Travailler en équipe

Travaillez avec OneNote

OneNote est désormais fourni avec toutes les versions Office. Avec cet outil, vous pouvez enregistrer (et partager) avec des collègues des notes concernant un projet, un document… C’est précieux pour un travail collaboratif, sachant qu’il peut être utilisé par plusieurs personnes simultanément : à ce jour, il suffit que le document OneNote soit enregistré sur un réseau local. Il sera également possible de l’enregistrer en ligne sur SkyDrive (ce qui n’est pas encore possible avec la version bêta). Pour créer un bloc-notes OneNote partagé entre plusieurs utilisateurs, il vous suffit de dérouler le menu Fichier, Nouveau puis de cliquer sur Réseau. Saisissez un nom pour ce document (par exemple Bloc Partagé) et sélectionnez, via le bouton Parcourir, un dossier partagé sur le serveur de fichiers du réseau ou sur votre ordinateur. Validez en cliquant sur Créer un bloc-notes. Pour ajouter des informations à une page de notes, il suffit de cliquer à l’endroit où vous souhaitez insérer l’information et de taper celle-ci. Vous pouvez également insérer un dessin SmartArt, une capture d’écran, un document Word, Excel…

Partagez vos idées

Pour qu’une autre personne puisse utiliser votre bloc-notes partagé, il lui suffit d’ouvrir OneNote puis de dérouler le menu Fichier, Ouvrir. Cliquez alors sur Ouvrir le bloc-notes, l’arborescence apparaît. Sélectionnez le bloc-notes partagé sur le réseau et validez par Ouvrir. Pour connaître l’auteur de telle ou telle note, activez l’onglet Affichage et désactivez l’option Masquer les auteurs. Vous pouvez également suivre les modifications grâce à l’onglet Partager : la commande Modifications récentes permet d’afficher immédiatement les dernières mises à jour alors que la commande Rechercher par auteur permettra de repérer les corrections effectuées par un auteur en particulier.

Utilisez les Office Web Apps

Les Office Web Apps sont la version allégée et en ligne des logiciels Office. Utilisables à partir de n’importe quel navigateur (Office n’a pas besoin d’être installé sur le poste de travail), ces applications Web vous permettent donc de créer et de modifier un document de n’importe où, que vous soyez à la maison ou en déplacement à l’autre bout du monde. Comme pour les autres outils de partage, cette nouvelle technologie existe en deux versions : l’une gratuite via le site Windows Live de Microsoft, destinée aux particuliers disposant d’un compte Live, l’autre payante à destination des entreprises grâce à l’installation d’un serveur Sharepoint 2010. Les logiciels supportés sont Word, Excel, Powerpoint et OneNote : elles vous offrent la possibilité de consulter, créer et modifier des documents à partir d’un navigateur (Internet Explorer, Firefox et Safari), dans la même interface que les logiciels Office traditionnels.

Un support partiel sous Windows Live

Lorsque vous utilisez les Office Web Apps, vous pouvez soit exploiter le disque virtuel (le service gratuit de stockage en ligne SkyDrive de 25 Go), soit enregistrer les documents sur votre disque dur. À l’heure où nous rédigeons ces lignes, seuls les logiciels en ligne Excel et Powerpoint sont disponibles en intégralité. Les Web Apps Word et OneNote devraient également être capables d’éditer des documents dans les prochaines semaines. Pour utiliser les applications en ligne Web Apps, vous devez vous connecter la première fois sur Windows Live SkyDrive via l’un des logiciels traditionnels de la version bêta d’Office 2010. Cette contrainte n’existera plus dans la version définitive de Office Web Apps. Lancez par exemple Excel, et ouvrez un document que vous souhaitez transférer sur SkyDrive. Déroulez le menu Fichier, Partager, puis activez la commande Enregistrer dans SkyDrive (cette commande est aussi disponible dans Word ou Powerpoint, pas encore dans OneNote). Cliquez sur Connexion. Vous êtes alors invité à saisir votre identifiant LiveID et votre mot de passe. Une fois ceux-ci validés, les dossiers disponibles s’affichent.

