Traditionnellement associé aux technologies propriétaires de Notes de Lotus, le groupware est devenu un terme obsolète. Mais le travail de groupe n’a jamais tenu autant de place dans les projets d’entreprise. “La collaboration est devenue un postulat de travail pour la simple raison qu’un individu seul ne peut plus faire face à la masse d’informations, affirme Patrice Fontaine, responsable des offres de messagerie et de collaboration de Lotus France. Même si, aujourd’hui, on préfère parler d’intranet, le concept du groupware n’a toutefois pas fondamentalement changé.” Pas plus que le marché des logiciels, toujours dominé par deux grands acteurs. D’un côté, Domino, qui règne toujours en maître sur le “prêt-à-l’emploi” du groupware, et de l’autre Microsoft, qui propose des briques à assembler autour de son serveur de messagerie Exchange. Leaders incontestés du marché des outils de travail de groupe, ils sont suivis par Novell et iPlanet, plus neutres en terme de positionnement, et d’une multitude d’éditeurs tels que Intraspect, Open Text et les spécialistes de la gestion du contenu dont les pro-duits proposent également des fonctions de travail de groupe.
Application partagée mais information centralisée
Si toutes les solutions comprennent un système de messagerie, celle-ci n’est toutefois pas la brique principale d’une plate-forme de groupware. Selon Arnaud Lépinois, directeur technique de Inexware, “le groupware est indissociable du workflow et des bases documentaires. La messagerie n’est qu’un vecteur de notification. En aucun cas, l’information ne doit transiter par le courrier”. En d’autres termes, le socle d’une offre de travail de groupe n’est donc pas la messagerie. Il repose essentiellement sur le système de stockage de l’information et le moteur de workflow qui administre les étapes d’un processus. À cela s’ajoutent l’intervention de chaque collaborateur et le système d’authentification qui contrôle l’identité et les droits d’accès à l’information. “Lorsque la question du groupware s’est posée en 1998, nous avons tout naturellement pensé à Lotus à cause des bases documentaires, explique Stéphane Rose, responsable informatique Europe du Sud de Carat, société spécialisée dans la publicité et gestion de campagnes marketing. La seule alternative consistait à mettre en place une infrastructure de base de données beaucoup plus coûteuse et lourde à administrer”.
Microsoft se rallie au principe de centralisation du stockage
Primordial, le stockage centralisé de l’information présente en effet plusieurs avantages. Tout d’abord, les données sont disponibles pour l’ensemble des collaborateurs et pas seulement pour l’émetteur et les destinataires d’un courrier électronique. Faire circuler un document sur le réseau est plus coûteux en bande passante qu’un pointeur ou un lien dans un courrier électronique. De plus, la gestion des modifications apportées par chaque intervenant devient très vite complexe quand le document circule et existe en plusieurs versions. La centralisation simplifie encore la synchronisation des bases entre le siège et ses filiales, par exemple. D’ailleurs, même Microsoft a reconnu l’avantage de la centralisation du stockage. L’éditeur a en effet adopté le système des répertoires partagés, en ajoutant un système d’indexation des données non structurées à Exchange 2000 et en choisissant le protocole WebDav qui facilite la gestion des versions d’un document. “Nous sommes partis de la communication, Lotus a opté pour le partage mais aujourd’hui nous couvrons les mêmes fonctions”, affirme Maziar Zolghadr, chef de produits Exchange & Windows Server de Microsoft France. Et d’ajouter, “notre force face à Lotus ? OfficeXP : il suffit de cliquer sur ”enregistrer” pour que les documents soient automatiquement stockés dans des bases de connaissance accessibles à l’ensemble des collaborateurs. Le tout à l’aide d’outils bureautiques qui ne remettent pas en cause les habitudes de travail de ceux qui font l’information”.Le partage d’information ne constitue toutefois que l’une des fonctions des applications de travail de groupe. “Accéder à l’information n’est plus un problème, souligne même Patrice Fontaine. La véritable difficulté aujourd’hui réside dans le tri. Le métier de documentaliste a beaucoup d’avenir !” Chez Carrefour, c’est plutôt l’aspect transactionnel et évolutif qui a retenu l’attention du responsable intranet. S’appuyant sur le serveur d’applications WebLogic, l’intranet permet d’accéder aux applications verticales de la DRH. “Un projet intranet n’étant jamais définitivement bouclé, son évolution est simplifiée par l’architecture objet : il suffit de modifier un composant ou d’en ajouter un pour faire évoluer l’application”, souligne Lionel Larrieu, responsable intranet de la société.
Une interface unique pour les outils de travail de groupe
C’est donc tout naturellement que le concept de groupware s’oriente vers les portails, interface unique d’accès au système d’information doté d’un moteur de règles pour assembler dynamiquement le contenu en fonction du profil de l’utilisateur. La plupart d’entre eux s’appuyant sur les plates-formes J2EE de Sun ou de Microsoft, ils peuvent agréger des composants transactionnels au fil d’informations et aux différents outils qui facilitent le travail de groupe : messagerie instantanée, accès aux forums de discussion et visioconférence. Dans ce cadre d’ailleurs, Lotus et Microsoft disposent désormais d’un serveur de visioconférence.Enfin, les portails simplifient considérablement la gestion de la sécurité des applications de travail de groupe. Dotés de fonctions de single sign-on, ils s’interfacent avec le serveur d’annuaires pour récupérer le profil de l’utilisateur et contrôler l’accès aux applications en fonction de ses droits. Cette approche est également primordiale pour favoriser l’adoption de plates-formes de travail collaboratif basées sur des architectures peer to peer. L’approche distribuée de ce modèle devant être compensée par une gestion très fine des droits d’accès.
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