Vite et bien” a été le slogan de la société Teris en matière de gestion documentaire. A la fin de 1999, ce spécialiste du traitement des déchets industriels spéciaux modifie complètement son organisation. Se structurant en pôles métiers autonomes, il crée sa direction Qualité Sécurité Environnement. Objectif : obtenir la certification ISO 9002 au cours de l’année 2000, pour l’ensemble de ses sites.Deuxième projet : faciliter la diffusion de l’information – en particulier celle concernant le corpus de documentation qualité. L’industriel se dote d’abord d’un intranet pour relier ses salariés. Il l’équipe ensuite d’un système informatisé de partage de documents.
“Une solution adaptée à une organisation très décentralisée”
“Dans un autre contexte, nous nous serions peut-être tournés vers des outils assez lourds, de type travail de groupe, gestion électronique de documents ou workflow, indique Philippe Leroux, responsable d’ap- plications chez Teris. Là, il fallait se hâter et s’orienter vers une solution dont nous savions déjà ce qu’elle devait nous apporter à très court terme.”La société sélectionne alors l’intranet documentaire WebFolio. Cette application, fondée sur les standards de Windows, s’appuie sur l’annuaire NT du serveur maison. Elle ne génère aucune base de données, si ce n’est celle dans laquelle sont classés les mots-clés d’un éventuel thesaurus. “La solution était bon marché, rapide à mettre en place, simple à utiliser et particulièrement adaptée à une organisation très décentralisée comme la nôtre.” L’éditeur se charge d’installer, de configurer et de paramétrer le serveur.Pas de formation. Des présentations de la Médiathèque – c’est ainsi que Teris a rebaptisé le logiciel – suffisent. Toutes les occasions sont bonnes pour orienter l’utilisateur vers ce nouvel outil : newsletters de la DSI, liens directs dans les courriers électroniques, manuels d’utilisation, etc. Adoptée sans tarder, la solution assure une diffusion facile et rapide des documents. “WebFolio a été un instrument incontournable pour déployer le référentiel qualité et obtenir la certification 9002 “, insiste Philippe Leroux.En février, après six mois d’utilisation, la Médiathèque comprend quelque mille quatre cents documents, auxquels trois cent trente personnes peuvent accéder. Et une vingtaine de services – équipe qualité essentiellement, mais aussi DSI, DRH, direction générale, services achats et communication, etc. – transmettent directement de l’information en toute autonomie.“A partir de fichiers sources, l’utilisateur génère et publie très facilement, par simple glisser-déposer, des documents consultables en mode PDF, précise Philippe Leroux. Pour le moment, aucun médiateur ne les contrôle ni ne les valide avant publication.” Résultat : leur croissance est exponentielle, et la recherche plein texte trop “bavarde” en termes de résultats. La prochaine évolution consistera donc à mieux structurer la documentation à l’aide de mots-clés.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
