Permettre aux cent experts ” métiers ” de la Fédération française des sociétés d’assurances (FFSA) de mettre facilement en ligne, à l’intention des adhérents, les 3 500 comptes-rendus de réunions émis chaque année : tel est l’objectif principal de l’extranet dont s’est dotée cette organisation qui rassemble 92 % des assureurs français.Le nouvel outil a modifié les habitudes de travail des chargés de publication et devrait contribuer à réduire la production de papier. Entre 500 et 1 000 documents sont mis en ligne chaque mois.Le système est entièrement automatisé. “Nous avions le choix entre recruter huit à dix webmasters et mettre en place un système permettant à des non-informaticiens de publier eux-mêmes ces documents. C’est cette dernière solution que nous avons retenue”, explique Vincent Balouet qui a conduit le projet.Le système repose sur Radamess ?” le réseau privé et sécurisé de l’assurance mis en service il y a deux ans ?”, neuf
copieurs multifonctions Xerox à reconnaissance de caractères, une infrastructure applicative Lotus Domino avec Javascript et un annuaire sous Oracle.
Un portail généré automatiquement
La nouveauté du projet a consisté à créer un portail d’informations et à mettre en ligne les documents de façon automatique.Concrètement, chacun des cent chargés de publication génère sur son poste de travail des fichiers PDF. Il le fait soit directement, soit en scannant des documents externes qui seront attachés en pièces jointes au dossier lui-même rangé dans une base Notes personnelle. Un automate collecte en temps réel les contenus des bases Notes pour fabriquer à la volée un portail d’information complet. L’ensemble de la navigation et de l’indexation est généré de façon automatique.Le portail est répliqué sur un site d’exploitation au GIA (Groupement informatique de l’assurance). Le système permet d’extraire de la base de données des adhérents (1 500 noms actuellement pour 400 sociétés) les profils de participation aux réunions pour générer automatiquement les droits d’accès, produire à la volée les certificats X 509 et piloter le service d’envoi des documents.Les membres sont avertis que de nouveaux documents susceptibles de les intéresser sont disponibles sur le site. Pour lheure, 4 500 documents sont en ligne. Le coût global de ce projet qui a été mené en sept mois est de 4,5 millions de francs dont 1,5 million de développements spécifiques.
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