Trop longues, trop nombreuses, inutiles… Les réunions passent souvent pour le fléau de la vie en entreprise. D’un côté, elles sont chronophages : selon une étude Wisembly / Ifop de 2018, par exemple, les cadres français y passent en moyenne 4 heures par semaine, soit 27 jours de travail par an ! De l’autre, elles sont souvent frustrantes : 42% des salariés interrogés estiment qu’elles sont rarement bien préparées, et 49% éprouvent des difficultés à y exprimer leurs idées.
Pour remédier au mal de la « réunionite », on peut recourir à divers subterfuges : bannir les longs exposés, se réunir en marchant. On peut aussi se tourner vers des outils technologiques comme la plateforme de travail collaboratif Teams de Microsoft, conçue entre autres pour optimiser les temps de réunion. Et pour mettre fin à ces situations fâcheuses que tout le monde connaît.
A commencer par les réunions mal préparées. Grâce à la messagerie instantanée et aux fils de discussion de Teams, il est facile de planifier un créneau, d’envoyer des invitations, de communiquer à tous l’ordre du jour et les documents-clés, d’en discuter au préalable – et, une fois la réunion commencée, de retrouver sur l’écran tous ces échanges préparatoires. L’application est aussi la solution idéale pour les meetings à distance, ou pour intégrer un participant en télétravail, voire une personne extérieure à l’entreprise, un client par exemple.
Un simple smartphone suffit à se joindre à une réunion audio ou en visioconférence, avec la possibilité d’afficher bientôt jusqu’à 9 visages en simultané. Pour que l’éloignement ne nuise pas à l’implication (l’un des écueils des réunions à distance), plusieurs fonctionnalités sont prévues, comme le floutage de l’arrière-plan, la réduction du bruit ambiant ou le sous-titrage instantané. L’audio et la vidéo sont de qualité optimale – meilleure qu’avec Skype Entreprise, que Teams vient remplacer au sein de la suite Office 365. D’autant plus si l’on utilise les périphériques certifiés Teams : micros et caméras, pieuvres audio, console de contrôle Microsoft Teams Rooms…
Pendant la réunion, l’échange et la collaboration sont facilités : possibilité de partager un écran, de coéditer un document, de travailler ensemble sur un tableau blanc virtuel (Whiteboard), de prendre des notes collectivement, de flouter son arrière-plan ou faire sous titrer en temps réel les échanges grâce à l’intelligence artificielle, d’accéder à un outil de sondage ou de gestion de tâche… De tels outils permettent de favoriser la participation de tous et le partage des idées, d’accélérer la transcription de ce qui a été dit et décidé, mais aussi d’éviter un travers agaçant des réunions : la perte d’informations après coup (« on a décidé quoi, déjà ? »). Et si on veut revérifier certains éléments du meeting, ou le partager avec un collègue absent, Teams contient aussi une fonction d’enregistrement.
Avec l’application de Microsoft, la réunion devient une simple étape du travail en équipe au quotidien, en continuité avec l’avant et l’après. Tout cela pour gagner de l’efficacité, et au final, du temps. Selon le cabinet Forrester, qui a calculé en 2019 l’impact économique global de l’usage de Teams dans une entreprise, la plateforme permet de réduire en moyenne le nombre de réunions de 18,9%. Qui s’en plaindrait ?
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