Faire communiquer des équipes distantes, associer des collaborateurs nomades ou des intervenants extérieurs aux projets de l’entreprise, se libérer des contraintes liées à l’administration de ses applications de messagerie sont autant de raisons qui poussent les entreprises à recourir au modèle FAH pour leurs outils de travail de groupe.Pour l’agence de communication SudOuest Compagnie (9 salariés), c’est la réorganisation de l’entreprise qui a déclenché la réflexion. Basée en Île-de-France, celle-ci a installé son siège social à côté de Pau. Pour assurer la communication entre ses deux sites, elle a opté pour TeamOnWeb, la solution de gestion de projets éditée par FlowBusiness, proposée à la vente et à la location par Soft2You. “N’ayant pas de responsable informatique, nous avons choisi de louer en mode hébergé l’application pour nous libérer de l’administration de la solution”, indique Michel Pélaez, directeur de SudOuest Compagnie.La possibilité d’accéder aux applications de l’entreprise depuis n’importe quel poste connecté à Internet revient à mettre en place un véritable extranet. Ainsi, l’intégrateur Orbytes s’est d’abord engagé dans un processus d’externalisation avant d’exploiter les possibilités de travail de groupe intégrant des équipes nomades. L’entreprise a fait appel à Global ASP (les deux sociétés appartiennent au même groupe) pour l’hébergement de ses outils bureautiques et de sa messagerie. “Nos équipes avaient déjà l’habitude de travailler sur des dossiers partagés. L’hébergement de nos applications permet aujourd’hui aux commerciaux et aux techniciens nomades d’accéder à la messagerie et à leurs dossiers depuis leur portable”, indique Jean-Paul Thomas, directeur commercial d’Orbytes.
Organisation et gestion des droits d’accès
Les avantages du modèle FAH sont nombreux. L’entreprise n’a plus à se soucier de l’administration de ses applications. De même, la création des comptes utilisateurs et la gestion des droits d’accès sont généralement prises en charge par le prestataire. C’est le cas pour Orbytes mais aussi pour Altium Capital. Cette société de conseil en finance fait héberger ses outils bureautiques et sa messagerie par Virtual Computer.“Si un nouveau collaborateur rejoint l’équipe, il suffit de déclarer un nouvel abonnement”, témoigne Jacqueline Henry, directrice associée d’Altium Capital. Malgré tout, la gestion des droits en interne a des avantages. Les collaborateurs de SudOuest Compagnie sont, par exemple, autorisés à créer des comptes temporaires limités à certains dossiers pour des clients ou des prestataires. Ils peuvent ainsi valider des documents ou contrôler l’avancée d’un projet.Si les applications hébergées nécessitent au départ quelques paramétrages, elles entraînent peu de changements pour les utilisateurs habitués à travailler sur des dossiers partagés. Ce fonctionnement permet de réduire le nombre de réunions et d’échanges d’informations par téléphone, fax ou courrier, comme c’est le cas entre les sites de SudOuest Compagnie.
Établir une relation de confiance
L’externalisation de ces applications implique souvent une remise à plat des infrastructures télécoms. Pour les connexions aux applications par Internet, l’adoption d’un forfait permanent permet d’éviter des factures exorbitantes. “La première facture a été alarmante. Pour maîtriser nos coûts, avoir une liaison de meilleure qualité et des garanties de sécurité, nous allons passer en réseau privé virtuel”, affirme Jacqueline Henry. De son côté, SudOuest Compagnie utilise toujours le réseau public mais compte remplacer son abonnement RNIS par une ligne haut débit. D’autre part, il faut penser à doubler les lignes pour éviter les coupures, à l’exemple de la société de conseil en finance, Altium Capital.Confier ses données à un tiers exige une relation de confiance. Les prestataires s’engagent sur un certain niveau de garantie : disponibilité, sauvegarde des données, sécurité des échanges. Tout en sachant qu’il est toujours possible de souscrire des options supplémentaires comme l’envoi régulier des sauvegardes. Même avec un niveau de service standard, les prestations sont meilleures que celles qu’une petite entreprise peut s’offrir en interne. “Tout est stocké chez notre prestataire, nous n’effectuons pas de sauvegarde de notre côté. Je préfère confier la sécurité à un professionnel qui a les ressources et les compétences plutôt que d’avoir à gérer tout cela moi-même”, explique Michel Pélaez de SudOuest Compagnie. Marc Bernardin, directeur général du cabinet de recrutement Quincadres, préfère, pour sa part, limiter l’usage de Contact Office à des informations peu sensibles. Les cadres en mission ont accès à une messagerie, à une base de contacts et à un espace de stockage pour des documents courants. En outre, l’application n’est pas interfacée avec le système d’information de l’entreprise, cela nécessite donc d’effectuer des manipulations sup-plémentaires pour y intégrer des documents. “Même si nous avons confiance en notre prestataire, nous manipulons plus de 40 000 fichiers d’informations personnelles et, vis-à-vis de nos clients, nous ne pouvons pas nous permettre d’externaliser le stockage de ces données sensibles”, explique Marc Bernardin.Quant au coût de ces solutions, il varie de la gratuité à plusieurs centaines de francs par mois et par utilisateur pour des forfaits com-prenant les outils bureautiques et la messagerie. Le tout hors communications.
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