Créez un dossier partagé

Si vous voulez permettre à d’autres personnes d’accéder à certains de vos fichiers, il est nécessaire de créer un nouveau dossier et de définir qui pourra y accéder. Pour cela, dans la fenêtre Windows Live, cliquez sur le bouton Nouveau dossier. Votre navigateur Internet s’ouvre automatiquement sur SkyDrive. Saisissez le Nom du dossier et, dans la liste Partager avec, choisissez Sélectionner des personnes. Dans la zone située sous Personnes, saisissez l’adresse mail d’un contact et validez. Ajoutez de même les mails de vos autres collègues. Si vous souhaitez que certaines personnes puissent modifier les fichiers (pour l’instant, avec les options par défaut, elles ne peuvent que les lire), dans l’option située juste à droite de l’adresse, cochez l’option Possibilité d’ajouter des fichiers, d’en supprimer et de modifier des détails. Validez en cliquant sur Suivant. Retournez sous Excel et cliquez, dans la fenêtre de connexion SkyDrive, sur le bouton Actualiser afin d’afficher le dossier que vous venez de créer. Cliquez sur ce dernier afin de le sélectionner puis sur Enregistrer sous : saisissez le nom du fichier et validez en cliquant sur OK puis quittez Excel.

Éditez un classeur Excel en ligne

À l’aide de votre navigateur, rendez-vous sur http://skydrive.live.com. Authentifiez-vous si nécessaire à l’aide de votre identifiant LiveID. Cliquez sur Mes Documents puis sur le dossier que vous venez de créer. La liste des fichiers disponibles apparaît. Cliquez sur le classeur que vous avez transféré puis sur Modifier. Un texte concernant votre participation au programme d’évaluation s’affiche. Cliquez sur Accepter (cette validation est nécessaire la première fois seulement). Après quelques secondes, votre feuille Excel apparaît. Seules les fonctions de base (y compris les outils de filtrage et de tableau croisé dynamique) sont disponibles. En revanche, les liaisons entre fichiers ou les requêtes externes ne sont pas incorporées.

Envoyez un lien vers le document

Afin que d’autres utilisateurs éditent votre document, il suffit d’envoyer par mail ou par messagerie instantanée un lien vers le fichier partagé. Comme il s’agit d’un simple lien Web, il existe plusieurs méthodes pour transmettre cette information. Vous pouvez glisser l’adresse (URL) du fichier (ou du dossier partagé) de votre navigateur vers un message Outlook ou de Live Messenger afin de le transmettre à votre correspondant. Vous pouvez aussi transmettre cette adresse par mail via Outlook depuis Word ou Excel, en utilisant le menu Fichier, Partager puis en choisissant les commandes Envoyer à l’aide de la messagerie et Envoyer un lien. Dans ce cas, un message Outlook sera automatiquement créé. Il suffira de l’envoyer aux destinataires de votre choix. Pour qu’ils puissent ouvrir et modifier le fichier, il faudra qu’ils s’authentifient à l’aide de l’adresse mail (LiveID) que vous aurez au préalable spécifiée dans les droits du dossier.

Travaillez à plusieurs simultanément sur un classeur

Excel Web App permet de travailler simultanément à plusieurs sur un même classeur. Il suffit, pour cela, que les différentes personnes accèdent au même moment au fichier stocké en ligne. Quand c’est le cas, une information apparaît en bas à droite de la fenêtre : c’est le nombre d’utilisateurs connectés. Les modifications ont lieu en temps réel (comme dans Google Documents) et sont immédiatement visibles de tous les participants. Sur le même principe, Word 2010 (le logiciel classique et non Word Web App) devrait lui aussi, dans les prochaines semaines, permettre à plusieurs utilisateurs de modifier simultanément un même document via Windows Live SkyDrive.

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Stéphane Darget