global sert surtout à la diffusion d’informations (2). Les premiers avantages des nouveaux outils dans ce domaine ont vite été perçus. Par exemple, les informations internes urgentes émanant du siège sont désormais immédiatement consultables par leurs destinataires. Auparavant, elles ne leur parvenaient qu’au bout de deux jours. Toutefois, les bénéfices seront optimaux lorsque toutes les filiales du groupe ?” en particulier, celles situées à l’étranger ?” seront intégrées à la plate-forme i-Poste.(1) Le principe en est l’attribution d’une adresse électronique, qui suit l’agent durant toute sa carrière dans l’entreprise.(2) Une agence interne d’information rédige chaque jour des dépêches non seulement sur l’actualité de La Poste, mais aussi sur son environnement concurrentiel, réglementaire, international et culturel, et elle les met en ligne.
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